องค์ประกอบของการจัดเก็บและการค้นคืนสารสนเทศ

     การจัดเก็บและการค้นคืน

การจัดเก็บเพื่อประโยชน์ของการใช้และการเข้าถึงสารสนเทศ

   การจัดเก็บ มุ่งจัดโครงสร้างในทางกายภาพ เช่น รหัสหมวดหมู่  ดรรชนีเชื่อมโยงไปยังที่จัดเก็บสารสนเทศ (แฟ้มข้อมูล) เนื้อหา เช่น ศัพท์ดรรชนี (คำแทนสาระ)  สาระสังเขป  โครงร่างเนื้อหา (สารบัญ) เป็นต้น

-การค้นคืน (retrieval)  เป็น การค้นเพื่อให้ได้ผลการค้นตามต้องการ  มุ่งเน้นที่ผลการค้นเป็นสำคัญ

-การค้น การค้นหา (searching) เป็นกระบวนการค้น เช่น การค้นจากหนังสือ การค้นจากฐานข้อมูลโดยใช้ชื่อผู้แต่ง

ระบบจัดเก็บและค้นคืนสารสนเทศ  (Information Storage and Retrieval System – ISAR system) ระบบค้นคืนสารสนเทศ (Information Retrieval System – IR system)

ระบบจัดเก็บและค้นหาสารสนเทศ ใช้น้อย (จากวรรณกรรม)

การค้นคืน วิธีการค้นหาแบ่งออกเป็น

browsing หรือ การสำรวจเลือกดู

searching หรือ analytical search หรือ การค้นด้วยคำหรือลักษณะของสารสนเทศ เช่น สี  ขนาด

จุดประสงค์หลัก คือ ให้ค้นคืนสารสนเทศที่ “เข้าเรื่อง” (relevance) หรือ “ตรงกับความต้องการ” (pertinence)

สารสนเทศปริมาณมาก

สารสนเทศในรูปแอนะล็อก และ ดิจิทัล

สารสนเทศต่างรูปลักษณ์หรือรูปแบบ (format) เช่น เอกสาร บทความ หนังสือ วารสาร แผ่นพับ

สารสนเทศต่างประเภท เช่น เสียง ภาพลักษณ์ ภาพกราฟิก และข้อความ

ตัวแบบการค้น เป็น หลักการหรือแนวคิดในการพิจารณาการจับคู่หรือเปรียบเทียบ ระหว่างข้อคำถาม และดรรชนีแทนสารสนเทศที่สะสมไว้ ให้สามารถค้นคืนสารสนเทศที่เข้าเรื่องหรือตรงกับความต้องการ

ตัวแบบบูเลียน (Boolean model) เป็นการจับคู่แบบตรงกันระหว่างศัพท์ดรรชนีและคำค้น

ตัวแบบเวกเตอร์

แทนเอกสารและข้อคำถามในรูปเวกเตอร์ (คณิตศาสตร์) โดยกำหนดค่าน้ำหนักของคำ ด้วยความถี่ของคำที่ปรากฎในเอกสาร และคำที่ปรากฎในฐานข้อมูล (มวลเอกสาร)

ตัวแบบความน่าจะเป็น

จัดลำดับเอกสารในมวลทรัพยากรสารสนเทศตามความน่าจะเป็นด้านความเข้าเรื่องของแต่ละเอกสารกับข้อคำถาม โดยเรียงลำดับจากมากไปหาน้อย

ที่มา  seashore.buu.ac.th/~50124473/245271/.../google-week01.ppt

ระบบค้นคืนสารสนเทศ

 การค้นคืน    ( retrieve ) หมายถึงการได้รับสิ่งที่ต้องการกลับคืนมา การค้นคืนสารสนเทศ (information retrieval)  จึงเป็นการการกระทำใดๆ ที่ให้ได้รับสารนิเทศที่ต้องการ ซึ่งอาจเป็นข้อมูลหรือรายการเอกสารซึ่งบรรจุเนื้อหาที่ต้องการ และส่งให้กับผู้รับอย่างรวดเร็ว

ระบบค้นคืนสารสนเทศ หมายถึง ระบบที่ได้รับการออกแบบเพื่อวัตถุประสงค์ในการค้นคืนสารสนเทศที่จัดเก็บอยู่ในระบบนั้น ซึ่งอาจค้นโดยแรงงานคน หรือคอมพิวเตอร์ก็ได้

หน้าที่ของระบบการค้นคืนสารสนเทศ เพื่อช่วยแก้ปัญหาการติดตามสารนิเทศใหม่ๆ ซึ่งมีปริมาณเพิ่มขึ้น ระบบสารสนเทศจะช่วยค้น คัดเลือก และกล่นกรองสารนิเทศที่เกี่ยวของ เพื่อการใช้ประโยชน์ต่อไป  ในทัศนของ Lancaster ระบบสารสนเทศมีหน้าที่จัดหา จัดระเบียบและควบคุมเพื่อให้มีการเข้าถึงสารนิเทศ

สรุปก็คือคือ ระบบการค้นคืนสารนิเทคือ  ระบบสารนิเทศที่ทำหน้าที่นำเสนอและแจกจ่ายสารนิเทศแก่ผู้ที่ต้องการ ซึ่งระบบสารนิเทศประกอบด้วยระบบการดำเนินงานย่อยๆ 5 ระบบ คือ                                                  

    1. การคัดเลือก  เป็นการการรวบรวมสารนิเทศตามเกณฑ์และนโยบายที่กำหนดไว้ ซึ่งสอดคล้องกับความ
ต้องการของผู้ใช้     
2. การวิเคราะห์เอกสาร  ได้แก่การจัดหมวดหมู่ การจัดทำรายการ  การทำดรรชนี และการทำสารสังเขป
    
3. การจัดระเบียบ ในระบบสารนิเทศที่ใช้คอมพิวเตอร์ในการประมวลผล จะมีการจัดระเบียบแฟ้มข้อมูล โดยทั่วไปจะเรียงลำดับเลขทะเบียน
    
4. การค้นคืน เป็นกระบวนการสำคัญในการประเมินศักยภาพของระบบสารนิเทศ เป็นจุดเริ่มต้นของการค้นคืน online  เพื่อให้ตอบสนองความต้องการของผู้ใช้บริการ คือ ขั้นตอนการวิเคราะห์แนวคิด  และขั้นตอนการกำหนดศัพท์ หลังจากนั้นก็นำคำศัพท์ไปดำเนินการค้น ถ้าคำศัพท์ตรงกับดรรชนีคำค้นของเอกสารนั้น จะได้รับเอกสารจำนวนหนึ่ง หรือผู้ค้นจะทำการปรับปรุงเอกสารให้เป็นที่พอใจของผู้ใช้บริการ
    
5. การแจกจ่าย เป็นการนำส่งผลการค้นคืนให้แก่ผู้ใช้ ที่มีความต้องการเอกสารเอกสารในเรื่องนั้นๆ โดยทั่วไปคือ รายการอ้างอิงทางบรรณานุกรม โดยการสืบค้นสารสนเทศจะสิ้นสุดเมื่อผู้สืบค้นสารสนเทศได้รับเอกสารเหล่านั้นเรียบร้อยแล้ว องค์ประกอบเหล่านี้เป็นเป็นกิจกรรมทางสติปัญญาซึ่งดำเนินการโดยคน มิใช่เครื่องจักร หรือเรียบอีกนัยหนึ่งว่า ประสิทธิภาพของระบบค้นคืนสารนิเทศ จึงขึ้นอยู่กับองค์ประกอบ สามารถจำแนกได้ 2 กลุ่มก็คือ
    - องค์ประกอบด้านฐานข้อมูล คือเอกสารที่จัดเก็บความละเอียดของดรรชนี  ความเพียงพอของคำศัพท์ ในระบบที่ใช้แทนเนื้อหาของเอกสาร
    - องค์ประกอบด้านการใช้ระบบ คือ ความเข้าใจของนักเอกสารสนเทศ ในเรื่องความต้องการของผู้ใช้

รูแบบของระบบค้นคืนสารนิเทศ

ระบบค้นคืนสารนิเทศสามารถแบ่งได้ 3 ประเภทคือ

    1. ระบบค้นคืนที่ให้คำถาม – คำตอบ เป็นการบริการค้นคำตอบสำหรับคำถามที่ต้องการคำตอบ ที่เป็นข้อเท็จจริง

    2. ระบบค้นคืนที่ให้ข้อมูลเป็นตัวเลข คือ สัญญาลักษณ์  เป็นระบบจัดเก็บข้อมูลทางฟิสิกส์ เคมี สำะโนประชากร เป็นต้น

    3. ระบบค้นคืนข้อความจากวารสาร เป็นระบบที่จัดเก็บตัวเนื้อหาเอกสารและสามารถเรียกข้อความส่วนใดส่วนหนึ่งของเอกสารได้ เช่น ฐานข้อมูลทางกฎหมาย เป็นต้น

บริการค้นคืนระบบโอแพ็ก

ระบบโอแพ็ก คือ ระบบการค้นหารายการทรัพยากรสารนิเทศด้วยระบบคอมพิวเตอร์ออนไลน์  จะใช้เครื่องปลายทางเป็นเครื่องมือค้นหารายการสารนิเทศที่ต้องการ โดยใช้โปรแกรมสำเร็จ หรือโปรแกรมการจัดการฐานข้อมูลในระยะบบห้องสมุดอัตโนมัติ

ปัจจุบันระบบโอแพ็กได้ใช้ในโปรแกรมจัดการฐานข้อมูลใน 3 รูปแบบคือ

    1. โปรแกรมสำเร็จที่มีหน่วยงาน องค์กรบริบัษต่างๆที่พัฒนาขึ้นมาใช้แล้วเช่นโปรแกรม ซีดีเอส/ไอซีส ดีเบส ฟอกซ์เบส และบี อาร์เอส

    2. เขียนโปรแกรมเฉพาะแห่งโดยใช้ภาษาคอมพิวเตอร์ ภาษาภาษี

    3. โปรแกรมห้องสมุดอัตโนมัติ หรือโปรแกรมสำเร็จพร้อมใช้งานในระบบบูรณาการ หรือเรียกทั่วไปว่าระบบเทิร์นคีย์ เช่น URICA  VTLS  TINLIB เป็นต้น

ประโยชน์ของการค้นคืนระบบโอแพ็ก

    - ผู้ค้นสามารถค้นรายการสารนิเทศที่ต้องการได้มากวิธีกว่าการค้นคืนจากบัตรรายการซึ่งจำกัดการเข้าถึงสารนิเทศด้วยช่อผู้แต่ง ชื่อเรื่อง หัวเรื่อง ในระบบโอแพ็กผู้ค้นสามารถค้นได้จขากดรรชนีหลายประเภท เช่น สามารถค้นได้จากหลักการประสานคำที่เรียกว่า ลักบลูลีน Boolean  หรือ ค้นคำจากเขตข้อมูล เฉพาะที่ต้องการได้เช่น  เขตข้อมูลปีที่พิมพ์ หมายเลขมาตรฐาน หนังสือสากล เลขเรียกหนังสือ หรือค้นจากคำสำคัญอื่นๆ

    - ทำให้ได้รับความสะดวกค้นคืนรายการสารนิเทศได้ถูกต้อง แม่นยำ และเป็นระบบที่ใช้ง่าย

    - เป็นระบบที่ช่วยกระตุ้นและส่งเสริมให้ผู้ใช้เกิดความต้องการใช้ทรัพยากรสารนิเทศอย่างคุ้มค่า เนื่องจากความง่ายและสะดวกในการเข้าถึง

    - ผู้ใช้สามารถค้นคืนรายการทรัพยากรสารนิเทศจากสถานที่ๆตนสะดวก หากมีการใช้ระบบเชื่อมโยงเครื่องปลายทางไปยังสถาบันบริการสารนิเทศที่ให้บริการค้นคืนระบบโอแพ็ก

    - สามารถเชื่อมโยงไปยังรายการทรัพยากรสารนิเทศกับระบบโอแพ็กของสถาบันบริการอื่นๆทั้งในประเทศและต่างประเทศระบบเครือข่าย

ลักษณะการค้นคืนระบบโอแพ็ก

ผู้ใช้สามารถใช้ระบบเป็นจุดเริ่มต้นของการค้นหาสารนิเทศ ในสถาบันบริการแห่งหนึ่ง เช่นเดียวกับการใช้บัตรรายการ  โดยทั่วไปผู้ใช้สามารถเลือกค้นได้จากคำหรือวิธีต่างๆดังต่อไปนี้

    - ค้นคืนโดยใช้ชื่อผู้แต่ง       -  ค้นคืนโดยใช้คำสำคัญ

    - ค้นคืนโดยใช้ชื่อเรื่อง         -  ค้นคืนโดยใช้วลี

    - ค้นคืนโดยใช้หัวเรื่อง         -  ค้นคืนโดยใช้คำในดรรชนี

    - ค้นคืนโดยใช้เลขหมู่           -  ค้นคืนโดยใช้การตัดคำ

    - ค้นคืนโดยการจำกัดคำค้นในเขตข้อมูลที่ต้องการ

    - ค้นคืนโดยวิธีไล่ดูรายการตามลำดับระเบียน

  

ระบบสารสนเทศ (Information system)

            สารสนเทศ มีความสำคัญเกี่ยวข้องกับการดำรงชีวิตของมนุษย์ มนุษย์แสวงหาสารสนเทศ
เพื่อตอบสนองวัตถุประสงค์ต่างๆ เช่น เพื่อการดำเนินชีวิตประจำวัน เพื่อการปฏิบัติงานตาม ภารกิจ
ของตน เพื่อติดตามข่าวสารและพัฒนาความรู้ และเพื่อความบันเทิงเป็นต้น
            ในการแสวง หาสารสนเทศที่ต้องการผู้แสวงหาหาสารสนเทศจากแหล่งต่างๆ เช่นแหล่ง
บุคคล แหล่งสถาบัน แหล่งสื่อต่างๆ ได้แก่ สื่อตีพิมพ์ สื่อไม่ตีพิมพ์ และสื่ออิเล็กทรอนิกอย่างไร
ก็ตามปัญหาที่ประสบ คือ สารสนเทศมีปริมาณมากมายมหาศาล และทวีจำนวนเพิ่มขึ้นทุกวัน
อย่างรวดเร็ว ประกอบกับข้อจำกัดด้านเวลา ภาษาและสถานที่ ทำให้ไม่สามารถติดตามสารสนเทศ
ที่สนใจได้หมดแหล่งที่จะอำนวยความสะดวกมากที่สุด ที่ทำให้เข้าถึงสารสนเทศที่ต้องการ
คือ แหล่งสารสนเทศที่เป็นทางการและเป็นระบบซึ่งทำหน้าที่จัดรวบรวมสารสนเทศและจัดเก็บ
อย่างเป็นระบบ และสามารถค้นคืนได้อย่างมีประสิทธิภาพ ได้แก่ ระบบสารสนเทศ (Information
system)

            ปัจจุบันหน่วยงานต่างๆจัดให้มีระบบสารสนเทศเพื่อให้บริการสารสนเทศที่ ตอบสนอง
ความต้องการของหน่วยงาน อันจะช่วยพัฒนาประสิทธิภาพการดำเนินงานของหน่วยงาน ดังนั้น
ระบบสารสนเทศที่มีประสิทธิภาพ จึงเป็นหัวใจสำคัญของหน่วยงาน ระบบสารสนเทศทำหน้าที่
เกี่ยวข้องโดย ตรงกับการจัดเก็บและการค้นคืนสารสนเทศให้แก่ผู้ใช้ ประสิทธิภาพของระบบขึ้น
อยู่กับการดำเนินงานจัดเก็บและค้นคืน

            ระบบสารสนเทศบางครั้ง เรียกว่า ระบบจัดเก็บและค้นคืนสารสนเทศ (Information and
Retrieval Sytem หรือใช้คำย่อว่า ISARS) หรือ ระบบค้นคืนสารสนเทศ (Information Retrieval
System หรือ IRS )

การค้นคืน (Retrieval)

            หมายถึง การได้รับสิ่งที่ต้องการกลับคืนมา การค้นคืนสารสนเทศ (Information retrieval)
จึงเป็นการกระทำใดๆที่คัดเลือกสารสนเทศจากแหล่งเก็บเพื่อทำให้ ได้รับสารสนเทศตามที่
ต้องการซึ่งอาจเป็นข้อมูลหรือรายการเอกสารซึ่งบรรจุเนื้อหาที่ต้องการการค้นคืน สารสนเทศ
มีความหมายเช่นเดียวกับการค้นวรรณกรรม (Literature searching) ซึ่งหมายถึงกระบวนการ
ค้นเอกสารเพื่อให้ได้เอกสารที่เกี่ยวข้องกับเรื่องใดเรื่องหนึ่งหลักการ สำคัญของการค้นคืน
สารสนเทศคือ การค้นหาและนำสารสนเทศที่ตรงตามความต้องการ ส่งให้แก่ผู้ใช้อย่างรวดเร็ว
ทันการ ระบบใดก็ตามที่ได้รับการออกแบบเพื่ออำนวยความสะดวกในการค้นสิ่งพิมพ์จึงเรียกว่า
ระบบค้นคืนสารสนเทศ ตัวอย่างเช่น บัตรรายการ สิ่งพิมพ์ดรรชนี เป็นต้น

            ความรู้ไม่สามารถถ่ายทอดจากบุคคลหนึ่งไปสู่อีกบุคคลหนึ่งโดยตรงเสมอไปจึงต้องมี
แหล่ง เก็บรวบรวมความรู้ คือ ระบบสารสนเทศ ซึ่งเป็นระบบที่ทำหน้าที่รวบรวม จัดเก็บ และ
นำสารสนเทศไปใช้ในองค์กร ระบบทำหน้าที่เป็นช่องทาง (Channel) ของสารสนเทศ ระบบ
ประกอบด้วยคน ครุภัณฑ์ และกระบวนการ บ่อยครั้งที่คนมักคิดคงระบบสารสนเทศว่าประกอบ
ด้วยระบบคอมพิวเตอร์และมีฐานข้อมูล (Databases) จัดเก็บสารสนเทศเท่านั้น โดยลืมนึกถึง
คน ซึ่งทำหน้าที่รวบรวมสารสนเทศจากแหล่งต่าง ๆ และจัดเก็บไว้ในฐานข้อมูล

ประโยชน์ของการค้นคืนสารสนเทศ
    1. สามารถใช้ประโยชน์จากความรู้โดยนำมาพัฒนาเพื่อให้เกิดองค์ความรู้ใหม่

2. ทำให้การวิจัยมีประสิทธิภาพ

3. มีฐานความรู้ที่กว้างขวางสำหรับเลือกนำมาใช้

แก้ปัญหา

4. ส่งเสริมวัฒนธรรมอันดีงามของมนุษย์
5. ทำให้มีประสิทธิภาพ และประสิทธิผลในการผลิตรวมทั้งบริการในภาครัฐและเอกชน

6. ช่วยให้การตัดสินใจมีคุณภาพยิ่งขึ้นในทุกกิจกรรม

และทุกระดับปฏิบัติการ

ที่มา : http://lisru.com/Information%20Retrieval/Introduction.html

         : www.isc.ob.tc

การค้นคืน (Retrieval) หมายถึง การได้รับสิ่งที่ต้องการกลับคืนมา การค้นคืนสารสนเทศ (Information retrieval) จึงเป็นการกระทำใด ๆ ที่คัดเลือกสารสนเทศจากแหล่งเก็บเพื่อทำให้ได้รับสารสนเทศตามที่ต้องการ ซึ่งอาจเป็นข้อมูล หรือ รายการเอกสารซึ่งบรรจุเนื้อหาที่ต้องการ การค้นคืนสารสนเทศมีความหมายเช่นเดียวกับการค้นวรรณกรรม (Literature searching) ซึ่งหมายถึง กระบวนการค้นเอกสาร เพื่อให้ได้เอกสารที่เกี่ยวข้องกับเรื่องใดเรื่องหนึ่ง หลักการสำคัญของการค้นคืนสารสนเทศ คือ การค้นหาและนำสารสนเทศที่ตรงตามความต้องการ ส่งให้แก่ผู้ใช้อย่างรวดเร็ว ทันการ ระบบใดก็ตามที่ได้รับการออกแบบเพื่ออำนวยความสะดวกในการค้นสิ่งพิมพ์ จึงเรียกว่า ระบบค้นคืนสารสนเทศ ตัวอย่างเช่น บัตรรายการ สิ่งพิมพ์ดรรชนี เป็นต้น

การจัดเก็บและการค้นคืน  (knowledge storage and retrieval)  องค์กรต้องกำหนดสิ่งสำคัญที่จะเก็บไว้เป็นองค์ความรู้ และต้องพิจารณาถึงวิธีการในการรักษา และการนำมาใช้ให้เกิดประโยชน์ตามความต้องการ องค์กรต้องเก็บรักษาสิ่งที่องค์กรเรียกว่าเป็นความรู้ไว้ให้ดีที่สุด ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลสารสนเทศ ตลอดจนผลสะท้อนกลับ การวิจัยและ การทดลอง การจัดเก็บเกี่ยวกับด้านเทคนิค เช่น การบันทึกเป็นฐานข้อมูล หรือการบันทึกเป็นลายลักษณ์อักษรที่ชัดเจน รวมทั้งที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการทางมนุษย์ด้วย  เช่น    การสร้างและการจดจำของปัจเจกบุคคล เป็นต้น ทั้งนี้การสะสมความรู้ องค์กรควรคำนึงถึง โครงสร้างการจัดเก็บความรู้ ควรเป็นระบบที่สามารถค้นหาและส่งมอบได้อย่างถูกต้องและรวดเร็ว ทันเวลาและเหมาะสมกับความต้องการ และจัดให้มีการจำแนกรายการต่าง ๆ ที่อยู่บนพื้นฐานความจำเป็นในการเรียนรู้  องค์กรต้องพิจารณาความแตกต่างของกลุ่มคนในการค้นคืนความรู้ ต้องมีการจัดหมวดหมู่ตามองค์ประกอบต่าง ๆ เช่น ตามวัตถุประสงค์ของงาน ความชำนาญของผู้ใช้ เป็นต้น และองค์กรต้องหาวิธีทำให้พนักงานทราบถึงช่องทางหรือวิธีการสำหรับค้นหาความรู้ เช่น การทำสมุดจัดเก็บรายชื่อ และทักษะของผู้เชี่ยวชาญ เครือข่ายการทำงานตามลำดับชั้น การประชุม การฝึกอบรม เป็นต้น สิ่งเหล่านี้จะนำไปสู่การถ่ายทอดความรู้ในองค์กร               

- การค้นคืน (Retrieval) เป็นการค้นเพื่อให้ได้ผลการค้นตามต้องการ มุ่งเน้นที่ผลการค้นเป็นสำคัญ
- การค้น การค้นหา (Searching) เป็นกระบวนการค้น เช่น การค้นจากหนังสือ การค้นจากฐานข้อมูลโดยใช้ชื่อผู้แต่ง
- ระบบจัดเก็บและค้นคืนสารสนเทศ (Information Storage and Retrieval System - ISAR system) ระบบค้นคืนสารสนเทศ (Information Retrieval System - IR system) 
- ระบบจัดเก็บและค้นหาสารสนเทศ ใช้น้อย (จากวรรณกรรม)

การค้นคืน วิธีการค้นหาแบ่งออกเป็น
           - Browsing หรือ การสำรวจเลือกดู
             - Searching หรือ analytical search หรือการค้นด้วยคำหรือลักษณะของสารสนเทศ เช่น สี ขนาด

จุดประสงค์หลัก คือ ให้ค้นคืนสารสนเทศที่  “เข้าเรื่อง”  (relevance) หรือ  “ตรงกับความต้อง” (pertinence)

ความซับซ้อนของการจัดเก็บและการค้นคืนสารสนเทศ

-        สารสนเทศปริมาณมาก

-        สารสนเทศในรูปแอนะล็อก และดิจิทัล

-        สารสนเทศต่างรูปลักษณะหรือรูปแบบ (format) เช่น เอกสาร บทความ หนังสือ วารสาร แผ่นผับ

-        สารสนเทศต่างประเภท เช่น เสียง ภาพลักษณ์ ภาพกราฟิก และข้อความ

ตัวแบบการค้น

-        ตัวแบบการค้น เป็นหลักการหรือแนวคิดในการพิจารณาการจับคู่หรือเปรียบเทียบระหว่างข้อคำถามและดรรชนีแทนสารสนเทศที่สะสมไว้ให้สามารถค้นคืนสารสนเทศที่เข้าเรื่องหรือตรงกับความต้องการ

-        ตัวแบบบูเลียน (Boolean model) เป็นการจับคู่แบบตรงกันระหว่างศัพท์ดรรชนีและคำค้น

-        ตัวแบบเวกเตอร์

-        แทนเอกสารและข้อคำถามในรูปเวกเตอร์ (คณิตศาสตร์) โดยกำหนดค่าน้ำหนักของคำ ด้วยความถี่ของคำที่ปรากฏในเอกสาร และคำที่ปรากฏในฐานข้อมูล (มวลเอกสาร)

-        ตัวแบบความน่าจะเป็น

-        จัดลำดับเอกสารในมวลทรัพยากรสารสนเทศตามความน่าจะเป็นด้านความเข้าเรื่องของแต่ละเอกสารกับข้อคำถาม โดยเรียงลำดับจากมากไปหาน้อย

เทคโนโลยีที่สนับสนุน

ปัญญาประดิษฐ์

-        ระบบผู้เชี่ยวชาญ

-        โปรแกรมตัวแทนอัจฉริยะ

-        การประมวลผลภาษาธรรมชาติ

- การใช้ภาษาธรรมชาติสำหรับข้อคำถาม ได้แก่ Ask

- การค้นคืนสารสนเทศหลายภาษา หรือการค้นคืนสารสนเทศข้ามภาษา

 

การค้นคืนสารสนเทศ

การค้นคืนสารเทศ ช่วยให้มนุษย์ได้รับสารสนเทศที่ต้องการ อย่างถูกต้อง ครอบคลุม สะดวกและรวดเร็วการได้รับสารสนเทศที่ถูกต้อง   ครอบคลุมและทันเวลาย่อมส่งผลต่อความสำเร็จในกิจกรรมต่าง ๆของมนุษย์ ไม่ว่าจะเป็นการศึกษาค้นคว้า วิจัย ปฏิบัติงาน วางแผน หรือตัดสินใจ

การจัดเก็บ มุ่งจัดโครงสร้างในทางกายภาพ เช่น รหัสหมวดหมู่  ดรรชนีเชื่อมโยงไปยังที่จัดเก็บสารสนเทศ (แฟ้มข้อมูล) เนื้อหา เช่น ศัพท์ดรรชนี (คำแทนสาระ)  สาระสังเขป  โครงร่างเนื้อหา (สารบัญ) เป็นต้น

 

องค์ประกอบของการค้นคืนสารสนเทศ

 

    องค์ประกอบพื้นฐาน 3  ส่วน คือ

 

@ ทรัพยากรสารสนเทศ

 

@ ผู้ใช้

 

@ การจับคู่ระหว่างความต้องการสารสนเทศของผู้ใช้กับทรัพยากรสารสนเทศ

องค์ประกอบของการค้นคืนสารสนเทศ

 

      1. ทรัพยากรสารสนเทศ ระบบค้นคืนสารสนเทศจะต้องรวบรวมและจัดเก็บทรัพยากรสารสนเทศสำหรับผู้ใช้โดยคัดเลือกทรัพยากรสารสนเทศ และทำเครื่องมือช่วยค้น

 

 

2. ผู้ใช้

1. ผู้ใช้ทราบบางส่วนของสารสนเทศเช่น  ชื่อผู้แต่ง หรือ ชื่อเรื่องแล้ว

        2. ต้องการสารสนเทศที่มีเนื้อหาเกี่ยวกับเรื่องใดเรื่องหนึ่ง

 

 3.การจับคู่

 

      การจับคู่ เป็นการเปรียบเทียบคำค้นที่แทนความต้องการของผู้ใช้ กับดรรชนีในเครื่องมือช่วยค้น  หากศัพท์ทั้ง 2 กลุ่มนี้ตรงกันทรัพยากรสารสนเทศเหล่านี้จะถูกรวบรวมเป็นสารสนเทศที่ค้นคืนได้หรือผลลัพธ์จากการค้นคืน ซึ่งผู้ใช้ต้องพิจารณาอีกครั้งว่าตรงกับความต้องการหรือไม่ การจับคู่เป็นหน้าที่ของระบบค้นคืนสารสนเทศในขณะที่การป้อนคำค้นเข้าสู่ระบบค้นคืนสารสนเทศเป็นหน้าที่ของผู้ใช้การป้อนคำค้นเข้าสู่ระบบนั้น ผู้ใช้ต้องเลือกใช้คำสั่งเพื่อการค้นคืนของระบบค้นคืนซึ่งในแต่ละระบบมีลักษณะแตกต่างกันไป

 

 

ที่มา

http://webcache.googleusercontent.com

 การค้นคืน (Retrieval)
            หมายถึง การได้รับสิ่งที่ต้องการกลับคืนมา การค้นคืนสารสนเทศ (Information retrieval)
จึงเป็นการกระทำใดๆที่คัดเลือกสารสนเทศจากแหล่งเก็บเพื่อทำให้ ได้รับสารสนเทศตามที่
ต้องการซึ่งอาจเป็นข้อมูลหรือรายการเอกสารซึ่งบรรจุเนื้อหาที่ต้องการการค้นคืน สารสนเทศ
มีความหมายเช่นเดียวกับการค้นวรรณกรรม (Literature searching) ซึ่งหมายถึงกระบวนการ
ค้นเอกสารเพื่อให้ได้เอกสารที่เกี่ยวข้องกับเรื่องใดเรื่องหนึ่งหลักการ สำคัญของการค้นคืน
สารสนเทศคือ การค้นหาและนำสารสนเทศที่ตรงตามความต้องการ ส่งให้แก่ผู้ใช้อย่างรวดเร็ว
ทันการ ระบบใดก็ตามที่ได้รับการออกแบบเพื่ออำนวยความสะดวกในการค้นสิ่งพิมพ์จึงเรียกว่า
ระบบค้นคืนสารสนเทศ ตัวอย่างเช่น บัตรรายการ สิ่งพิมพ์ดรรชนี เป็นต้น

            ความรู้ไม่สามารถถ่ายทอดจากบุคคลหนึ่งไปสู่อีกบุคคลหนึ่งโดยตรงเสมอไปจึงต้องมี
แหล่ง เก็บรวบรวมความรู้ คือ ระบบสารสนเทศ ซึ่งเป็นระบบที่ทำหน้าที่รวบรวม จัดเก็บ และ
นำสารสนเทศไปใช้ในองค์กร ระบบทำหน้าที่เป็นช่องทาง (Channel) ของสารสนเทศ ระบบ
ประกอบด้วยคน ครุภัณฑ์ และกระบวนการ บ่อยครั้งที่คนมักคิดคงระบบสารสนเทศว่าประกอบ
ด้วยระบบคอมพิวเตอร์และมีฐานข้อมูล (Databases) จัดเก็บสารสนเทศเท่านั้น โดยลืมนึกถึง
คน ซึ่งทำหน้าที่รวบรวมสารสนเทศจากแหล่งต่าง ๆ และจัดเก็บไว้ในฐานข้อมูล

ระบบค้นคืนสารสนเทศ หมายถึง ระบบที่ได้รับการออกแบบเพื่อวัตถุประสงค์ในการค้นคืนสารสนเทศที่จัดเก็บอยู่ในระบบนั้น ซึ่งอาจค้นโดยแรงงานคน หรือคอมพิวเตอร์ก็ได้

หน้าที่ของระบบการค้นคืนสารสนเทศ เพื่อช่วยแก้ปัญหาการติดตามสารนิเทศใหม่ๆ ซึ่งมีปริมาณเพิ่มขึ้น ระบบสารสนเทศจะช่วยค้น คัดเลือก และกล่นกรองสารนิเทศที่เกี่ยวของ เพื่อการใช้ประโยชน์ต่อไป  ในทัศนของ Lancaster ระบบสารสนเทศมีหน้าที่จัดหา จัดระเบียบและควบคุมเพื่อให้มีการเข้าถึงสารนิเทศ

การจัดเก็บสารสนเทศ : ระบบสารสนเทศปัจจุบันสามารถจัดเก็บข้อมูลสารสนเทศ ทั้งที่อยู่ในรูปของตัวเลข ตัวอักษร สัญลักษณ์ต่าง ๆ และภาพประกอบ ได้แก่ กราฟิก ภาพนิ่ง ภาพเคลื่อนไหว และเสียง ไว้ในรูปของฐานข้อมูลและ Web base รวมทั้งฐานความรู้ (Knowledge base)

องค์ประกอบของการค้นคืนสารสนเทศ

องค์ประกอบพื้นฐาน 3  ส่วน คือ

ทรัพยากรสารสนเทศ

ผู้ใช้ 

 การจับคู่ระหว่างความต้องการสารสนเทศของผู้ใช้กับทรัพยากรสารสนเทศ

ความซับซ้อนของการจัดเก็บและการค้นคืนสารสนเทศ

 สารสนเทศปริมาณมาก
 สารสนเทศในรูปอนาล็อก และ ดิจิตอลสารสนเทศต่างรูปลักษณะหรือรูปแบบ (Format) เช่น เอกสาร บทความ หนังสือ วารสาร แผ่นผับ
 สารสนเทศต่างประเภท เช่น เสียง ภาพลักษณ์ ภาพกราฟิก และข้อความ

^^^^^^
แหล่งที่มา
http://lisru.com/Information%20Retrieval/Introduction.html
http://planet.kapook.com/peebom/blog/viewnew/65121
http://www.rbru.ac.th/courseware/science/4000107/lesson2/lesson2.2.html
http://www.google.co.th/url?sa=t&source=web&cd=3&ved=0CCIQFjAC&url=http%3A%2F%2Fwww.isc.ob.tc%2F1%2520%25E0%25B8%2584%25E0%25B8%25A7%25E0%25B8%25B2%25E0%25B8%25A1%25E0%25B8%25A3%25E0%25B8%25B9%25E0%25B9%2589%25E0%25B9%2580%25E0%25B8%259A%25E0%25B8%25B7%25E0%25B9%2589%25E0%25B8%25AD%25E0%25B8%2587%25E0%25B8%2595%25E0%25B9%2589%25E0%25B8%2599%25E0%25B9%2580%25E0%25B8%2581%25E0%25B8%25B5%25E0%25B9%2588%25E0%25B8%25A2%25E0%25B8%25A7%25E0%25B8%2581%25E0%25B8%25B1%25E0%25B8%259A%25E0%25B8%2581%25E0%25B8%25B2%25E0%25B8%25A3%25E0%25B8%2584%25E0%25B9%2589%25E0%25B8%2599%25E0%25B8%2584%25E0%25B8%25B7%25E0%25B8%2599%25E0%25B8%25AA%25E0%25B8%25B2%25E0%25B8%25A3%25E0%25B8%25AA%25E0%25B8%2599%25E0%25B9%2580%25E0%25B8%2597%25E0%25B8%25A8.ppt&rct=j&q=%E0%B8%AD%E0%B8%87%E0%B8%84%E0%B9%8C%E0%B8%9B%E0%B8%A3%E0%B8%B0%E0%B8%81%E0%B8%AD%E0%B8%9A%E0%B8%82%E0%B8%AD%E0%B8%87%E0%B8%81%E0%B8%B2%E0%B8%A3%E0%B8%84%E0%B9%89%E0%B8%99%E0%B8%84%E0%B8%B7%E0%B8%99%E0%B8%AA%E0%B8%B2%E0%B8%A3%E0%B8%AA%E0%B8%99%E0%B9%80%E0%B8%97%E0%B8%A8+&ei=U_EWTO-CLNKprAeu1NXdCg&usg=AFQjCNEnQjZSJqWZ9moTS4OOlD0YNfLZBQ

การค้นสารสนเทศโดยมีเป้าหมายเพื่อ

ให้ได้สารสนเทศที่ตรงกับความต้องการนั้น 

ต้องอาศัยกระบวนการสำคัญอย่างหนึ่งช่วยดึงสารสนเทศเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับความต้องการ

ของผู้ใช้ออกมาจากที่จัดเก็บ

การค้นคืน

สารสนเทศ (Information retrieval)

หมายถึง กระบวนการในการค้นสารสนเทศ

โดยมีเป้าหมายเพื่อชี้หรือระบุสารสนเทศ

ที่เกี่ยวข้องกับเรื่องใดเรื่องหนึ่งโดยเฉพาะ

กระบวนการค้นสารสนเทศจะดำเนิน

ไปได้จนบรรลุเป้าหมายนั้น ต้องอาศัย

ทรัพยากรสารสนเทศที่ได้รวบรวม จัดเก็บและ

จัดทำเครื่องมือช่วยค้นอย่างเป็นระบบ

เอื้อต่อการค้น ต้องมีผู้ใช้ซึ่งมีความต้องการ

สารสนเทศ และทำการค้นสารสนเทศตามที่ต้องการ

ในขณะที่ผู้ใช้ค้นสารสนเทศนั้นกระบวนการ

   ค้นคืนสารสนเทศจะจับคู่ระหว่างความต้องการ

   สารสนเทศของผู้ใช้กับทรัพยากรสารสนเทศ

ทรัพยากรสารสนเทศส่วนหนึ่งที่ตรงกับความต้องการ

  ของผู้ใช้จะถูกจำแนกออกจากทรัพยากรทั้งหมด

 เป็นสารสนเทศที่ค้นคืนได้ (retrieved information)

ในยุคที่สารสนเทศมีจำนวนมาก มีความ

หลากหลายทั้งด้านรูปแบบและเนื้อหา เนื่องมาจาก

การศึกษาและวิทยาการต่าง ๆ ก้าวหน้าอย่างรวดเร็ว

และสารสนเทศเหล่านี้อยู่กระจัดกระจาย

ตามองค์กรและสถาบันต่าง ๆ ทั่วทุกมุมโลก

การค้นคืนสารสนเทศจึงเป็นเครื่องมือสำคัญ

ในการเข้าถึงและได้สารสนเทศที่ต้องการ     

การค้นคืนสารเทศ ช่วยให้มนุษย์ได้รับสารสนเทศ

ที่ต้องการ อย่างถูกต้อง ครอบคลุม สะดวกและรวดเร็ว

 การได้รับสารสนเทศที่ถูกต้อง   ครอบคลุมและ

ทันเวลาย่อมส่งผลต่อความสำเร็จในกิจกรรมต่าง ๆ

ของมนุษย์ ไม่ว่าจะเป็นการศึกษา

ค้นคว้า วิจัย ปฏิบัติงาน วางแผน หรือตัดสินใจ

องค์ประกอบของการค้นคืนสารสนเทศ

องค์ประกอบพื้นฐาน 3  ส่วน คือ

@  ทรัพยากรสารสนเทศ

@  ผู้ใช้ 

@  การจับคู่ระหว่างความต้องการสารสนเทศ

     ของผู้ใช้กับทรัพยากรสารสนเทศ

องค์ประกอบของการค้นคืนสารสนเทศ

1. ทรัพยากรสารสนเทศ ระบบค้นคืนสารสนเทศจะต้องรวบรวมและจัดเก็บทรัพยากรสารสนเทศสำหรับผู้ใช้โดยคัดเลือกทรัพยากรสารสนเทศ และทำเครื่องมือช่วยค้น

1.1 การคัดเลือกทรัพยากรสารสนเทศ

1.2 การทำเครื่องมือช่วยค้น

1.1 การคัดเลือกทรัพยากรสารสนเทศ

 ต้องคัดเลือกสารสนเทศที่จะตอบสนองความต้องการของผู้ใช้  หรือเกิดประโยชน์ แก่ผู้ใช้

ทั้งนี้ต้องคำนึงถึงกลุ่มเป้าหมายของหน่วยงานนั้นๆ เช่น กลุ่มผู้ใช้เป็นนักธุรกิจ นักการเมือง

สิสิต นักศึกษา นักเรียน หรือผู้บริหาร เป็นต้น

1.2 การทำเครื่องมือช่วยค้น

หลังจากคัดเลือกแล้ว จะต้องดำเนินการ

เพื่อให้ค้นคืนได้ โดยการทำเครื่องมือช่วยค้น

ซึ่งมีหลายประเภท เช่น รวมรายการทรัพยากร

สารสนเทศ หรือนิยมเรียกว่า แค็ตตาล็อก

(catalogue หรือ catalog) และดรรชนีวารสาร

2. ผู้ใช้

ความต้องการสารสนเทศของผู้ใช้นั้นจำแนกได้เป็น 2  ลักษณะคือ

1. ผู้ใช้ทราบบางส่วนของสารสนเทศ

เช่น  ชื่อผู้แต่ง หรือ ชื่อเรื่องแล้ว

2. ต้องการสารสนเทศที่มีเนื้อหาเกี่ยวกับ

เรื่องใดเรื่องหนึ่ง

3.การจับคู่

การจับคู่ เป็นการเปรียบเทียบคำค้นที่แทน

ความต้องการของผู้ใช้ กับดรรชนีในเครื่องมือ

ช่วยค้น  หากศัพท์ทั้ง 2 กลุ่มนี้ตรงกันทรัพยากร

สารสนเทศเหล่านี้จะถูกรวบรวมเป็นสารสนเทศ

ที่ค้นคืนได้หรือผลลัพธ์จากการค้นคืน ซึ่งผู้ใช้ต้องพิจารณาอีกครั้งว่าตรงกับความต้องการหรือไม่

การจับคู่เป็นหน้าที่ของระบบค้นคืน

สารสนเทศในขณะที่การป้อนคำค้นเข้าสู่

ระบบค้นคืนสารสนเทศเป็นหน้าที่ของผู้ใช้

การป้อนคำค้นเข้าสู่ระบบนั้น ผู้ใช้ต้องเลือก

ใช้คำสั่งเพื่อการค้นคืนของระบบค้นคืน

ซึ่งในแต่ละระบบมีลักษณะแตกต่างกันไป

องค์ประกอบทั้ง 3 ส่วนของระบบค้นคืน

สารสนเทศ คือทรัพยากร ผู้ใช้ และการจับคู่ ร่วมกัน

ดำเนินการในกระบวนการค้นคืนสารสนเทศโดยผู้ใช้

ซึ่งมีความต้องการสารสนเทศกำหนดคำค้นแทน

ความต้องการสารสนเทศ ระบบการค้นคืนสารสนเทศ

ทำหน้าที่จับคู่ระหว่างคำค้นกับดรรชนีในเครื่องมือ

ช่วยค้นของทรัพยากรสารสนเทศ ผลที่ได้รับ

คือสารสนเทศที่ค้นคืนได้

ซึ่งหากการดำเนินการในแต่ละขั้นตอน

อย่างถูกต้องและเหมาะสมแล้วสารสนเทศที่ค้นคืน

ได้ย่อมเกี่ยวข้องกับความต้องการของผู้ใช้ด้วยเหตุนี้

การค้นคืนสารสนเทศจึงเป็นกระบวนการในการ

ค้นสารสนเทศของผู้ใช้ โดยมีเป้าหมายเพื่อชี้ หรือ

ระบุสารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับเรื่องใดเรื่องหนึ่ง

โดยเฉพาะเรื่องที่เกี่ยวข้องกับความต้องการของผู้ใช้

 

การจัดเก็บและการค้นคืน (knowledge storage and retrieval) องค์กรต้องกำหนดสิ่งสำคัญที่จะเก็บไว้เป็น
องค์ความรู้ และต้องพิจารณาถึงวิธีการในการรักษา และการนำมาใช้ให้เกิดประโยชน์ตามความต้องการ
องค์กรต้องเก็บรักษาสิ่งที่องค์กรเรียกว่าเป็นความรู้ไว้ให้ดีที่สุด ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลสารสนเทศ ตลอดจน
ผลสะท้อนกลับ การวิจัยและ การทดลอง การจัดเก็บเกี่ยวกับด้านเทคนิค เช่น การบันทึกเป็นฐานข้อมูล
หรือการบันทึกเป็นลายลักษณ์อักษรที่ชัดเจน รวมทั้งที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการทางมนุษย์ด้วย เช่น
การสร้างและการจดจำของปัจเจกบุคคล เป็นต้น ทั้งนี้การสะสมความรู้ องค์กรควรคำนึงถึง
โครงสร้างการจัดเก็บความรู้ ควรเป็นระบบที่สามารถค้นหาและส่งมอบได้อย่างถูกต้องและรวดเร็ว
ทันเวลาและเหมาะสมกับความต้องการ และจัดให้มีการจำแนกรายการต่าง ๆ ที่อยู่บนพื้นฐานความจำเป็น
ในการเรียนรู้ องค์กรต้องพิจารณาความแตกต่างของกลุ่มคนในการค้นคืนความรู้ ต้องมีการจัดหมวดหมู่
ตามองค์ประกอบต่าง ๆ เช่น ตามวัตถุประสงค์ของงาน ความชำนาญของผู้ใช้ เป็นต้น และองค์กรต้องหา
วิธีทำให้พนักงานทราบถึงช่องทางหรือวิธีการสำหรับค้นหาความรู้ เช่น การทำสมุดจัดเก็บรายชื่อ
และทักษะของผู้เชี่ยวชาญ เครือข่ายการทำงานตามลำดับชั้น การประชุม การฝึกอบรม เป็นต้น
สิ่งเหล่านี้จะนำไปสู่การถ่ายทอดความรู้ในองค์กร

ความเชื่อมโยงระหว่างการจัดเก็บและการค้นคืน
การจัดเก็บเพื่อประโยชน์ของการใช้และการเข้าถึงสารสนเทศ
การจัดเก็บ มุ่งจัดโครงสร้างในทาง
กายภาพ เช่น รหัสหมวดหมู่ ดรรชนีเชื่อมโยงไปยังที่จัดเก็บสารสนเทศ (แฟ้มข้อมูล)
เนื้อหา เช่น ศัพท์ดรรชนี (คำแทนสาระ) สาระสังเขป โครงร่างเนื้อหา (สารบัญ) เป็นต้น
ระบบจัดเก็บและค้นคืนสารสนเทศ (Information Storage and Retrieval System – ISAR system) ระบบค้นคืนสารสนเทศ (Information Retrieval System – IR system)
ระบบจัดเก็บและค้นหาสารสนเทศ ใช้น้อย (จากวรรณกรรม)

ความซับซ้อนของการจัดเก็บและการค้นคืนสารสนเทศ
สารสนเทศปริมาณมาก
สารสนเทศในรูปแอนะล็อก และ ดิจิทัล
สารสนเทศต่างรูปลักษณ์หรือรูปแบบ (format) เช่น เอกสาร บทความ หนังสือ วารสาร แผ่นพับ
สารสนเทศต่างประเภท เช่น เสียง ภาพลักษณ์ ภาพกราฟิก และข้อความ


องค์ประกอบของการค้นคืนสารสนเทศ
องค์ประกอบพื้นฐาน 3 ส่วน คือ

-ทรัพยากรสารสนเทศ

- ผู้ใช้

- การจับคู่ระหว่างความต้องการสารสนเทศของผู้ใช้กับทรัพยากรสารสนเทศ

 

 

 การจัดเก็บและการค้นคืนสารสนเทศ 

ปัจจุบันสารนิเทศมีความสำคัญมากยิ่งขึ้น  ทำให้มีการผลิตสารนิเทศออกมาในรูปแบบต่างๆมากมาย  สารนิเทศที่เพิ่มมากขึ้นเหล่านี้ทำให้ผู้ใช้สารนิเทศไม่สามารถควบคุมหรือจดจำข้อมูล ข่าวสารต่างๆได้หมด  แต่มีความจำเป็นต้องใช้สารนิเทศเพื่อการศึกษา  การค้นคว้าวิจัยและการประกอบอาชีพ ดังนั้นจึงเกิดความพยายามในการหาวิธีที่จะจัดเก็บสารนิเทศจำนวนมหาศาลอย่างเป็นระบบ   เพื่อสะดวกในการนำมาใช้ให้คุ้มค่าหรือถ่ายทอดและแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างกันได้ทันกับความจำเป็นและทันต่อเหตุการณ์   รวมทั้งสามารถค้นคืนสารนิเทศที่จัดเก็บไว้มาใช้ประโยชน์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

 

การจัดเก็บสารนิเทศ (Information Storage)  

หมายถึง การนำรายละเอียดของทรัพยากรสารนิเทศ มาจัดเก็บไว้ เพื่อจัดหมวดหมู่ ทำรายการ หรือทำดรรชนี สาระสังเขป  และจัดทำฐานข้อมูล เพื่อการค้นคืนสารนิเทศได้อย่างสะดวก รวดเร็ว และตรงกับความต้องการของผู้ใช้

 

การค้นคืนสารนิเทศ (Information Retrieval)

 หมายถึง การดึงหรือค้นเอกสารย้อนหลัง ที่จัดเก็บไว้ตามหัวข้อที่ต้องการ การค้นตามหัวข้อ ความสนใจและความต้องการของผู้ใช้จากทรัพยากรสารนิเทศที่เข้ามาใหม่ทุกครั้ง  หรือการค้นให้ผู้ใช้เพื่อบริการสารนิเทศที่ทันสมัย การค้นเอกสารผู้ค้นทำการค้นจากเครื่องคอมพิวเตอร์โดยตรงหรือเครื่องที่เชื่อมโยงเข้าระบบคอมพิวเตอร์ที่ใช้โปรแกรมจัดเก็บและค้นคืนสารนิเทศ รวมทั้งเชื่อมโยงสู่ระบบอินเทอร์เน็ต  ทั้งนี้เพื่อการใช้ประโยชน์ต่างๆ ของผู้ใช้

 

การจัดเก็บและการค้นคืนสารนิเทศ (Information storage and retrieval)   

คือ กระบวนการทั้งการคัดเลือกควบคุมโครงสร้างสารนิเทศ  การจัดหา การจัดเก็บสารนิเทศ  เพื่อการเข้าถึงและกระบวนการสำคัญใดๆในการแสวงหาทรัพยากรสารนิเทศ   ซึ่งครอบคลุมการค้นหา การดึงสารนิเทศที่เข้าเรื่อง  เรื่องใดเรื่องหนึ่งโดยเฉพาะจากแหล่งต่างๆ   ทั้งแหล่งจัดเก็บภายในและแหล่งภายนอก  เพื่อให้ผู้ใช้ได้รับสารนิเทศหรือรายการทรัพยากรสารนิเทศ   ซึ่งบรรจุเนื้อหาตรงตามต้องการ และในการบริการจะนำส่งให้ผู้ใช้อย่างรวดเร็วทันการณ์ ทั้งนี้การจัดเก็บและการค้นคืนสารนิเทศเป็นระบบที่จัดทำทั้งด้วยแรงงานคนและด้วยคอมพิวเตอร์

องค์ประกอบของการจัดเก็บและการค้นคืนสารนิเทศ

คือ การจัดเก็บและการค้นคืนสารนิเทศเป็นการเชื่อมโยงระหว่างทรัพยากรสารนิเทศกับผู้ใช้ซึ่งมีความต้องการสารนิเทศ โดยการรวบรวมสารนิเทศเก็บไว้ในฐานข้อมูลคอมพิวเตอร์  คือการจัดเก็บและการค้นคืนสารนิเทศประกอบด้วยทรัพยากรสารนิเทศ ฐานข้อมูล และบุคลากร ดังรายละเอียดต่อไปนี้

 

1. ทรัพยากรสารนิเทศ ทรัพยากรสารนิเทศมีอยู่หลายประเภท ขึ้นอยู่กับเกณฑ์ที่ใช้ในการแบ่ง ได้แก่

      - แบ่งออกตามแหล่งสารนิเทศ คือ แหล่งปฐมภูมิ แหล่งทุติยภูมิ และแหล่งตติยภูมิ

 

            − แหล่งปฐมภูมิ เป็นสารนิเทศจากต้นแหล่งโดยตรง เช่น การสัมภาษณ์หรือตอบแบบสอบถาม ผลการศึกษา ค้นคว้า วิจัย การค้นพบทฤษฎีใหม่ และการวิเคราะห์วิพากษ์ทฤษฎีต่างๆ เป็นต้น

 

            − แหล่งทุติยภูมิ เป็นการรวบรวมข้อมูลและสารนิเทศจากแหล่งปฐมภูมิ โดยอาจเรียบเรียง จัดหมวดหมู่ให้เป็นระเบียบ สรุปให้เข้าใจง่าย หรือนำมาจัดทำเป็นดรรชนี เพื่อเป็นเครื่องมือช่วยในการสืบค้นต่อไป แหล่งทุติยภูมิที่สำคัญ ได้แก่ วารสารที่มีการสรุปย่อและตีความพัฒนาการหรือทฤษฎีใหม่ๆ ให้เข้าใจง่ายขึ้น ดรรชนีและสาระสังเขป หนังสือตำรา รายงานสถานภาพวิทยาการปัจจุบัน และจดหมายข่าว เป็นต้น

 

            − แหล่งตติยภูมิ เป็นการรวบรวมสารนิเทศที่ช่วยค้นหาแหล่งข้อมูลปฐมภูมิและทุติยภูมิ บางครั้งอาจพบว่าแหล่งตติยภูมินั้นถูกจัดรวมไว้กับแหล่งทุติยภูมิ เพราะสิ่งพิมพ์ประเภทนี้มีจำนวนน้อยกว่าแหล่งสารนิเทศสองประการแรกมาก แต่ในที่นี้จะกล่าว แยกไว้เพื่อให้เห็นความแตกต่างให้ชัดเจนขึ้น แหล่งสารนิเทศตติยภูมินี้ไม่มีสารนิเทศเกี่ยวกับความรู้เฉพาะสาขาวิชาต่างๆ แต่จะช่วยในการค้นคว้าข้อมูล เพื่อใช้ในการหาข้อมูลสารนิเทศเฉพาะสาขาวิชาอีกทีหนึ่ง สิ่งพิมพ์ประเภทนี้ประกอบด้วย นามานุกรม บรรณานุกรม บรรณนิทัศน์ 

 

 

      -  แบ่งออกตามรูปลักษณ์ของสื่อที่ใช้ในการจัดเก็บ ได้แก่ สื่อสิ่งพิมพ์ สื่อโสตทัศน์ และสื่ออิเล็กทรอนิกส์

                             − สื่อสิ่งพิมพ์  คือ สิ่งที่พิมพ์ขึ้นเป็นเล่มหรือ เป็นแผ่นโดยใช้ตัวอักษร ตัวเลข สัญลักษณ์  รหัส ในการสื่อความหมายสิ่งพิมพ์  หรือสิ่งตีพิมพ์  ซึ่งได้แก่  หนังสือ  วารสาร หนังสือพิมพ์ จุลสาร และกฤตภาค เป็นต้น

                              − สื่อโสตทัศน์  คือ สื่อที่ใช้บันทึกข้อมูล เรื่องราวต่างๆ ในวัสดุประเภทต่างๆ ได้แก่ เทปบันทึกเสียง  วีดิทัศน์  แผ่นใส  และรูปภาพ เป็นต้น

                              − สื่ออิเล็กทรอนิกส์  คือ ทรัพยากรสารนิเทศที่มีการผสมผสานเทคโนโลยีด้านการจัดเก็บและค้นคืนสารนิเทศเข้าไว้ด้วยกันในสื่อบันทึกชนิดใหม่มีรูปแบบเป็นดิสก์เก็ต (diskette) หรือเป็นออปติคัลดิสก์ (optical disk)   หรือเป็นแถบแม่เหล็ก (magnetic tape)  ได้แก่ ซีดี และดีวีดี เป็นต้น

 

       -  การจัดเก็บทรัพยากรสารนิเทศตามเนื้อหา  หมายถึงการนำสารนิเทศที่มีอยู่มาแยกประเภทตามสาขาวิชาอย่างกว้างๆ โดยนำสารนิเทศที่มีเนื้อหาเดียวกันจัดเก็บไว้ด้วยกัน ซึ่งมักจะแยกตามระบบการจัดหมวดหมู่ต่างๆ ที่มีผู้คิดค้นขึ้น ทรัพยากรสารนิเทศที่จัดเก็บตามระบบนี้มักได้แก่ หนังสือ และตำราทั่วๆ ไป นอกจากนี้การจัดเก็บสารนิเทศตามเนื้อหา อาจแบ่งเนื้อหาออกเป็นกลุ่มสาขาวิชาใหญ่ๆ ได้แก่ สังคมศาสตร์ มนุษยศาสตร์ และวิทยาศาสตร์ เป็นต้น

 

       -  การจัดเก็บทรัพยากรสารนิเทศตามรูปลักษณ์   หมายถึงสามารถแยกประเภททรัพยากรสารนิเทศโดยดูที่รูปลักษณ์หรือวัสดุที่ใช้บันทึกข้อมูล ซึ่งแบ่งออกได้เป็น สื่อสิ่งพิมพ์ สื่อโสตทัศน์ และสื่ออิเล็กทรอนิกส์

 

      -  การจัดเก็บทรัพยากรสารนิเทศตามหมายเลข  หมายถึงการจำแนก และเรียงสารนิเทศโดยใช้หมายเลขเป็นหลักแทนอักษรหรือสัญลักษณ์อื่นๆ นอกจากจะเรียงลำดับสารนิเทศตามหมายเลขแล้วจะต้องจัดทำดรรชนีเรียงตามลำดับอักษรเพื่อค้นหาหมายเลขที่ให้

 

      - การจัดเก็บทรัพยากรสารนิเทศตามพื้นที่ภูมิศาสตร์   หมายถึงการจำแนกและเรียงเอกสารโดยยึดอาณาเขตหรือพื้นที่ภูมิศาสตร์เป็นหลัก โดยนิยมกำหนดอักษรหรือรหัสหมายเลขประกอบ อาจเป็นระดับโลก ทวีป ประเทศ ภาค และจังหวัด เป็นต้น ในการกำหนดระบบจัดเก็บสารนิเทศขั้นต้น จึงควรกำหนดขอบเขตตามพื้นที่ภูมิศาสตร์ขั้นต่อไปจึงเรียงตามอักษรชื่อภูมิศาสตร์ หรือถ้ากำหนดรหัสหมายเลข ก็เรียงตามตัวเลข เช่น รหัสไปรษณีย์ และเลขหมายโทรศัพท์ เป็นต้น

 

      -  การจัดเก็บทรัพยากรสารนิเทศตามลำดับอักษร   หมายถึงการใช้ชื่อบุคคลหน่วยงาน หัวเรื่องและสถานที่ทางภูมิศาสตร์ เรียงตามลำดับอักษร การจัดเก็บสารนิเทศตามลำดับอักษร เป็นวิธีการเรียงลำดับสารนิเทศโดยใช้อักษรคือตัวหนังสือเป็นหลัก เป็นระบบ การจัดเก็บสารนิเทศที่นิยมใช้กันอย่างแพร่หลายมากที่สุด และเป็นวิธีการพื้นฐานที่นำไปใช้ร่วมกับการจัดเก็บสารนิเทศระบบอื่นๆ เช่น การจัดเก็บสารนิเทศตามพื้นที่ภูมิศาสตร์ ในการจัดเก็บสารนิเทศของหน่วยงาน สำนักงาน หรือสถาบันบริการสารนิเทศ ส่วนใหญ่จัดเก็บสารนิเทศตามลำดับอักษร เป็นพื้นฐาน โดยเฉพาะชื่อบุคคล ชื่อหน่วยงาน ชื่อสถาบัน เช่น การจัดเก็บรายละเอียดทางบรรณานุกรมจะเรียงลำดับตามอักษรชื่อผู้แต่ง และชื่อเรื่อง เป็นต้น

 

2. ฐานข้อมูล   คือ ในการจัดเก็บทรัพยากรสารนิเทศดังกล่าว จะมีการรวบรวมรายละเอียดหรือรายการของทรัพยากรสารนิเทศเก็บไว้ในฐานข้อมูลในคอมพิวเตอร์ เพื่อทำให้การจัดเก็บและการค้นคืนสารนิเทศมีความเป็นระบบ ระเบียบ ง่ายต่อการค้นคืนสารนิเทศสำหรับผู้ใช้มากขึ้น

 

3. บุคลากร  คือ บุคลากรที่เกี่ยวข้องกับการจัดเก็บและการค้นคืนสารนิเทศ ได้แก่

 

      − ผู้ที่ทำหน้าที่จัดเก็บสารนิเทศ   หมายถึงการจัดเก็บสารนิเทศที่มีประสิทธิภาพควรมีบุคลากรที่มีความรู้และความชำนาญในการจัดเก็บสารนิเทศ หากเป็นบุคลากรใหม่ ควรได้รับการฝึกอบรม หรือดูงาน ด้านการจัดเก็บสารนิเทศ เพื่อให้มีประสบการณ์มากขึ้น

 

      − ผู้ให้บริการค้นคืนสารนิเทศ   ได้แก่ บรรณารักษ์ และนักสารนิเทศ เป็นต้น ทำหน้าที่เป็นตัวกลางระหว่างผู้ใช้กับระบบการค้นคืนสารนิเทศ โดยจะต้องเป็นผู้ที่มีความรู้เกี่ยวกับทรัพยากรสารนิเทศประเภทต่างๆ ทราบวิธีในการเข้าถึงสารนิเทศแต่ละประเภท ทราบศัพท์เฉพาะที่จะใช้ค้นข้อมูลเฉพาะด้าน และมีกลวิธีในการสัมภาษณ์ผู้ใช้ เพื่อให้ทราบ ความต้องการสารนิเทศที่แท้จริง

 

      − ผู้ใช้สารนิเทศ   คือผู้ใช้ที่มีความต้องการสารนิเทศของตนเอง ซึ่งอาจจะค้นคืนด้วยตนเอง หรืออาจขอใช้บริการจากผู้ให้บริการค้นคืนสารนิเทศ โดยผู้ใช้สารนิเทศ ได้แก่ นักวิจัย ผู้บริหาร นักเรียนนักศึกษา อาจารย์ หรือประชาชนทั่วไป ซึ่งมีความต้องการสารนิเทศเพื่อใช้ประโยชน์ โดยการค้นจากฐานข้อมูลต่างๆ

 

^
^
แหล่งที่มา
http://202.183.233.73/human/member/prisana_mut/retrieval/a_ch2_storage2.pdf

ความหมายการจัดเก็บและค้นคืนสารสนเทศ

• เป็นกระบวนการทั้งการคัดเลือก  ควบคุมโครงสร้างสารสนเทศ   การจัดหา   การจัดเก็บสารสนเทศเพื่อการเข้าถึง และกระบวนการสำคัญใด ๆ ในการแสวงหาทรัพยากรสารสนเทศ  ซึ่งครอบคลุมการค้นหา  การดึงสารสนเทศที่เข้าเรื่องเรื่องใดเรื่องหนึ่งโดยเฉพาะจากแหล่งต่าง ๆ  ทั้งแหล่งจัดเก็บภายใน และแหล่งภายนอก  
• เพื่อให้ผู้ใช้ได้รับสารสนเทศ หรือรายการทรัพยากรสารสนเทศ ซึ่งบรรจุเนื้อหาตรงตามต้องการ  และในการบริการจะนำส่งให้ผู้ใช้อย่างรวดเร็วทันการณ์  
• ทั้งนี้การจัดเก็บและค้นคืนสารสนเทศเป็นระบบที่จัดทำทั้งด้วยแรงงานคน และด้วยคอมพิวเตอร์

องค์ประกอบในการค้นคืนสารสนเทศมี 3 ประการ คือ

1. ทรัพยากรสารสนเทศ
2. ผู้ใช้
3. การจับคู่ระหว่างความต้องการสารสนเทศของผู้ใช้กับทรัพยากรสารสนเทศ

ความสำคัญ การจัดเก็บและค้นคืนสารสนเทศ

1. ต่อหน่วยงานบริการสารสนเทศ 

1.1   เป็นตัวกลางเชื่อมโยงระหว่างผู้ผลิตสารสนเทศ แหล่งสารสนเทศ และผู้ต้องการใช้สารสนเทศ

1.2   ทำให้การถ่ายโอนและไหลเวียนของสารสนเทศเป็นไปอย่างมี ประสิทธิภาพ

1.3   เป็นงานหลักที่เชื่อมโยงกับงานบริการและเผยแพร่สารสนเทศ เพื่อส่งเสริมให้เกิด   การใช้สารสนเทศให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด

1.4   ช่วยให้ผู้ใช้ได้รับสารสนเทศที่ถูกต้อง โดยสามารถค้นคืนสารสนเทศได้ตรงกับความต้องการและได้รับสารสนเทศทันต่อเวลา ซึ่งเป็นไปตามนโยบายและวัตถุประสงค์ของหน่วยงานบริการสารสนเทศ

      2. ต่อผู้ใช้  

2.1  เปิดโอกาสให้ผู้ใช้เข้าถึงทรัพยากรสารสนเทศทุกประเภททั้งภายในหน่วยงานบริการสารสนเทศและแหล่งทรัพยากรทั่วโลกอย่างเสรี ภายใต้ข้อกำหนดของกฎหมายในเรื่องสิทธิของการใช้สารสนเทศ 

2.2  ให้ความสำคัญแก่ผู้ใช้กลุ่มต่างๆ โดยจัดทำเอกสารแนะนำการใช้ฐานข้อมูลต่าง ๆ   จัดเครื่องมืออำนวยความสะดวกเครื่องมือการค้นคืนที่เหมาะสม เพื่อให้ผู้ใช้ค้นคืนสารสนเทศได้ด้วยตนเอง หรือผ่านบรรณารักษ์ตอบคำถาม      

2.3  มีการพัฒนารูปแบบการดำเนินงานจัดเก็บและค้นคืนสารสนเทศ เพื่อให้เกิดความรวดเร็วทั้งวิธีการจัดหา จัดเก็บ และการค้นคืนสารสนเทศเพื่อให้ผู้ใช้ได้รับประโยชน์สูงสุด

2.4  ช่วยให้ผู้ใช้ได้รับสารสนเทศที่ถูกต้องและตรงกับความต้องการเพื่อนำไปใช้ประโยชน์ตามที่ต้องการและความสนใจ

2.5  สนับสนุนผู้ใช้ให้สามารถประเมิน แยกแยะทำความเข้าใจเชื่อมโยงความคิดของสารสนเทศ เพื่อการเลือกสรร ศึกษา แสวงหา และติดตามสารสนเทศได้ด้วยตนเองเป็นผู้เรียนแบบพึ่งตนเองตลอดไป 

www.slideshare.net/.../chapter1-4517094

www.isc.ob.tc/1%20ความรู้ เบื้องต้นเกี่ยวกับการค้นคืนสารสนเทศ.ppt

การจัดเก็บและการค้นคืนสารสนเทศ

ปัจจุบันสารนิเทศมีความสำคัญมากยิ่งขึ้น  ทำให้มีการผลิตสารนิเทศออกมาในรูปแบบต่างๆมากมาย  สารนิเทศที่เพิ่มมากขึ้นเหล่านี้ทำให้ผู้ใช้สารนิเทศไม่สามารถควบคุมหรือจดจำข้อมูล ข่าวสารต่างๆได้หมด  แต่มีความจำเป็นต้องใช้สารนิเทศเพื่อการศึกษา  การค้นคว้าวิจัยและการประกอบอาชีพ ดังนั้นจึงเกิดความพยายามในการหาวิธีที่จะจัดเก็บสารนิเทศจำนวนมหาศาลอย่างเป็นระบบ   เพื่อสะดวกในการนำมาใช้ให้คุ้มค่าหรือถ่ายทอดและแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างกันได้ทันกับความจำเป็นและทันต่อเหตุการณ์   รวมทั้งสามารถค้นคืนสารนิเทศที่จัดเก็บไว้มาใช้ประโยชน์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

 การจัดเก็บสารนิเทศ (Information Storage)  

หมายถึง การนำรายละเอียดของทรัพยากรสารนิเทศ มาจัดเก็บไว้ เพื่อจัดหมวดหมู่ ทำรายการ หรือทำดรรชนี สาระสังเขป  และจัดทำฐานข้อมูล เพื่อการค้นคืนสารนิเทศได้อย่างสะดวก รวดเร็ว และตรงกับความต้องการของผู้ใช้

 การค้นคืนสารนิเทศ (Information Retrieval)

 หมายถึง การดึงหรือค้นเอกสารย้อนหลัง ที่จัดเก็บไว้ตามหัวข้อที่ต้องการ การค้นตามหัวข้อ ความสนใจและความต้องการของผู้ใช้จากทรัพยากรสารนิเทศที่เข้ามาใหม่ทุกครั้ง  หรือการค้นให้ผู้ใช้เพื่อบริการสารนิเทศที่ทันสมัย การค้นเอกสารผู้ค้นทำการค้นจากเครื่องคอมพิวเตอร์โดยตรงหรือเครื่องที่เชื่อมโยงเข้าระบบคอมพิวเตอร์ที่ใช้โปรแกรมจัดเก็บและค้นคืนสารนิเทศ รวมทั้งเชื่อมโยงสู่ระบบอินเทอร์เน็ต  ทั้งนี้เพื่อการใช้ประโยชน์ต่างๆ ของผู้ใช้

 การจัดเก็บและการค้นคืนสารนิเทศ (Information storage and retrieval)   

คือ กระบวนการทั้งการคัดเลือกควบคุมโครงสร้างสารนิเทศ  การจัดหา การจัดเก็บสารนิเทศ  เพื่อการเข้าถึงและกระบวนการสำคัญใดๆในการแสวงหาทรัพยากรสารนิเทศ   ซึ่งครอบคลุมการค้นหา การดึงสารนิเทศที่เข้าเรื่อง  เรื่องใดเรื่องหนึ่งโดยเฉพาะจากแหล่งต่างๆ   ทั้งแหล่งจัดเก็บภายในและแหล่งภายนอก  เพื่อให้ผู้ใช้ได้รับสารนิเทศหรือรายการทรัพยากรสารนิเทศ   ซึ่งบรรจุเนื้อหาตรงตามต้องการ และในการบริการจะนำส่งให้ผู้ใช้อย่างรวดเร็วทันการณ์ ทั้งนี้การจัดเก็บและการค้นคืนสารนิเทศเป็นระบบที่จัดทำทั้งด้วยแรงงานคนและด้วยคอมพิวเตอร์

องค์ประกอบของการจัดเก็บและการค้นคืนสารนิเทศ

คือ การจัดเก็บและการค้นคืนสารนิเทศเป็นการเชื่อมโยงระหว่างทรัพยากรสารนิเทศกับผู้ใช้ซึ่งมีความต้องการสารนิเทศ โดยการรวบรวมสารนิเทศเก็บไว้ในฐานข้อมูลคอมพิวเตอร์  คือการจัดเก็บและการค้นคืนสารนิเทศประกอบด้วยทรัพยากรสารนิเทศ ฐานข้อมูล และบุคลากร ดังรายละเอียดต่อไปนี้

 

1. ทรัพยากรสารนิเทศ

ทรัพยากรสารนิเทศมีอยู่หลายประเภท ขึ้นอยู่กับเกณฑ์ที่ใช้ในการแบ่ง ได้แก่

       แบ่งออกตามแหล่งสารนิเทศ คือ แหล่งปฐมภูมิ แหล่งทุติยภูมิ และแหล่งตติยภูมิ

                 − แหล่งปฐมภูมิ เป็นสารนิเทศจากต้นแหล่งโดยตรง เช่น การสัมภาษณ์หรือตอบแบบสอบถาม ผลการศึกษา ค้นคว้า วิจัย การค้นพบทฤษฎีใหม่ และการวิเคราะห์วิพากษ์ทฤษฎีต่างๆ เป็นต้น

 − แหล่งทุติยภูมิ เป็นการรวบรวมข้อมูลและสารนิเทศจากแหล่งปฐมภูมิ โดยอาจเรียบเรียง จัดหมวดหมู่ให้เป็นระเบียบ สรุปให้เข้าใจง่าย หรือนำมาจัดทำเป็นดรรชนี เพื่อเป็นเครื่องมือช่วยในการสืบค้นต่อไป แหล่งทุติยภูมิที่สำคัญ ได้แก่ วารสารที่มีการสรุปย่อและตีความพัฒนาการหรือทฤษฎีใหม่ๆ ให้เข้าใจง่ายขึ้น ดรรชนีและสาระสังเขป หนังสือตำรา รายงานสถานภาพวิทยาการปัจจุบัน และจดหมายข่าว เป็นต้น

 − แหล่งตติยภูมิ เป็นการรวบรวมสารนิเทศที่ช่วยค้นหาแหล่งข้อมูลปฐมภูมิและทุติยภูมิ บางครั้งอาจพบว่าแหล่งตติยภูมินั้นถูกจัดรวมไว้กับแหล่งทุติยภูมิ เพราะสิ่งพิมพ์ประเภทนี้มีจำนวนน้อยกว่าแหล่งสารนิเทศสองประการแรกมาก แต่ในที่นี้จะกล่าว แยกไว้เพื่อให้เห็นความแตกต่างให้ชัดเจนขึ้น แหล่งสารนิเทศตติยภูมินี้ไม่มีสารนิเทศเกี่ยวกับความรู้เฉพาะสาขาวิชาต่างๆ แต่จะช่วยในการค้นคว้าข้อมูล เพื่อใช้ในการหาข้อมูลสารนิเทศเฉพาะสาขาวิชาอีกทีหนึ่ง สิ่งพิมพ์ประเภทนี้ประกอบด้วย นามานุกรม บรรณานุกรม บรรณนิทัศน์ 

     แบ่งออกตามรูปลักษณ์ของสื่อที่ใช้ในการจัดเก็บ ได้แก่

สื่อสิ่งพิมพ์ สื่อโสตทัศน์ และสื่ออิเล็กทรอนิกส์

         − สื่อสิ่งพิมพ์  คือ สิ่งที่พิมพ์ขึ้นเป็นเล่มหรือ เป็นแผ่นโดยใช้ตัวอักษร ตัวเลข สัญลักษณ์  รหัส ในการสื่อความหมายสิ่งพิมพ์  หรือสิ่งตีพิมพ์  ซึ่งได้แก่  หนังสือ  วารสาร หนังสือพิมพ์ จุลสาร และกฤตภาค เป็นต้น

         − สื่อโสตทัศน์  คือ สื่อที่ใช้บันทึกข้อมูล เรื่องราวต่างๆ ในวัสดุประเภทต่างๆ ได้แก่ เทปบันทึกเสียง  วีดิทัศน์  แผ่นใส  และรูปภาพ เป็นต้น

         − สื่ออิเล็กทรอนิกส์  คือ ทรัพยากรสารนิเทศที่มีการผสมผสานเทคโนโลยีด้านการจัดเก็บและค้นคืนสารนิเทศเข้าไว้ด้วยกันในสื่อบันทึกชนิดใหม่มีรูปแบบเป็นดิสก์เก็ต (diskette) หรือเป็นออปติคัลดิสก์ (optical disk)   หรือเป็นแถบแม่เหล็ก (magnetic tape)  ได้แก่ ซีดี และดีวีดี เป็นต้น

       -  การจัดเก็บทรัพยากรสารนิเทศตามเนื้อหา  หมายถึงการนำสารนิเทศที่มีอยู่มาแยกประเภทตามสาขาวิชาอย่างกว้างๆ โดยนำสารนิเทศที่มีเนื้อหาเดียวกันจัดเก็บไว้ด้วยกัน ซึ่งมักจะแยกตามระบบการจัดหมวดหมู่ต่างๆ ที่มีผู้คิดค้นขึ้น ทรัพยากรสารนิเทศที่จัดเก็บตามระบบนี้มักได้แก่ หนังสือ และตำราทั่วๆ ไป นอกจากนี้การจัดเก็บสารนิเทศตามเนื้อหา อาจแบ่งเนื้อหาออกเป็นกลุ่มสาขาวิชาใหญ่ๆ ได้แก่ สังคมศาสตร์ มนุษยศาสตร์ และวิทยาศาสตร์ เป็นต้น

       -  การจัดเก็บทรัพยากรสารนิเทศตามรูปลักษณ์   หมายถึงสามารถแยกประเภททรัพยากรสารนิเทศโดยดูที่รูปลักษณ์หรือวัสดุที่ใช้บันทึกข้อมูล ซึ่งแบ่งออกได้เป็น สื่อสิ่งพิมพ์ สื่อโสตทัศน์ และสื่ออิเล็กทรอนิกส์

      -  การจัดเก็บทรัพยากรสารนิเทศตามหมายเลข  หมายถึงการจำแนก และเรียงสารนิเทศโดยใช้หมายเลขเป็นหลักแทนอักษรหรือสัญลักษณ์อื่นๆ นอกจากจะเรียงลำดับสารนิเทศตามหมายเลขแล้วจะต้องจัดทำดรรชนีเรียงตามลำดับอักษรเพื่อค้นหาหมายเลขที่ให้

      - การจัดเก็บทรัพยากรสารนิเทศตามพื้นที่ภูมิศาสตร์   หมายถึงการจำแนกและเรียงเอกสารโดยยึดอาณาเขตหรือพื้นที่ภูมิศาสตร์เป็นหลัก โดยนิยมกำหนดอักษรหรือรหัสหมายเลขประกอบ อาจเป็นระดับโลก ทวีป ประเทศ ภาค และจังหวัด เป็นต้น ในการกำหนดระบบจัดเก็บสารนิเทศขั้นต้น จึงควรกำหนดขอบเขตตามพื้นที่ภูมิศาสตร์ขั้นต่อไปจึงเรียงตามอักษรชื่อภูมิศาสตร์ หรือถ้ากำหนดรหัสหมายเลข ก็เรียงตามตัวเลข เช่น รหัสไปรษณีย์ และเลขหมายโทรศัพท์ เป็นต้น

      -  การจัดเก็บทรัพยากรสารนิเทศตามลำดับอักษร   หมายถึงการใช้ชื่อบุคคลหน่วยงาน หัวเรื่องและสถานที่ทางภูมิศาสตร์ เรียงตามลำดับอักษร การจัดเก็บสารนิเทศตามลำดับอักษร เป็นวิธีการเรียงลำดับสารนิเทศโดยใช้อักษรคือตัวหนังสือเป็นหลัก เป็นระบบ การจัดเก็บสารนิเทศที่นิยมใช้กันอย่างแพร่หลายมากที่สุด และเป็นวิธีการพื้นฐานที่นำไปใช้ร่วมกับการจัดเก็บสารนิเทศระบบอื่นๆ เช่น การจัดเก็บสารนิเทศตามพื้นที่ภูมิศาสตร์ ในการจัดเก็บสารนิเทศของหน่วยงาน สำนักงาน หรือสถาบันบริการสารนิเทศ ส่วนใหญ่จัดเก็บสารนิเทศตามลำดับอักษร เป็นพื้นฐาน โดยเฉพาะชื่อบุคคล ชื่อหน่วยงาน ชื่อสถาบัน เช่น การจัดเก็บรายละเอียดทางบรรณานุกรมจะเรียงลำดับตามอักษรชื่อผู้แต่ง และชื่อเรื่อง เป็นต้น

 

         2. ฐานข้อมูล   

            คือ ในการจัดเก็บทรัพยากรสารนิเทศดังกล่าว จะมีการรวบรวมรายละเอียดหรือรายการของทรัพยากรสารนิเทศเก็บไว้ในฐานข้อมูลในคอมพิวเตอร์ เพื่อทำให้การจัดเก็บและการค้นคืนสารนิเทศมีความเป็นระบบ ระเบียบ ง่ายต่อการค้นคืนสารนิเทศสำหรับผู้ใช้มากขึ้น

 

         3. บุคลากร  

            คือ บุคลากรที่เกี่ยวข้องกับการจัดเก็บและการค้นคืนสารนิเทศ ได้แก่

      − ผู้ที่ทำหน้าที่จัดเก็บสารนิเทศ   หมายถึงการจัดเก็บสารนิเทศที่มีประสิทธิภาพควรมีบุคลากรที่มีความรู้และความชำนาญในการจัดเก็บสารนิเทศ หากเป็นบุคลากรใหม่ ควรได้รับการฝึกอบรม หรือดูงาน ด้านการจัดเก็บสารนิเทศ เพื่อให้มีประสบการณ์มากขึ้น

 

      − ผู้ให้บริการค้นคืนสารนิเทศ   ได้แก่ บรรณารักษ์ และนักสารนิเทศ เป็นต้น ทำหน้าที่เป็นตัวกลางระหว่างผู้ใช้กับระบบการค้นคืนสารนิเทศ โดยจะต้องเป็นผู้ที่มีความรู้เกี่ยวกับทรัพยากรสารนิเทศประเภทต่างๆ ทราบวิธีในการเข้าถึงสารนิเทศแต่ละประเภท ทราบศัพท์เฉพาะที่จะใช้ค้นข้อมูลเฉพาะด้าน และมีกลวิธีในการสัมภาษณ์ผู้ใช้ เพื่อให้ทราบ ความต้องการสารนิเทศที่แท้จริง

      − ผู้ใช้สารนิเทศ   คือผู้ใช้ที่มีความต้องการสารนิเทศของตนเอง ซึ่งอาจจะค้นคืนด้วยตนเอง หรืออาจขอใช้บริการจากผู้ให้บริการค้นคืนสารนิเทศ โดยผู้ใช้สารนิเทศ ได้แก่ นักวิจัย ผู้บริหาร นักเรียนนักศึกษา อาจารย์ หรือประชาชนทั่วไป ซึ่งมีความต้องการสารนิเทศเพื่อใช้ประโยชน์ โดยการค้นจากฐานข้อมูลต่างๆ

องค์ประกอบของการจัดเก็บและการค้นคืนสารสนเทศ

การจัดเก็บและการค้นคืน (knowledge storage and retrieval) องค์กรต้องกำหนดสิ่งสำคัญที่จะเก็บไว้เป็นองค์ความรู้ และต้องพิจารณาถึงวิธีการในการรักษา และการนำมาใช้ให้เกิดประโยชน์ตามความต้องการ องค์กรต้องเก็บรักษาสิ่งที่องค์กรเรียกว่าเป็นความรู้ไว้ให้ดีที่สุด ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลสารสนเทศ ตลอดจนผลสะท้อนกลับ การวิจัยและ การทดลอง การจัดเก็บเกี่ยวกับด้านเทคนิค เช่น การบันทึกเป็นฐานข้อมูล หรือการบันทึกเป็นลายลักษณ์อักษรที่ชัดเจน รวมทั้งที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการทางมนุษย์ด้วย เช่น  การสร้างและการจดจำของปัจเจกบุคคล เป็นต้น ทั้งนี้การสะสมความรู้ องค์กรควรคำนึงถึง โครงสร้างการจัดเก็บความรู้ ควรเป็นระบบที่สามารถค้นหาและส่งมอบได้อย่างถูกต้องและรวดเร็ว ทันเวลาและเหมาะสมกับความต้องการ และจัดให้มีการจำแนกรายการต่าง ๆ ที่อยู่บนพื้นฐานความจำเป็นในการเรียนรู้ องค์กรต้องพิจารณาความแตกต่างของกลุ่มคนในการค้นคืนความรู้ ต้องมีการจัดหมวดหมู่ตามองค์ประกอบต่าง ๆ เช่น ตามวัตถุประสงค์ของงาน ความชำนาญของผู้ใช้ เป็นต้น และองค์กรต้องหาวิธีทำให้พนักงานทราบถึงช่องทางหรือวิธีการสำหรับค้นหาความรู้ เช่น การทำสมุดจัดเก็บรายชื่อ และทักษะของผู้เชี่ยวชาญ เครือข่ายการทำงานตามลำดับชั้น การประชุม การฝึกอบรม เป็นต้น สิ่งเหล่านี้จะนำไปสู่การถ่ายทอดความรู้ในองค์กร 

 

การค้นสารสนเทศโดยมีเป้าหมายเพื่อให้ได้สารสนเทศที่ตรงกับความต้องการนั้น ต้องอาศัยกระบวนการสำคัญอย่างหนึ่งช่วยดึงสารสนเทศเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับความต้องการของผู้ใช้ออกมาจากที่จัดเก็บกระบวนการดังกล่าว คือ การค้นคืนสารสนเทศ (Information retrieval) หมายถึง กระบวนการในการค้นสารสนเทศโดยมีเป้าหมายเพื่อชี้หรือระบุสารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับเรื่องใดเรื่องหนึ่งโดยเฉพาะ กระบวนการค้นสารสนเทศจะดำเนินไปได้จนบรรลุเป้าหมายนั้น ต้องอาศัยทรัพยากรสารสนเทศที่ได้รวบรวม จัดเก็บและจัดทำเครื่องมือช่วยค้นอย่างเป็นระบบเอื้อต่อการค้น ต้องมีผู้ใช้ซึ่งมีความต้องการสารสนเทศ และทำการค้นสารสนเทศตามที่ต้องการ ในขณะที่ผู้ใช้ค้นสารสนเทศนั้นกระบวนการค้นคืนสารสนเทศจะจับคู่ระหว่างความต้องการ สารสนเทศของผู้ใช้กับทรัพยากรสารสนเทศทรัพยากรสารสนเทศส่วนหนึ่งที่ตรงกับความต้องการของผู้ใช้จะถูกจำแนกออกจากทรัพยากรทั้งหมด เป็นสารสนเทศที่ค้นคืนได้ (retrieved information)

 

ความสำคัญของการค้นคืนสารสนเทศ

ในยุคที่สารสนเทศมีจำนวนมาก มีความหลากหลายทั้งด้านรูปแบบและเนื้อหา เนื่องมาจากการศึกษาและวิทยาการต่าง ๆ ก้าวหน้าอย่างรวดเร็ว และสารสนเทศเหล่านี้อยู่กระจัดกระจายตามองค์กรและสถาบันต่าง ๆ ทั่วทุกมุมโลก การค้นคืนสารสนเทศจึงเป็นเครื่องมือสำคัญในการเข้าถึงและได้สารสนเทศที่ต้องการ

การค้นคืนสารเทศ ช่วยให้มนุษย์ได้รับสารสนเทศที่ต้องการ อย่างถูกต้อง ครอบคลุม สะดวกและรวดเร็วการได้รับสารสนเทศที่ถูกต้อง   ครอบคลุมและทันเวลาย่อมส่งผลต่อความสำเร็จในกิจกรรมต่าง ๆ ของมนุษย์ ไม่ว่าจะเป็นการศึกษาค้นคว้า วิจัย ปฏิบัติงาน วางแผน หรือตัดสินใจ

 

องค์ประกอบของการค้นคืนสารสนเทศ

องค์ประกอบพื้นฐาน 3  ส่วน คือ

  1. ทรัพยากรสารสนเทศ

  2. ผู้ใช้ 

  3. การจับคู่ระหว่างความต้องการสารสนเทศของผู้ใช้กับทรัพยากรสารสนเทศ

 

1. ทรัพยากรสารสนเทศ ระบบค้นคืนสารสนเทศจะต้องรวบรวมและจัดเก็บทรัพยากรสารสนเทศสำหรับผู้ใช้โดยคัดเลือกทรัพยากรสารสนเทศ และทำเครื่องมือช่วยค้น

1.1 การคัดเลือกทรัพยากรสารสนเทศ

 ต้องคัดเลือกสารสนเทศที่จะตอบสนองความต้องการของผู้ใช้  หรือเกิดประโยชน์ แก่ผู้ใช้ทั้งนี้ต้องคำนึงถึงกลุ่มเป้าหมายของหน่วยงานนั้นๆ เช่น กลุ่มผู้ใช้เป็นนักธุรกิจ นักการเมืองสิสิต นักศึกษา นักเรียน หรือผู้บริหาร เป็นต้น

1.2 การทำเครื่องมือช่วยค้น

หลังจากคัดเลือกแล้ว จะต้องดำเนินการเพื่อให้ค้นคืนได้ โดยการทำเครื่องมือช่วยค้น ซึ่งมีหลายประเภท เช่น รวมรายการทรัพยากรสารสนเทศ หรือนิยมเรียกว่า แค็ตตาล็อก (catalogue หรือ catalog) และดรรชนีวารสาร

 

2. ผู้ใช้

ความต้องการสารสนเทศของผู้ใช้นั้นจำแนกได้เป็น 2  ลักษณะคือ

2.1. ผู้ใช้ทราบบางส่วนของสารสนเทศ เช่น  ชื่อผู้แต่ง หรือ ชื่อเรื่องแล้ว

2.2. ต้องการสารสนเทศที่มีเนื้อหาเกี่ยวกับเรื่องใดเรื่องหนึ่ง

 

3.การจับคู่

การจับคู่ เป็นการเปรียบเทียบคำค้นที่แทนความต้องการของผู้ใช้ กับดรรชนีในเครื่องมือช่วยค้น  หากศัพท์ทั้ง 2 กลุ่มนี้ตรงกันทรัพยากรสารสนเทศเหล่านี้จะถูกรวบรวมเป็นสารสนเทศที่ค้นคืนได้หรือผลลัพธ์จากการค้นคืน ซึ่งผู้ใช้ต้องพิจารณาอีกครั้งว่าตรงกับความต้องการหรือไม่ การจับคู่เป็นหน้าที่ของระบบค้นคืนสารสนเทศในขณะที่การป้อนคำค้นเข้าสู่ระบบค้นคืนสารสนเทศเป็นหน้าที่ของผู้ใช้ การป้อนคำค้นเข้าสู่ระบบนั้น ผู้ใช้ต้องเลือกใช้คำสั่งเพื่อการค้นคืนของระบบค้นคืนซึ่งในแต่ละระบบมีลักษณะแตกต่างกันไป

 

องค์ประกอบทั้ง 3 ส่วนของระบบค้นคืนสารสนเทศ คือทรัพยากร ผู้ใช้ และการจับคู่ ร่วมกันดำเนินการในกระบวนการค้นคืนสารสนเทศโดยผู้ใช้ซึ่งมีความต้องการสารสนเทศกำหนดคำค้นแทนความต้องการสารสนเทศ ระบบการค้นคืนสารสนเทศทำหน้าที่จับคู่ระหว่างคำค้นกับดรรชนีในเครื่องมือช่วยค้นของทรัพยากรสารสนเทศ ผลที่ได้รับคือสารสนเทศที่ค้นคืนได้ ซึ่งหากการดำเนินการในแต่ละขั้นตอนอย่างถูกต้องและเหมาะสมแล้วสารสนเทศที่ค้นคืนได้ย่อมเกี่ยวข้องกับความต้องการของผู้ใช้ด้วยเหตุนี้ การค้นคืนสารสนเทศจึงเป็นกระบวนการในการค้นสารสนเทศของผู้ใช้ โดยมีเป้าหมายเพื่อชี้ หรือระบุสารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับเรื่องใดเรื่องหนึ่ง โดยเฉพาะเรื่องที่เกี่ยวข้องกับความต้องการของผู้ใช้

 

 

 

ที่มา

  http://www.kmi.trf.or.th/document/aboutKM/abount.KM.pdf

  http://www.google.co.th/#hl=th&q=%E0%B8%AD%E0%B8%87%E0%B8%84%E0%B9%8C%E0%B8%9B%E0%B8%A3%E0%B8%B0%E0%B8%81%E0%B8%AD%E0%B8%9A%E0%B8%82%E0%B8%AD%E0%B8%87%E0%B8%81%E0%B8%B2%E0%B8%A3%E0%B8%84%E0%B9%89%E0%B8%99%E0%B8%84%E0%B8%B7%E0%B8%99%E0%B8%AA%E0%B8%B2%E0%B8%A3%E0%B8%AA%E0%B8%99%E0%B9%80%E0%B8%97%E0%B8%A8.+%E0%B8%AD%E0%B8%87%E0%B8%84%E0%B9%8C%E0%B8%9B%E0%B8%A3%E0%B8%B0%E0%B8%81%E0%B8%AD%E0%B8%9A%E0%B8%9E%E0%B8%B7%E0%B9%89%E0%B8%99%E0%B8%90%E0%B8%B2%E0%B8%99+3+%E0%B8%AA%E0%B9%88%E0%B8%A7%E0%B8%99+%E0%B8%84%E0%B8%B7%E0%B8%AD.+%40+%E0%B8%97%E0%B8%A3%E0%B8%B1%E0%B8%9E%E0%B8%A2%E0%B8%B2%E0%B8%81%E0%B8%A3%E0%B8%AA%E0%B8%B2%E0%B8%A3%E0%B8%AA%E0%B8%99%E0%B9%80%E0%B8%97%E0%B8%A8+...+&aq=&aqi=&aql=&oq=&gs_rfai=&fp=79434384fc6d605b

 

 

 

 

องค์ประกอบของระบบสารสนเทศ

ในระบบสารสนเทศประกอบด้วยงานหลัก 4 ประการคือ การนำข้อมูล / สารสนเทศเข้าสู่ระบบ การประมวลผลสารสนเทศ การจัดเก็บสารสนเทศและการแสดงผลลัพธ์ที่นำไปใช้ได้ตามที่ต้องการ
- การนำข้อมูล / สารสนเทศเข้าสู่ระบบ : สามารถทำได้หลายรูปแบบ เช่น การนำข้อมูลจากแหล่งข้อมูล (source data) เข้าสู่ระบบ ได้แก่ ใบรับเงินจากรายการที่สั่งซื้อ หรือเป็นการเรียก ข้อมูลเก่า (ที่เคยบันทึกไว้แล้ว) เพื่อนำมาตรวจสอบ หรือเป็นการตอบรับหรือปฏิเสธจากหน้าจอ หรือเป็นการสั่งให้ทำงาน ได้แก่ สั่งให้ออกใบส่งของ หรือเป็นการส่งข้อความแก่ผู้ใช้คนอื่นในระบบ รวมทั้งการปรับปรุงข้อมูลโดยเฉพาะการพิมพ์เอกสาร ผู้ใช้สามารถเปลี่ยนแปลงข้อความหรือแก้ไข ตัวเลขให้ถูกต้องได้
- การประมวลผล : ในระบบสารสนเทศสามารถประมวลผลข้อมูล / สารสนเทศได้หลายวิธี ได้แก่ การจัดเรียงข้อมูล การเรียกใช้ข้อมูลที่จัดเก็บไว้แล้วและปรับปรุงข้อมูลให้ทันสมัยขึ้น การสรุปสารสนเทศ การคัดเลือกสารสนเทศ (ได้แก่ เลือกรายชื่อลูกค้าที่ใช้บริการมานานกว่า 5 ปี) รวมทั้งการคำนวณทางคณิตศาสตร์และการเปรียบเทียบทางตรรกะ
- การจัดเก็บสารสนเทศ : ระบบสารสนเทศปัจจุบันสามารถจัดเก็บข้อมูลสารสนเทศ ทั้งที่อยู่ในรูปของตัวเลข ตัวอักษร สัญลักษณ์ต่าง ๆ และภาพประกอบ ได้แก่ กราฟิก ภาพนิ่ง ภาพเคลื่อนไหว และเสียง ไว้ในรูปของฐานข้อมูลและ Web base รวมทั้งฐานความรู้ (Knowledge base)
- การแสดงผลลัพธ์ : ผลลัพธ์จากระบบสารสนเทศที่ออกมาในรูปของรายงานเอกสารทุกประเภท เรียกว่า hard copy ส่วน soft copy เป็นการแสดงผลบนหน้าจอภาพหรือระบบเสียง รวมทั้งคำสั่งที่ใช้ควบคุมหุ่นยนต์หรือการทำงานในระบบอัตโนมัติต่าง ๆ

ระบบสารสนเทศ สามารถจัดการได้เป็น 2 รูปแบบคือ
1. จัดการตามหน้าที่ของงานในองค์กร (Function – Base System) ตัวอย่างเช่น ภายใต้งานหลักขององค์กร ได้แก่ การเงิน การบัญชี การขาย การตลาด งานบุคคล การผลิต มีการใช้ระบบสารสนเทศกับการตรวจสอบสินค้าคงคลัง หรือเพื่อการคิดเงินเดือนลูกจ้าง หรือการทำบัญชี เป็นต้น ดังนั้นฐานข้อมูลที่สร้างขึ้นและผลลัพธ์ที่ออกมาก็จะใช้เฉพาะงานนั้นๆ เท่านั้น
2. จัดการในรูปของระบบผสมผสานเบ็ดเสร็จหรือบูรณาการ (Integrated System) นั่นคือ ข้อมูลสารสนเทศจะถูกจัดเป็นฐานข้อมูลที่สามารถเข้าถึงและแลกเปลี่ยนระหว่างหน่วยงานตามหน้าที่ต่างๆ ที่มีความสัมพันธ์กัน
การนำข้อมูลเข้าสู่ระบบสารสนเทศ : การที่เราสร้างระบบสารสนเทศก็เพื่อจะเรียกใช้ สารสนเทศที่ต้องการอย่างถูกต้องและรวดเร็ว ดังนั้นเมื่อมีระบบฐานข้อมูลช่วยจัดการข้อมูล / สารสนเทศ ให้อยู่ในระบบระเบียบง่ายแก่การเข้าถึงแล้ว เรายังสามารถเพิ่มเติมแก้ไขข้อมูลได้ตามวัตถุประสงค์ของธุรกิจนั้น การเพิ่มเติมแก้ไขข้อมูลในที่นี้ คือการนำข้อมูลเข้าสู่ระบบสารสนเทศ (data entry) ผู้ใช้สามารถส่งผ่านทาง terminal ที่เป็นเครื่อง PC ของระบบสารสนเทศและประมวลผลข้อมูลและประมวลผลข้อมูลได้ 2 วิธี คือ
1. Batch processing คือ การประมวลผลข้อมูลที่ได้รับการรวบรวมไว้เป็นกลุ่มข้อมูล แล้วส่งเข้าสู่ระบบสารสนเทศเพื่อนำไปประมวลผลเป็นครั้งคราว ตัวอย่างเช่น การคิดเงินเดือนพนักงาน ฝ่ายบุคคลจะเก็บรวบรวมข้อมูลลูกจ้างที่ทำงาน (รายวัน, รายสัปดาห์ หรือรายเดือน) เช่น จำนวนชั่วโมง อัตราค่าจ้าง จำนวนชั่วโมงที่ทำงานล่วงเวลา (ถ้ามี) ตามรอบเวลาการทำงาน (เช่น รายวัน, รายวันสัปดาห์, รายเดือน) แล้ว จึงส่งข้อมูลที่รวบรวมไว้นี้เข้าสู่ระบบสารสนเทศเพื่อคำนวณเงินเดือนหรือค่าจ้างของทุกคนต่อไป
2. Transaction-oriented processing คือ การประมวลผลข้อมูลทุกครั้งที่มีการส่งข้อมูลเข้าสู่ระบบ ตัวอย่างเช่น การสั่งซื้อสินค้าทุกครั้งที่มีลูกค้าสั่งซื้อ (ในเวลาทำการ) ข้อมูลลูกค้าและรายการสินค้าที่สั่งจะถูกส่งเข้าสู่ระบบเพื่อประมวลผล ได้แก่ เปรียบเทียบจำนวนสินค้าในโกดัง ตรวจสอบราคา และตอบลูกค้าได้ทันทีว่าสินค้าที่สั่งนั้นมีหรือไม่ ส่งแล้วหรือรอส่งของจากผู้ผลิต จำนวนเงิน วันกำหนดส่ง เป็นต้น เป็นการตอบรับทันที ไม่เหมือน batch processing ที่จะต้องรอรวบรวมข้อมูลก่อน

 

เทคโนโลยีสารสนเทศ

ระบบสารสนเทศ

(Information system)

 

สารสนเทศ

(Information) มีความสำคัญเกี่ยวข้องกับการดำรงชีวิตของมนุษย์ มนุษย์แสวงหาสารสนเทศ เพื่อตอบสนองวัตถุประสงค์ต่างๆ เช่น เพื่อการดำเนินชีวิตประจำวัน เพื่อการปฏิบัติงานตาม ภารกิจของตน เพื่อติดตามข่าวสารและพัฒนาความรู้ และเพื่อความบันเทิง เป็นต้น ในการแสวง หาสารสนเทศที่ต้องการผู้แสวงหาหาสารสนเทศจากแหล่งต่างๆ เช่น แหล่งบุคคล แหล่งสถาบัน แหล่งสื่อต่างๆ ได้แก่ สื่อตีพิมพ์ สื่อไม่ตีพิมพ์ และสื่ออิเล็กทรอนิก อย่างไรก็ตามปัญหาที่ประสบ คือ สารสนเทศมีปริมาณมากมายมหาศาล และทวีจำนวนเพิ่มขึ้นทุกวันอย่างรวดเร็ว ประกอบกับข้อจำกัดด้านเวลา ภาษาและสถานที่ ทำให้ไม่สามารถติดตามสารสนเทศที่สนใจได้หมด แหล่งที่จะอำนวยความสะดวกมากที่สุดที่ทำให้เข้าถึงสารสนเทศที่ต้องการ คือ แหล่งสารสนเทศที่เป็นทางการและเป็นระบบซึ่งทำหน้าที่จัดรวบรวมสารสนเทศและ จัดเก็บอย่างเป็นระบบ และสามารถค้นคืนได้อย่างมีประสิทธิภาพ ได้แก่ ระบบสารสนเทศ (Information system)

 

การคิดนำคอมพิวเตอร์มาใช้ในองค์กรเพื่อเพิ่มพูนประสิทธิภาพของหน่วยงานต่างๆ นั้น เริ่มเกิดมีมาตั้งแต่เมื่อมอชลีย์และเอคเกิรตสร้างคอมพิวเตอร์เอริแอคสำเร็จ แล้ว โดยบุคคลทั้งสองได้ลงทุนเปิดบริษัทจัดสร้างคอมพิวเตอร์สำหรับขายในเชิง ธุรกิจ แต่โดยที่ทั้งสองปนะสบปัญหาทางด้านการเงินจึงต้องขายกิจการให้บริษัทเรมิ งตัน เรนด์ และจัดสร้างคอมพิวเตอร์

UNIVAC I เป็น คอมพิวเตอร์เครื่องแรกสำหรับใช้ในงานเชิงธุรกิจ หลังจากนั้นบริษัทอื่นๆ เช่นไอบีเอ็ม จึงเริ่มสนใจผลิตคอมพิวเตอร์ออกขายบ้าง ทำให้เกิดการประยุกต์คอมพิวเตอร์ที่เรียกรวมๆ ว่า การประมวลผลข้อมูล (Data Processing หรือ Electronic Data processing เรียกย่อๆ ว่า DP หรือ EDP)

 

การประมวลผลข้อมูลนั้นกล่าวโดยย่อก็คือ การนำข้อมูลต่างๆ มาดำเนินการให้เกิดเป็นเอกสารและรายงานต่างๆ ตามรูปแบบที่ผู้ใช้ต้องการนั่นเอง ยกตัวอย่างเช่น ในทางด้านการสำมะโนประชากร ซึ่งเป็นงานประยุกต์อย่างแรกทางด้านการประมวลผลข้อมูลนั้น การใช้คอมพิวเตอร์ประกอบด้วยการนำข้อมูลที่ได้จากการสำรวจมาแจงนับแยกเป็น กลุ่มๆ แล้วจัดทำเป็นรายงานต่างๆ ตามความต้องการของสำนักงานสำมะโนประชากร หรือในบริษัทอุตสาหกรรม การประมวลผลข้อมูลประกอบด้วยการนำข้อมูลการสั่งสินค้าของลุกค้ามาจัดทำใบส่ง ของ ใบเรียกเก็บเงิน ลงรายการบัญชี จัดทำบัญชี เป็นต้น

ปัจจุบัน หน่วยงานต่างๆ จัดให้มีระบบสารสนเทศเพื่อให้บริการสารสนเทศที่ตอบสนองความต้องการของหน่วย งาน อันจะช่วยพัฒนาประสิทธิภาพการดำเนินงานของหน่วยงาน ดังนั้น ระบบสารสนเทศที่มีประสิทธิภาพ จึงเป็นหัวใจสำคัญของหน่วยงาน ระบบสารสนเทศทำหน้าที่เกี่ยวข้องโดย ตรงกับการจัดเก็บและการค้นคืนสารสนเทศให้แก่ผู้ใช้ ประสิทธิภาพของระบบขึ้นอยู่กับการดำเนินงานจัดเก็บและค้นคืน

info-sys.gif

 

ระบบ สารสนเทศบางครั้งเรียกว่า ระบบจัดเก็บและค้นคืนสารสนเทศ (Information and Retrieval Sytem หรือใช้คำย่อว่า ISARS) หรือ ระบบค้นคืนสารสนเทศ (Information Retrieval System หรือ IRS )

 

การค้นคืน

(Retrieval) หมายถึง การได้รับสิ่งที่ต้องการกลับคืนมา การค้นคืนสารสนเทศ (Information retrieval) จึงเป็นการกระทำใด ๆ ที่คัดเลือกสารสนเทศจากแหล่งเก็บเพื่อทำให้ได้รับสารสนเทศตามที่ต้องการ ซึ่งอาจเป็นข้อมูล หรือ รายการเอกสารซึ่งบรรจุเนื้อหาที่ต้องการ การค้นคืนสารสนเทศมีความหมายเช่นเดียวกับการค้นวรรณกรรม (Literature searching) ซึ่งหมายถึง กระบวนการค้นเอกสาร เพื่อให้ได้เอกสารที่เกี่ยวข้องกับเรื่องใดเรื่องหนึ่ง หลักการสำคัญของการค้นคืนสารสนเทศ คือ การค้นหาและนำสารสนเทศที่ตรงตามความต้องการ ส่งให้แก่ผู้ใช้อย่างรวดเร็ว ทันการ ระบบใดก็ตามที่ได้รับการออกแบบเพื่ออำนวยความสะดวกในการค้นสิ่งพิมพ์ จึงเรียกว่า ระบบค้นคืนสารสนเทศ ตัวอย่างเช่น บัตรรายการ สิ่งพิมพ์ดรรชนี เป็นต้น

 

ความรู้ไม่สามารถถ่ายทอดจากบุคคลหนึ่งไปสู่อีกบุคคลหนึ่งโดยตรงเสมอไป จึงต้องมีแหล่งเก็บรวบรวมความรู้ คือ ระบบสารสนเทศ ซึ่งเป็นระบบที่ทำหน้าที่รวบรวม จัดเก็บ และนำสารสนเทศไปใช้ในองค์กร ระบบทำหน้าที่เป็นช่องทาง

(Channel) ของสารสนเทศ ระบบประกอบด้วยคน ครุภัณฑ์ และกระบวนการ

 

บ่อยครั้งที่คนมักคิดคงระบบสารสนเทศว่าประกอบด้วยระบบคอมพิวเตอร์และมี ฐานข้อมูล

(Databases) จัดเก็บสารสนเทศเท่านั้น โดยลืมนึกถึง คน ซึ่งทำหน้าที่รวบรวมสารสนเทศจากแหล่งต่างๆ และจัดเก็บไว้ในฐานข้อมูล

 

ระบบสารสนเทศเป็นการสื่อสารในรูปแบบหนึ่ง ประกอบด้วยการส่งสาร จากแหล่งหนึ่งไปสู่แหล่งหนึ่ง ระหว่างการส่งสาร สารจะมีคุณภาพต่อผู้รับหรือไม่ ขึ้นอยู่กับว่ามีสิ่งรบกวน

(Noise) มากน้อยเพียงไร ซึ่งเป็นอุปสรรคทำให้ระบบสารสนเทศ ไม่ตอบสนองความต้องการเท่าที่ควร

 

วัตถุประสงค์ของระบบสารสนเทศ

เพื่อเป็นสื่อประสานระหว่างผู้ใช้และทรัพยากร

นำผู้ใช้ให้สามารถเข้าถึงทรัพยากรได้อย่างมีประสิทธิภาพ และอย่างประหยัด

บทบาทของระบบสารสนเทศ

มี

2 ประการ คือ

 

บทบาทเชิงรับ

(Passive role) จัดเตรียมวิธีการให้ผู้ใช้ได้เข้าถึงทรัพยากรที่มี เช่น การทำรายการ ดรรชนี จัดหมวดหมู่

 

บทบาทเชิงรุก

(Active role) แจ้งให้ผู้ใช้ทราบถึงสารสนเทศทันสมัย (Current awareness) หรือ นำเอกสารที่ผู้ใช้ต้องการ ให้ถึงมือผู้ใช้โดยการค้นคืนสารสนเทศที่ต้องการ

 

　

องค์ประกอบของระบบสารสนเทศ

ในระบบสารสนเทศประกอบด้วยงานหลัก 4 ประการคือ การนำข้อมูล / สารสนเทศเข้าสู่ระบบ การประมวลผลสารสนเทศ การจัดเก็บสารสนเทศและการแสดงผลลัพธ์ที่นำไปใช้ได้ตามที่ต้องการ
- การนำข้อมูล / สารสนเทศเข้าสู่ระบบ : สามารถทำได้หลายรูปแบบ เช่น การนำข้อมูลจากแหล่งข้อมูล (source data) เข้าสู่ระบบ ได้แก่ ใบรับเงินจากรายการที่สั่งซื้อ หรือเป็นการเรียก ข้อมูลเก่า (ที่เคยบันทึกไว้แล้ว) เพื่อนำมาตรวจสอบ หรือเป็นการตอบรับหรือปฏิเสธจากหน้าจอ หรือเป็นการสั่งให้ทำงาน ได้แก่ สั่งให้ออกใบส่งของ หรือเป็นการส่งข้อความแก่ผู้ใช้คนอื่นในระบบ รวมทั้งการปรับปรุงข้อมูลโดยเฉพาะการพิมพ์เอกสาร ผู้ใช้สามารถเปลี่ยนแปลงข้อความหรือแก้ไข ตัวเลขให้ถูกต้องได้
- การประมวลผล : ในระบบสารสนเทศสามารถประมวลผลข้อมูล / สารสนเทศได้หลายวิธี ได้แก่ การจัดเรียงข้อมูล การเรียกใช้ข้อมูลที่จัดเก็บไว้แล้วและปรับปรุงข้อมูลให้ทันสมัยขึ้น การสรุปสารสนเทศ การคัดเลือกสารสนเทศ (ได้แก่ เลือกรายชื่อลูกค้าที่ใช้บริการมานานกว่า 5 ปี) รวมทั้งการคำนวณทางคณิตศาสตร์และการเปรียบเทียบทางตรรกะ
- การจัดเก็บสารสนเทศ : ระบบสารสนเทศปัจจุบันสามารถจัดเก็บข้อมูลสารสนเทศ ทั้งที่อยู่ในรูปของตัวเลข ตัวอักษร สัญลักษณ์ต่าง ๆ และภาพประกอบ ได้แก่ กราฟิก ภาพนิ่ง ภาพเคลื่อนไหว และเสียง ไว้ในรูปของฐานข้อมูลและ Web base รวมทั้งฐานความรู้ (Knowledge base)
- การแสดงผลลัพธ์ : ผลลัพธ์จากระบบสารสนเทศที่ออกมาในรูปของรายงานเอกสารทุกประเภท เรียกว่า hard copy ส่วน soft copy เป็นการแสดงผลบนหน้าจอภาพหรือระบบเสียง รวมทั้งคำสั่งที่ใช้ควบคุมหุ่นยนต์หรือการทำงานในระบบอัตโนมัติต่าง ๆ

ระบบสารสนเทศ สามารถจัดการได้เป็น 2 รูปแบบคือ
1. จัดการตามหน้าที่ของงานในองค์กร (Function – Base System) ตัวอย่างเช่น ภายใต้งานหลักขององค์กร ได้แก่ การเงิน การบัญชี การขาย การตลาด งานบุคคล การผลิต มีการใช้ระบบสารสนเทศกับการตรวจสอบสินค้าคงคลัง หรือเพื่อการคิดเงินเดือนลูกจ้าง หรือการทำบัญชี เป็นต้น ดังนั้นฐานข้อมูลที่สร้างขึ้นและผลลัพธ์ที่ออกมาก็จะใช้เฉพาะงานนั้นๆ เท่านั้น
2. จัดการในรูปของระบบผสมผสานเบ็ดเสร็จหรือบูรณาการ (Integrated System) นั่นคือ ข้อมูลสารสนเทศจะถูกจัดเป็นฐานข้อมูลที่สามารถเข้าถึงและแลกเปลี่ยนระหว่างหน่วยงานตามหน้าที่ต่างๆ ที่มีความสัมพันธ์กัน
การนำข้อมูลเข้าสู่ระบบสารสนเทศ : การที่เราสร้างระบบสารสนเทศก็เพื่อจะเรียกใช้ สารสนเทศที่ต้องการอย่างถูกต้องและรวดเร็ว ดังนั้นเมื่อมีระบบฐานข้อมูลช่วยจัดการข้อมูล / สารสนเทศ ให้อยู่ในระบบระเบียบง่ายแก่การเข้าถึงแล้ว เรายังสามารถเพิ่มเติมแก้ไขข้อมูลได้ตามวัตถุประสงค์ของธุรกิจนั้น การเพิ่มเติมแก้ไขข้อมูลในที่นี้ คือการนำข้อมูลเข้าสู่ระบบสารสนเทศ (data entry) ผู้ใช้สามารถส่งผ่านทาง terminal ที่เป็นเครื่อง PC ของระบบสารสนเทศและประมวลผลข้อมูลและประมวลผลข้อมูลได้ 2 วิธี คือ
1. Batch processing คือ การประมวลผลข้อมูลที่ได้รับการรวบรวมไว้เป็นกลุ่มข้อมูล แล้วส่งเข้าสู่ระบบสารสนเทศเพื่อนำไปประมวลผลเป็นครั้งคราว ตัวอย่างเช่น การคิดเงินเดือนพนักงาน ฝ่ายบุคคลจะเก็บรวบรวมข้อมูลลูกจ้างที่ทำงาน (รายวัน, รายสัปดาห์ หรือรายเดือน) เช่น จำนวนชั่วโมง อัตราค่าจ้าง จำนวนชั่วโมงที่ทำงานล่วงเวลา (ถ้ามี) ตามรอบเวลาการทำงาน (เช่น รายวัน, รายวันสัปดาห์, รายเดือน) แล้ว จึงส่งข้อมูลที่รวบรวมไว้นี้เข้าสู่ระบบสารสนเทศเพื่อคำนวณเงินเดือนหรือค่าจ้างของทุกคนต่อไป
2. Transaction-oriented processing คือ การประมวลผลข้อมูลทุกครั้งที่มีการส่งข้อมูลเข้าสู่ระบบ ตัวอย่างเช่น การสั่งซื้อสินค้าทุกครั้งที่มีลูกค้าสั่งซื้อ (ในเวลาทำการ) ข้อมูลลูกค้าและรายการสินค้าที่สั่งจะถูกส่งเข้าสู่ระบบเพื่อประมวลผล ได้แก่ เปรียบเทียบจำนวนสินค้าในโกดัง ตรวจสอบราคา และตอบลูกค้าได้ทันทีว่าสินค้าที่สั่งนั้นมีหรือไม่ ส่งแล้วหรือรอส่งของจากผู้ผลิต จำนวนเงิน วันกำหนดส่ง เป็นต้น เป็นการตอบรับทันที ไม่เหมือน batch processing ที่จะต้องรอรวบรวมข้อมูลก่อน

 

เทคโนโลยีสารสนเทศ

ระบบสารสนเทศ

(Information system)

 

 

 

 

สารสนเทศ

(Information) มีความสำคัญเกี่ยวข้องกับการดำรงชีวิตของมนุษย์ มนุษย์แสวงหาสารสนเทศ เพื่อตอบสนองวัตถุประสงค์ต่างๆ เช่น เพื่อการดำเนินชีวิตประจำวัน เพื่อการปฏิบัติงานตาม ภารกิจของตน เพื่อติดตามข่าวสารและพัฒนาความรู้ และเพื่อความบันเทิง เป็นต้น ในการแสวง หาสารสนเทศที่ต้องการผู้แสวงหาหาสารสนเทศจากแหล่งต่างๆ เช่น แหล่งบุคคล แหล่งสถาบัน แหล่งสื่อต่างๆ ได้แก่ สื่อตีพิมพ์ สื่อไม่ตีพิมพ์ และสื่ออิเล็กทรอนิก อย่างไรก็ตามปัญหาที่ประสบ คือ สารสนเทศมีปริมาณมากมายมหาศาล และทวีจำนวนเพิ่มขึ้นทุกวันอย่างรวดเร็ว ประกอบกับข้อจำกัดด้านเวลา ภาษาและสถานที่ ทำให้ไม่สามารถติดตามสารสนเทศที่สนใจได้หมด แหล่งที่จะอำนวยความสะดวกมากที่สุดที่ทำให้เข้าถึงสารสนเทศที่ต้องการ คือ แหล่งสารสนเทศที่เป็นทางการและเป็นระบบซึ่งทำหน้าที่จัดรวบรวมสารสนเทศและ จัดเก็บอย่างเป็นระบบ และสามารถค้นคืนได้อย่างมีประสิทธิภาพ ได้แก่ ระบบสารสนเทศ (Information system)

 

 

 

 

การคิดนำคอมพิวเตอร์มาใช้ในองค์กรเพื่อเพิ่มพูนประสิทธิภาพของหน่วยงานต่างๆ นั้น เริ่มเกิดมีมาตั้งแต่เมื่อมอชลีย์และเอคเกิรตสร้างคอมพิวเตอร์เอริแอคสำเร็จ แล้ว โดยบุคคลทั้งสองได้ลงทุนเปิดบริษัทจัดสร้างคอมพิวเตอร์สำหรับขายในเชิง ธุรกิจ แต่โดยที่ทั้งสองปนะสบปัญหาทางด้านการเงินจึงต้องขายกิจการให้บริษัทเรมิ งตัน เรนด์ และจัดสร้างคอมพิวเตอร์

UNIVAC I เป็น คอมพิวเตอร์เครื่องแรกสำหรับใช้ในงานเชิงธุรกิจ หลังจากนั้นบริษัทอื่นๆ เช่นไอบีเอ็ม จึงเริ่มสนใจผลิตคอมพิวเตอร์ออกขายบ้าง ทำให้เกิดการประยุกต์คอมพิวเตอร์ที่เรียกรวมๆ ว่า การประมวลผลข้อมูล (Data Processing หรือ Electronic Data processing เรียกย่อๆ ว่า DP หรือ EDP)

 

 

 

 

การประมวลผลข้อมูลนั้นกล่าวโดยย่อก็คือ การนำข้อมูลต่างๆ มาดำเนินการให้เกิดเป็นเอกสารและรายงานต่างๆ ตามรูปแบบที่ผู้ใช้ต้องการนั่นเอง ยกตัวอย่างเช่น ในทางด้านการสำมะโนประชากร ซึ่งเป็นงานประยุกต์อย่างแรกทางด้านการประมวลผลข้อมูลนั้น การใช้คอมพิวเตอร์ประกอบด้วยการนำข้อมูลที่ได้จากการสำรวจมาแจงนับแยกเป็น กลุ่มๆ แล้วจัดทำเป็นรายงานต่างๆ ตามความต้องการของสำนักงานสำมะโนประชากร หรือในบริษัทอุตสาหกรรม การประมวลผลข้อมูลประกอบด้วยการนำข้อมูลการสั่งสินค้าของลุกค้ามาจัดทำใบส่ง ของ ใบเรียกเก็บเงิน ลงรายการบัญชี จัดทำบัญชี เป็นต้น

ปัจจุบัน หน่วยงานต่างๆ จัดให้มีระบบสารสนเทศเพื่อให้บริการสารสนเทศที่ตอบสนองความต้องการของหน่วย งาน อันจะช่วยพัฒนาประสิทธิภาพการดำเนินงานของหน่วยงาน ดังนั้น ระบบสารสนเทศที่มีประสิทธิภาพ จึงเป็นหัวใจสำคัญของหน่วยงาน ระบบสารสนเทศทำหน้าที่เกี่ยวข้องโดย ตรงกับการจัดเก็บและการค้นคืนสารสนเทศให้แก่ผู้ใช้ ประสิทธิภาพของระบบขึ้นอยู่กับการดำเนินงานจัดเก็บและค้นคืน

 

 

info-sys.gif

 

ระบบ สารสนเทศบางครั้งเรียกว่า ระบบจัดเก็บและค้นคืนสารสนเทศ (Information and Retrieval Sytem หรือใช้คำย่อว่า ISARS) หรือ ระบบค้นคืนสารสนเทศ (Information Retrieval System หรือ IRS )

 

 

 

 

การค้นคืน

(Retrieval) หมายถึง การได้รับสิ่งที่ต้องการกลับคืนมา การค้นคืนสารสนเทศ (Information retrieval) จึงเป็นการกระทำใด ๆ ที่คัดเลือกสารสนเทศจากแหล่งเก็บเพื่อทำให้ได้รับสารสนเทศตามที่ต้องการ ซึ่งอาจเป็นข้อมูล หรือ รายการเอกสารซึ่งบรรจุเนื้อหาที่ต้องการ การค้นคืนสารสนเทศมีความหมายเช่นเดียวกับการค้นวรรณกรรม (Literature searching) ซึ่งหมายถึง กระบวนการค้นเอกสาร เพื่อให้ได้เอกสารที่เกี่ยวข้องกับเรื่องใดเรื่องหนึ่ง หลักการสำคัญของการค้นคืนสารสนเทศ คือ การค้นหาและนำสารสนเทศที่ตรงตามความต้องการ ส่งให้แก่ผู้ใช้อย่างรวดเร็ว ทันการ ระบบใดก็ตามที่ได้รับการออกแบบเพื่ออำนวยความสะดวกในการค้นสิ่งพิมพ์ จึงเรียกว่า ระบบค้นคืนสารสนเทศ ตัวอย่างเช่น บัตรรายการ สิ่งพิมพ์ดรรชนี เป็นต้น

 

ความรู้ไม่สามารถถ่ายทอดจากบุคคลหนึ่งไปสู่อีกบุคคลหนึ่งโดยตรงเสมอไป จึงต้องมีแหล่งเก็บรวบรวมความรู้ คือ ระบบสารสนเทศ ซึ่งเป็นระบบที่ทำหน้าที่รวบรวม จัดเก็บ และนำสารสนเทศไปใช้ในองค์กร ระบบทำหน้าที่เป็นช่องทาง

(Channel) ของสารสนเทศ ระบบประกอบด้วยคน ครุภัณฑ์ และกระบวนการ

 

บ่อยครั้งที่คนมักคิดคงระบบสารสนเทศว่าประกอบด้วยระบบคอมพิวเตอร์และมี ฐานข้อมูล

(Databases) จัดเก็บสารสนเทศเท่านั้น โดยลืมนึกถึง คน ซึ่งทำหน้าที่รวบรวมสารสนเทศจากแหล่งต่างๆ และจัดเก็บไว้ในฐานข้อมูล

 

ระบบสารสนเทศเป็นการสื่อสารในรูปแบบหนึ่ง ประกอบด้วยการส่งสาร จากแหล่งหนึ่งไปสู่แหล่งหนึ่ง ระหว่างการส่งสาร สารจะมีคุณภาพต่อผู้รับหรือไม่ ขึ้นอยู่กับว่ามีสิ่งรบกวน

(Noise) มากน้อยเพียงไร ซึ่งเป็นอุปสรรคทำให้ระบบสารสนเทศ ไม่ตอบสนองความต้องการเท่าที่ควร

 

วัตถุประสงค์ของระบบสารสนเทศ

เพื่อเป็นสื่อประสานระหว่างผู้ใช้และทรัพยากร

นำผู้ใช้ให้สามารถเข้าถึงทรัพยากรได้อย่างมีประสิทธิภาพ และอย่างประหยัด

บทบาทของระบบสารสนเทศ

 

 

มี

2 ประการ คือ

 

บทบาทเชิงรับ

(Passive role) จัดเตรียมวิธีการให้ผู้ใช้ได้เข้าถึงทรัพยากรที่มี เช่น การทำรายการ ดรรชนี จัดหมวดหมู่

 

บทบาทเชิงรุก

(Active role) แจ้งให้ผู้ใช้ทราบถึงสารสนเทศทันสมัย (Current awareness) หรือ นำเอกสารที่ผู้ใช้ต้องการ ให้ถึงมือผู้ใช้โดยการค้นคืนสารสนเทศที่ต้องการ

 

　

ระบบสารสนเทศ (Information system)

สารสนเทศ มีความสำคัญเกี่ยวข้องกับการดำรงชีวิตของมนุษย์ มนุษย์แสวงหาสารสนเทศ เพื่อตอบสนองวัตถุประสงค์ต่างๆ เช่น เพื่อการดำเนินชีวิตประจำวัน เพื่อการปฏิบัติงานตาม ภารกิจของตน เพื่อติดตามข่าวสารและพัฒนาความรู้ และเพื่อความบันเทิง เป็นต้น ในการแสวง หาสารสนเทศที่ต้องการผู้แสวงหาหาสารสนเทศจากแหล่งต่างๆ เช่น แหล่งบุคคล แหล่งสถาบัน แหล่งสื่อต่างๆ ได้แก่ สื่อตีพิมพ์ สื่อไม่ตีพิมพ์ และสื่ออิเล็กทรอนิก อย่างไรก็ตามปัญหาที่ประสบ คือ สารสนเทศมีปริมาณมากมายมหาศาล และทวีจำนวนเพิ่มขึ้นทุกวันอย่างรวดเร็ว ประกอบกับข้อจำกัดด้านเวลา ภาษาและสถานที่ ทำให้ไม่สามารถติดตามสารสนเทศที่สนใจได้หมด แหล่งที่จะอำนวยความสะดวกมากที่สุดที่ทำให้เข้าถึงสารสนเทศที่ต้องการ คือ แหล่งสารสนเทศที่เป็นทางการและเป็นระบบซึ่งทำหน้าที่จัดรวบรวมสารสนเทศและจัดเก็บอย่างเป็นระบบ และสามารถค้นคืนได้อย่างมีประสิทธิภาพ ได้แก่ ระบบสารสนเทศ (Information system)

ปัจจุบัน หน่วยงานต่างๆ จัดให้มีระบบสารสนเทศเพื่อให้บริการสารสนเทศที่ตอบสนองความต้องการของหน่วยงาน อันจะช่วยพัฒนาประสิทธิภาพการดำเนินงานของหน่วยงาน ดังนั้น ระบบสารสนเทศที่มีประสิทธิภาพ จึงเป็นหัวใจสำคัญของหน่วยงาน ระบบสารสนเทศทำหน้าที่เกี่ยวข้องโดย ตรงกับการจัดเก็บและการค้นคืนสารสนเทศให้แก่ผู้ใช้ ประสิทธิภาพของระบบขึ้นอยู่กับการดำเนินงานจัดเก็บและค้นคืน

ระบบสารสนเทศบางครั้งเรียกว่า ระบบจัดเก็บและค้นคืนสารสนเทศ (Information and Retrieval Sytem หรือใช้คำย่อว่า ISARS) หรือ ระบบค้นคืนสารสนเทศ (Information Retrieval System หรือ IRS )

การค้นคืน (Retrieval) หมายถึง การได้รับสิ่งที่ต้องการกลับคืนมา การค้นคืนสารสนเทศ (Information retrieval) จึงเป็นการกระทำใด ๆ ที่คัดเลือกสารสนเทศจากแหล่งเก็บเพื่อทำให้ได้รับสารสนเทศตามที่ต้องการ ซึ่งอาจเป็นข้อมูล หรือ รายการเอกสารซึ่งบรรจุเนื้อหาที่ต้องการ การค้นคืนสารสนเทศมีความหมายเช่นเดียวกับการค้นวรรณกรรม (Literature searching) ซึ่งหมายถึง กระบวนการค้นเอกสาร เพื่อให้ได้เอกสารที่เกี่ยวข้องกับเรื่องใดเรื่องหนึ่ง หลักการสำคัญของการค้นคืนสารสนเทศ คือ การค้นหาและนำสารสนเทศที่ตรงตามความต้องการ ส่งให้แก่ผู้ใช้อย่างรวดเร็ว ทันการ ระบบใดก็ตามที่ได้รับการออกแบบเพื่ออำนวยความสะดวกในการค้นสิ่งพิมพ์ จึงเรียกว่า ระบบค้นคืนสารสนเทศ ตัวอย่างเช่น บัตรรายการ สิ่งพิมพ์ดรรชนี เป็นต้น

หมายถึง การได้รับสิ่งที่ต้องการกลับคืนมา การค้นคืนสารสนเทศ (Information retrieval) จึงเป็นการกระทำใด ๆ ที่คัดเลือกสารสนเทศจากแหล่งเก็บเพื่อทำให้ได้รับสารสนเทศตามที่ต้องการ ซึ่งอาจเป็นข้อมูล หรือ รายการเอกสารซึ่งบรรจุเนื้อหาที่ต้องการ การค้นคืนสารสนเทศมีความหมายเช่นเดียวกับการค้นวรรณกรรม (Literature searching) ซึ่งหมายถึง กระบวนการค้นเอกสาร เพื่อให้ได้เอกสารที่เกี่ยวข้องกับเรื่องใดเรื่องหนึ่ง หลักการสำคัญของการค้นคืนสารสนเทศ คือ การค้นหาและนำสารสนเทศที่ตรงตามความต้องการ ส่งให้แก่ผู้ใช้อย่างรวดเร็ว ทันการ ระบบใดก็ตามที่ได้รับการออกแบบเพื่ออำนวยความสะดวกในการค้นสิ่งพิมพ์ จึงเรียกว่า ระบบค้นคืนสารสนเทศ ตัวอย่างเช่น บัตรรายการ สิ่งพิมพ์ดรรชนี เป็นต้น

ความรู้ไม่สามารถถ่ายทอดจากบุคคลหนึ่งไปสู่อีกบุคคลหนึ่งโดยตรงเสมอไป จึงต้องมีแหล่งเก็บรวบรวมความรู้ คือ ระบบสารสนเทศ ซึ่งเป็นระบบที่ทำหน้าที่รวบรวม จัดเก็บ และนำสารสนเทศไปใช้ในองค์กร ระบบทำหน้าที่เป็นช่องทาง (Channel) ของสารสนเทศ ระบบประกอบด้วยคน ครุภัณฑ์ และกระบวนการ บ่อยครั้งที่คนมักคิดคงระบบสารสนเทศว่าประกอบด้วยระบบคอมพิวเตอร์และมีฐานข้อมูล (Databases) จัดเก็บสารสนเทศเท่านั้น โดยลืมนึกถึง คน ซึ่งทำหน้าที่รวบรวมสารสนเทศจากแหล่งต่าง ๆ และจัดเก็บไว้ในฐานข้อมูล

ระบบสารสนเทศเป็นการสื่อสารในรูปแบบหนึ่ง ประกอบด้วยการส่งสาร จากแหล่งหนึ่งไปสู่แหล่งหนึ่ง ระหว่างการส่งสาร สารจะมีคุณภาพต่อผู้รับหรือไม่ ขึ้นอยู่กับว่ามีสิ่งรบกวน (Noise) มากน้อยเพียงไร ซึ่งเป็นอุปสรรคทำให้ระบบสารสนเทศ ไม่ตอบสนองความต้องการเท่าที่ควร

วัตถุประสงค์ของระบบสารสนเทศ

เพื่อเป็นสื่อประสานระหว่างผู้ใช้และทรัพยากร

นำผู้ใช้ให้สามารถเข้าถึงทรัพยากรได้อย่างมีประสิทธิภาพ และอย่างประหยัด

บทบาทของระบบสารสนเทศ มี ๒ ประการ คือ

มี ๒ ประการ คือ

บทบาทเชิงรับ (Passive role) จัดเตรียมวิธีการให้ผู้ใช้ได้เข้าถึงทรัพยากรที่มี เช่น การทำรายการ ดรรชนี จัดหมวดหมู่

บทบาทเชิงรุก (Active role) แจ้งให้ผู้ใช้ทราบถึงสารสนเทศทันสมัย (Current awareness) หรือ นำเอกสารที่ผู้ใช้ต้องการ ให้ถึงมือผู้ใช้โดยการค้นคืนสารสนเทศที่ต้องการ

　

　

การจัดเก็บและการค้นคืน

การจัดเก็บเพื่อประโยชน์ของการใช้และการเข้าถึงสารสนเทศ

การจัดเก็บ มุ่งจัดโครงสร้างในทางกายภาพ เช่น รหัสหมวดหมู่ ดรรชนีเชื่อมโยงไปยังที่จัดเก็บสารสนเทศ (แฟ้มข้อมูล) เนื้อหา เช่น ศัพท์ดรรชนี (คำแทนสาระ) สาระสังเขป โครงร่างเนื้อหา (สารบัญ) เป็นต้น

-การค้นคืน (retrieval) เป็น การค้นเพื่อให้ได้ผลการค้นตามต้องการ มุ่งเน้นที่ผลการค้นเป็นสำคัญ

-การค้น การค้นหา (searching) เป็นกระบวนการค้น เช่น การค้นจากหนังสือ การค้นจากฐานข้อมูลโดยใช้ชื่อผู้แต่ง

ระบบจัดเก็บและค้นคืนสารสนเทศ (Information Storage and Retrieval System

 

– ISAR system) ระบบค้นคืนสารสนเทศ (Information Retrieval System – IR system)

 

ระบบจัดเก็บและค้นหาสารสนเทศ ใช้น้อย (จากวรรณกรรม)

การค้นคืน วิธีการค้นหาแบ่งออกเป็น

browsing หรือ การสำรวจเลือกดู

searching หรือ analytical search หรือ การค้นด้วยคำหรือลักษณะของสารสนเทศ เช่น สี ขนาด

จุดประสงค์หลัก คือ ให้ค้นคืนสารสนเทศที่

 

“เข้าเรื่อง” (relevance) หรือ “ตรงกับความต้องการ” (pertinence)

 

สารสนเทศปริมาณมาก

สารสนเทศในรูปแอนะล็อก และ ดิจิทัล

สารสนเทศต่างรูปลักษณ์หรือรูปแบบ (format) เช่น เอกสาร บทความ หนังสือ วารสาร แผ่นพับ

สารสนเทศต่างประเภท เช่น เสียง ภาพลักษณ์ ภาพกราฟิก และข้อความ

ตัวแบบการค้น เป็น หลักการหรือแนวคิดในการพิจารณาการจับคู่หรือเปรียบเทียบ ระหว่างข้อคำถาม และดรรชนีแทนสารสนเทศที่สะสมไว้ ให้สามารถค้นคืนสารสนเทศที่เข้าเรื่องหรือตรงกับความต้องการ

ตัวแบบบูเลียน (Boolean model) เป็นการจับคู่แบบตรงกันระหว่างศัพท์ดรรชนีและคำค้น

ตัวแบบเวกเตอร์

แทนเอกสารและข้อคำถามในรูปเวกเตอร์ (คณิตศาสตร์) โดยกำหนดค่าน้ำหนักของคำ ด้วยความถี่ของคำที่ปรากฎในเอกสาร และคำที่ปรากฎในฐานข้อมูล (มวลเอกสาร)

ตัวแบบความน่าจะเป็น

จัดลำดับเอกสารในมวลทรัพยากรสารสนเทศตามความน่าจะเป็นด้านความเข้าเรื่องของแต่ละเอกสารกับข้อคำถาม โดยเรียงลำดับจากมากไปหาน้อย

　

  องค์ประกอบของระบบสารสนเทศ
          ในระบบสารสนเทศประกอบด้วยงานหลัก 4 ประการคือ การนำข้อมูล / สารสนเทศเข้าสู่ระบบ การประมวลผลสารสนเทศ การจัดเก็บสารสนเทศและการแสดงผลลัพธ์ที่นำไปใช้ได้ตามที่ต้องการ
          - การนำข้อมูล / สารสนเทศเข้าสู่ระบบ : สามารถทำได้หลายรูปแบบ เช่น การนำข้อมูลจากแหล่งข้อมูล (source data) เข้าสู่ระบบ ได้แก่ ใบรับเงินจากรายการที่สั่งซื้อ หรือเป็นการเรียก ข้อมูลเก่า (ที่เคยบันทึกไว้แล้ว) เพื่อนำมาตรวจสอบ หรือเป็นการตอบรับหรือปฏิเสธจากหน้าจอ หรือเป็นการสั่งให้ทำงาน ได้แก่ สั่งให้ออกใบส่งของ หรือเป็นการส่งข้อความแก่ผู้ใช้คนอื่นในระบบ รวมทั้งการปรับปรุงข้อมูลโดยเฉพาะการพิมพ์เอกสาร ผู้ใช้สามารถเปลี่ยนแปลงข้อความหรือแก้ไข ตัวเลขให้ถูกต้องได้
          - การประมวลผล : ในระบบสารสนเทศสามารถประมวลผลข้อมูล / สารสนเทศได้หลายวิธี ได้แก่ การจัดเรียงข้อมูล การเรียกใช้ข้อมูลที่จัดเก็บไว้แล้วและปรับปรุงข้อมูลให้ทันสมัยขึ้น การสรุปสารสนเทศ การคัดเลือกสารสนเทศ (ได้แก่ เลือกรายชื่อลูกค้าที่ใช้บริการมานานกว่า 5 ปี) รวมทั้งการคำนวณทางคณิตศาสตร์และการเปรียบเทียบทางตรรกะ
          - การจัดเก็บสารสนเทศ : ระบบสารสนเทศปัจจุบันสามารถจัดเก็บข้อมูลสารสนเทศ ทั้งที่อยู่ในรูปของตัวเลข ตัวอักษร สัญลักษณ์ต่าง ๆ และภาพประกอบ ได้แก่ กราฟิก ภาพนิ่ง ภาพเคลื่อนไหว และเสียง ไว้ในรูปของฐานข้อมูลและ Web base รวมทั้งฐานความรู้ (Knowledge base)
          - การแสดงผลลัพธ์ : ผลลัพธ์จากระบบสารสนเทศที่ออกมาในรูปของรายงานเอกสารทุกประเภท เรียกว่า hard copy ส่วน soft copy เป็นการแสดงผลบนหน้าจอภาพหรือระบบเสียง รวมทั้งคำสั่งที่ใช้ควบคุมหุ่นยนต์หรือการทำงานในระบบอัตโนมัติต่าง ๆ

ระบบค้นคืนสารสนเทศ

 การค้นคืน    ( retrieve ) หมายถึงการได้รับสิ่งที่ต้องการกลับคืนมา การค้นคืนสารสนเทศ (information retrieval)  จึงเป็นการการกระทำใดๆ ที่ให้ได้รับสารนิเทศที่ต้องการ ซึ่งอาจเป็นข้อมูลหรือรายการเอกสารซึ่งบรรจุเนื้อหาที่ต้องการ และส่งให้กับผู้รับอย่างรวดเร็ว

ระบบค้นคืนสารสนเทศ หมายถึง ระบบที่ได้รับการออกแบบเพื่อวัตถุประสงค์ในการค้นคืนสารสนเทศที่จัดเก็บอยู่ในระบบนั้น ซึ่งอาจค้นโดยแรงงานคน หรือคอมพิวเตอร์ก็ได้

หน้าที่ของระบบการค้นคืนสารสนเทศ เพื่อช่วยแก้ปัญหาการติดตามสารนิเทศใหม่ๆ ซึ่งมีปริมาณเพิ่มขึ้น ระบบสารสนเทศจะช่วยค้น คัดเลือก และกล่นกรองสารนิเทศที่เกี่ยวของ เพื่อการใช้ประโยชน์ต่อไป  ในทัศนของ Lancaster ระบบสารสนเทศมีหน้าที่จัดหา จัดระเบียบและควบคุมเพื่อให้มีการเข้าถึงสารนิเทศ

สรุปก็คือคือ ระบบการค้นคืนสารนิเทคือ  ระบบสารนิเทศที่ทำหน้าที่นำเสนอและแจกจ่ายสารนิเทศแก่ผู้ที่ต้องการ ซึ่งระบบสารนิเทศประกอบด้วยระบบการดำเนินงานย่อยๆ 5 ระบบ คือ                                                  

1.         การคัดเลือก  เป็นการการรวบรวมสารนิเทศตามเกณฑ์และนโยบายที่กำหนดไว้ ซึ่งสอดคล้องกับความต้องการของผู้ใช้                                                                                                                                                               

2.         การวิเคราะห์เอกสาร  ได้แก่การจัดหมวดหมู่ การจัดทำรายการ  การทำดรรชนี และการทำสารสังเขป

3.          การจัดระเบียบ ในระบบสารนิเทศที่ใช้คอมพิวเตอร์ในการประมวลผล จะมีการจัดระเบียบแฟ้มข้อมูล โดยทั่วไปจะเรียงลำดับเลขทะเบียน

4.         การค้นคืน เป็นกระบวนการสำคัญในการประเมินศักยภาพของระบบสารนิเทศ เป็นจุดเริ่มต้นของการค้นคืน online  เพื่อให้ตอบสนองความต้องการของผู้ใช้บริการ คือ ขั้นตอนการวิเคราะห์แนวคิด  และขั้นตอนการกำหนดศัพท์ หลังจากนั้นก็นำคำศัพท์ไปดำเนินการค้น ถ้าคำศัพท์ตรงกับดรรชนีคำค้นของเอกสารนั้น จะได้รับเอกสารจำนวนหนึ่ง หรือผู้ค้นจะทำการปรับปรุงเอกสารให้เป็นที่พอใจของผู้ใช้บริการ

5.         การแจกจ่าย เป็นการนำส่งผลการค้นคืนให้แก่ผู้ใช้ ที่มีความต้องการเอกสารเอกสารในเรื่องนั้นๆ โดยทั่วไปคือ รายการอ้างอิงทางบรรณานุกรม โดยการสืบค้นสารสนเทศจะสิ้นสุดเมื่อผู้สืบค้นสารสนเทศได้รับเอกสารเหล่านั้นเรียบร้อยแล้ว องค์ประกอบเหล่านี้เป็นเป็นกิจกรรมทางสติปัญญาซึ่งดำเนินการโดยคน มิใช่เครื่องจักร หรือเรียบอีกนัยหนึ่งว่า ประสิทธิภาพของระบบค้นคืนสารนิเทศ จึงขึ้นอยู่กับองค์ประกอบ สามารถจำแนกได้ 2 กลุ่มก็คือ

-          องค์ประกอบด้านฐานข้อมูล คือเอกสารที่จัดเก็บความละเอียดของดรรชนี  ความเพียงพอของคำศัพท์ ในระบบที่ใช้แทนเนื้อหาของเอกสาร

-          องค์ประกอบด้านการใช้ระบบ คือ ความเข้าใจของนักเอกสารสนเทศ ในเรื่องความต้องการของผู้ใช้

รูแบบของระบบค้นคืนสารนิเทศ

ระบบค้นคืนสารนิเทศสามารถแบ่งได้ 3 ประเภทคือ

1. ระบบค้นคืนที่ให้คำถาม – คำตอบ เป็นการบริการค้นคำตอบสำหรับคำถามที่ต้องการคำตอบ ที่เป็นข้อเท็จจริง

2. ระบบค้นคืนที่ให้ข้อมูลเป็นตัวเลข คือ สัญญาลักษณ์  เป็นระบบจัดเก็บข้อมูลทางฟิสิกส์ เคมี สำะโนประชากร เป็นต้น

3. ระบบค้นคืนข้อความจากวารสาร เป็นระบบที่จัดเก็บตัวเนื้อหาเอกสารและสามารถเรียกข้อความส่วนใดส่วนหนึ่งของเอกสารได้ เช่น ฐานข้อมูลทางกฎหมาย เป็นต้น

บริการค้นคืนระบบโอแพ็ก

ระบบโอแพ็ก คือ ระบบการค้นหารายการทรัพยากรสารนิเทศด้วยระบบคอมพิวเตอร์ออนไลน์  จะใช้เครื่องปลายทางเป็นเครื่องมือค้นหารายการสารนิเทศที่ต้องการ โดยใช้โปรแกรมสำเร็จ หรือโปรแกรมการจัดการฐานข้อมูลในระยะบบห้องสมุดอัตโนมัติ

                         ปัจจุบันระบบโอแพ็กได้ใช้ในโปรแกรมจัดการฐานข้อมูลใน 3 รูปแบบคือ

1.       โปรแกรมสำเร็จที่มีหน่วยงาน องค์กรบริบัษต่างๆที่พัฒนาขึ้นมาใช้แล้วเช่นโปรแกรม ซีดีเอส/ไอซีส ดีเบส ฟอกซ์เบส และบี อาร์เอส

2.       เขียนโปรแกรมเฉพาะแห่งโดยใช้ภาษาคอมพิวเตอร์ ภาษาภาษี

3.       โปรแกรมห้องสมุดอัตโนมัติ หรือโปรแกรมสำเร็จพร้อมใช้งานในระบบบูรณาการ หรือเรียกทั่วไปว่าระบบเทิร์นคีย์ เช่น URICA  VTLS  TINLIB เป็นต้น

ประโยชน์ของการค้นคืนระบบโอแพ็ก

-          ผู้ค้นสามารถค้นรายการสารนิเทศที่ต้องการได้มากวิธีกว่าการค้นคืนจากบัตรรายการซึ่งจำกัดการเข้าถึงสารนิเทศด้วยช่อผู้แต่ง ชื่อเรื่อง หัวเรื่อง ในระบบโอแพ็กผู้ค้นสามารถค้นได้จขากดรรชนีหลายประเภท เช่น สามารถค้นได้จากหลักการประสานคำที่เรียกว่า ลักบลูลีน Boolean  หรือ ค้นคำจากเขตข้อมูล เฉพาะที่ต้องการได้เช่น  เขตข้อมูลปีที่พิมพ์ หมายเลขมาตรฐาน หนังสือสากล เลขเรียกหนังสือ หรือค้นจากคำสำคัญอื่นๆ

-          ทำให้ได้รับความสะดวกค้นคืนรายการสารนิเทศได้ถูกต้อง แม่นยำ และเป็นระบบที่ใช้ง่าย

-          เป็นระบบที่ช่วยกระตุ้นและส่งเสริมให้ผู้ใช้เกิดความต้องการใช้ทรัพยากรสารนิเทศอย่างคุ้มค่า เนื่องจากความง่ายและสะดวกในการเข้าถึง

-          ผู้ใช้สามารถค้นคืนรายการทรัพยากรสารนิเทศจากสถานที่ๆตนสะดวก หากมีการใช้ระบบเชื่อมโยงเครื่องปลายทางไปยังสถาบันบริการสารนิเทศที่ให้บริการค้นคืนระบบโอแพ็ก

-          สามารถเชื่อมโยงไปยังรายการทรัพยากรสารนิเทศกับระบบโอแพ็กของสถาบันบริการอื่นๆทั้งในประเทศและต่างประเทศระบบเครือข่าย

ลักษณะการค้นคืนระบบโอแพ็ก

ผู้ใช้สามารถใช้ระบบเป็นจุดเริ่มต้นของการค้นหาสารนิเทศ ในสถาบันบริการแห่งหนึ่ง เช่นเดียวกับการใช้บัตรรายการ  โดยทั่วไปผู้ใช้สามารถเลือกค้นได้จากคำหรือวิธีต่างๆดังต่อไปนี้

-          ค้นคืนโดยใช้ชื่อผู้แต่ง        -  ค้นคืนโดยใช้คำสำคัญ

-          ค้นคืนโดยใช้ชื่อเรื่อง          -  ค้นคืนโดยใช้วลี

-          ค้นคืนโดยใช้หัวเรื่อง          -  ค้นคืนโดยใช้คำในดรรชนี

-          ค้นคืนโดยใช้เลขหมู่           -  ค้นคืนโดยใช้การตัดคำ

-          ค้นคืนโดยการจำกัดคำค้นในเขตข้อมูลที่ต้องการ

-          ค้นคืนโดยวิธีไล่ดูรายการตามลำดับระเบียน

  

แหล่งที่มาhttp://www.rbru.ac.th/courseware/science/4000107/lesson2/lesson2.2.html
http://planet.kapook.com/peebom/blog/viewnew/65121

การค้นคืน (Retrieval) หมายถึง การได้รับสิ่งที่ต้องการกลับคืนมา การค้นคืนสารสนเทศ (Information retrieval) จึงเป็นการกระทำใด ๆ ที่คัดเลือกสารสนเทศจากแหล่งเก็บเพื่อทำให้ได้รับสารสนเทศตามที่ต้องการ ซึ่งอาจเป็นข้อมูล หรือ รายการเอกสารซึ่งบรรจุเนื้อหาที่ต้องการ การค้นคืนสารสนเทศมีความหมายเช่นเดียวกับการค้นวรรณกรรม (Literature searching) ซึ่งหมายถึง กระบวนการค้นเอกสาร เพื่อให้ได้เอกสารที่เกี่ยวข้องกับเรื่องใดเรื่องหนึ่ง หลักการสำคัญของการค้นคืนสารสนเทศ คือ การค้นหาและนำสารสนเทศที่ตรงตามความต้องการ ส่งให้แก่ผู้ใช้อย่างรวดเร็ว ทันการ ระบบใดก็ตามที่ได้รับการออกแบบเพื่ออำนวยความสะดวกในการค้นสิ่งพิมพ์ จึงเรียกว่า ระบบค้นคืนสารสนเทศ ตัวอย่างเช่น บัตรรายการ สิ่งพิมพ์ดรรชนี เป็นต้น

การจัดเก็บและการค้นคืน  (knowledge storage and retrieval)  องค์กรต้องกำหนดสิ่งสำคัญที่จะเก็บไว้เป็นองค์ความรู้ และต้องพิจารณาถึงวิธีการในการรักษา และการนำมาใช้ให้เกิดประโยชน์ตามความต้องการ องค์กรต้องเก็บรักษาสิ่งที่องค์กรเรียกว่าเป็นความรู้ไว้ให้ดีที่สุด ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลสารสนเทศ ตลอดจนผลสะท้อนกลับ การวิจัยและ การทดลอง การจัดเก็บเกี่ยวกับด้านเทคนิค เช่น การบันทึกเป็นฐานข้อมูล หรือการบันทึกเป็นลายลักษณ์อักษรที่ชัดเจน รวมทั้งที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการทางมนุษย์ด้วย  เช่น    การสร้างและการจดจำของปัจเจกบุคคล เป็นต้น ทั้งนี้การสะสมความรู้ องค์กรควรคำนึงถึง โครงสร้างการจัดเก็บความรู้ ควรเป็นระบบที่สามารถค้นหาและส่งมอบได้อย่างถูกต้องและรวดเร็ว ทันเวลาและเหมาะสมกับความต้องการ และจัดให้มีการจำแนกรายการต่าง ๆ ที่อยู่บนพื้นฐานความจำเป็นในการเรียนรู้  องค์กรต้องพิจารณาความแตกต่างของกลุ่มคนในการค้นคืนความรู้ ต้องมีการจัดหมวดหมู่ตามองค์ประกอบต่าง ๆ เช่น ตามวัตถุประสงค์ของงาน ความชำนาญของผู้ใช้ เป็นต้น และองค์กรต้องหาวิธีทำให้พนักงานทราบถึงช่องทางหรือวิธีการสำหรับค้นหาความรู้ เช่น การทำสมุดจัดเก็บรายชื่อ และทักษะของผู้เชี่ยวชาญ เครือข่ายการทำงานตามลำดับชั้น การประชุม การฝึกอบรม เป็นต้น สิ่งเหล่านี้จะนำไปสู่การถ่ายทอดความรู้ในองค์กร               

- การค้นคืน (Retrieval) เป็นการค้นเพื่อให้ได้ผลการค้นตามต้องการ มุ่งเน้นที่ผลการค้นเป็นสำคัญ
- การค้น การค้นหา (Searching) เป็นกระบวนการค้น เช่น การค้นจากหนังสือ การค้นจากฐานข้อมูลโดยใช้ชื่อผู้แต่ง
- ระบบจัดเก็บและค้นคืนสารสนเทศ (Information Storage and Retrieval System - ISAR system)   ระบบค้นคืนสารสนเทศ (Information Retrieval System - IR system) 
- ระบบจัดเก็บและค้นหาสารสนเทศ ใช้น้อย (จากวรรณกรรม)

การค้นคืน วิธีการค้นหาแบ่งออกเป็น
                - Browsing หรือ การสำรวจเลือกดู
                 - Searching หรือ analytical search หรือการค้นด้วยคำหรือลักษณะของสารสนเทศ เช่น สี ขนาด

จุดประสงค์หลัก คือ ให้ค้นคืนสารสนเทศที่  “เข้าเรื่อง”  (relevance) หรือ  “ตรงกับความต้อง” (pertinence)

ความซับซ้อนของการจัดเก็บและการค้นคืนสารสนเทศ

-          สารสนเทศปริมาณมาก

-          สารสนเทศในรูปแอนะล็อก และดิจิทัล

-          สารสนเทศต่างรูปลักษณะหรือรูปแบบ (format) เช่น เอกสาร บทความ หนังสือ วารสาร แผ่นผับ

-          สารสนเทศต่างประเภท เช่น เสียง ภาพลักษณ์ ภาพกราฟิก และข้อความ

ตัวแบบการค้น

-          ตัวแบบการค้น เป็นหลักการหรือแนวคิดในการพิจารณาการจับคู่หรือเปรียบเทียบระหว่างข้อคำถามและดรรชนีแทนสารสนเทศที่สะสมไว้ให้สามารถค้นคืนสารสนเทศที่เข้าเรื่องหรือตรงกับความต้องการ

-          ตัวแบบบูเลียน (Boolean model) เป็นการจับคู่แบบตรงกันระหว่างศัพท์ดรรชนีและคำค้น

-          ตัวแบบเวกเตอร์

-          แทนเอกสารและข้อคำถามในรูปเวกเตอร์ (คณิตศาสตร์) โดยกำหนดค่าน้ำหนักของคำ ด้วยความถี่ของคำที่ปรากฏในเอกสาร และคำที่ปรากฏในฐานข้อมูล (มวลเอกสาร)

-          ตัวแบบความน่าจะเป็น

-          จัดลำดับเอกสารในมวลทรัพยากรสารสนเทศตามความน่าจะเป็นด้านความเข้าเรื่องของแต่ละเอกสารกับข้อคำถาม โดยเรียงลำดับจากมากไปหาน้อย

เทคโนโลยีที่สนับสนุน

ปัญญาประดิษฐ์

-          ระบบผู้เชี่ยวชาญ

-          โปรแกรมตัวแทนอัจฉริยะ

-          การประมวลผลภาษาธรรมชาติ

- การใช้ภาษาธรรมชาติสำหรับข้อคำถาม ได้แก่ Ask

- การค้นคืนสารสนเทศหลายภาษา หรือการค้นคืนสารสนเทศข้ามภาษา

ภาษาในการจัดเก็บและค้นคืนสารสนเทศ

                ในระบบสารสนเทศ  การสื่อสารระหว่างผู้ใช้และระบบจำต้องมีภาษาเป็นสื่อในการติดต่อและเข้าใช้ระบบ  กล่าวคือ  ภาษาในระบบสารสนเทศเป็นตัวแทนของสารสนเทศที่จัดเก็บและเป็นสื่อในการค้นสารสนเทศมาใช้ประโยชน์ตามวัตถุประสงค์  ภาษาในระบบจัดเก็บและค้นคืนสารสนเทศ  คือ  ภาษาดรรชนี (Indexing  languages)

                ภาษาดรรชนี  หมายถึง  คำทุกคำที่ใช้อธิบายเอกสารชิ้นใดชิ้นหนึ่ง โดยเฉพาะเพื่อการจัดเก็บหรือคำที่ใช้สร้างเป็นคำค้นเพื่อค้นระบบสารสนเทศ  เป็นภาษาที่ใช้อธิบายเนื้อหาหรือแง่มุมแนวคิดด้านต่างๆ ของสารสนเทศหรือเอกสาร ภาษาดรรชนีเป็นรายการศัพท์หรือสัญลักษณ์ที่ใช้เป็นตำแหน่งในการเข้าถึงสารสนเทศ       

ภาษาดรรชนีจำแนกเป็น 2 ประเภทใหญ่ ๆ คือ ศัพท์บังคับหรือ ภาษาควบคุม (Controlled languages) และภาษาธรรมชาติ(Nature languages) หรือ ภาษาอิสระ (Free languages)

ศัพท์บังคับหรือ ภาษาควบคุม  หมายถึง  การกำหนดให้ศัพท์คำหนึ่งทำหน้าที่ควบคุมคำหลายคำที่มีความหมายอย่างเดียวกัน เพื่อความเป็นมาตรฐาน และช่วยในการสืบค้นสารสนเทศ ทำได้รวดเร็วมีประสิทธิภาพ หรือในอีกความหมายหนึ่ง          เป็นภาษาที่มีผู้ประดิษฐ์หรือกำหนดขึ้นเพื่อเป็นแบบแผนให้นำไปใช้ เป็นภาษาที่ควบคุมการใช้คำที่มีความหมายเหมือนกัน (Synonyms) คำพ้อง (Homographs)  คำพหูพจน์ (Plurals)คำเอกพจน์ (Singulars) คำประสมและวลีที่แสดงเนื้อหา โดยบังคับ

ให้ใช้คำจากรายการศัพท์ที่กำหนด (Assigned terms) หรือศัพท์บังคับ (Controlled vocabularies) เป็นตำแหน่งในการเข้าถึง

ศัพท์ที่มีการควบคุมหรือศัพท์บังคับ  เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้สามารถวิเคราะห์เนื้อหาสาระของเอกสารได้อย่างสอดคล้อง  สม่ำเสมอ (consistency) โดยการสร้างระบบคำศัพท์ที่เป็นมาตรฐาน ทำให้การจัดทำดรรชนีมีความแม่นยำถูกต้องมากที่สุด ทั้งนี้เพราะศัพท์ที่มีการควบคุมจะถูกกำหนดให้มีเพียงความหมายเดียวเป็นศัพท์ที่ได้รับการเลือกสรรแล้ว บางครั้งเป็นรู้จักกันว่าศัพท์บังคับ (descriptors)

ที่มา   :    http://www.google.co.th

http://planet.kapook.com/peebom/blog/viewnew/65121

http://www.astrosimple.com/thaiccweb/main.php

INDEXING

             Index หรือดัชนี เป็นส่วนที่สำคัญมากต่อฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ ดัชนีมีความสำคัญคือ ช่วยเพิ่ม
ความสามารถในการค้นหาข้อมูลได้เร็วยิ่งขึ้น โดยดัชนีที่ถูกสร้างขึ้นในแต่ละแถวจะถูกเก็บเป็นตารางแยก
จากตารางข้อมูล ซึ่งจะเป็นการสะดวกในการค้นหาข้อมูลในแต่ละแถว DBMS สามารถทำการค้นหาข้อมูล
ในตารางดัชนี เมื่อพบดัชนีที่ต้องการจะชี้นำไปยังตารางข้อมูลนั้นๆซึ่งถ้าตารางข้อมูลใดไม่มีการสร้างดัชนี
ไว้การค้นหาข้อมูลในตารางนั้นจะต้องทำการค้นหาแบบเรียงลำดับจากแถวแรกจนถึงแถวสุดท้าย                                       
             นอกจากนี้ดัชนียังช่วยในการตรวจสอบและควบคุมไม่ให้มีข้อมูลเดียวกันหลายแถวซ้ำกันในตาราง
ได้อย่างอัตโนมัติโดยดัชนีสามารถช่วยให้ผู้ใช้หาข้อมูลแต่ละแถวตามที่กำหนดเฉพาะเจาะจงตาม ต้องการ
ได้โดยอัตโนมัติ

             อินเด็กซ์ (Index)   เป็นออบเจ็กต์ที่สร้างขึ้น เพื่อช่วยให้เราเข้าถึงข้อมูลในตารางได้รวดเร็วมากกว่า
การค้นหาข้อมูลจากตารางโดยตรง  ทำให้ประสิทธิภาพในการค้นหาข้อมูลจากตารางทำได้รวดเร็วมากยิ่งขึ้น
อินเด็กซ์นั้นจะถูกสร้างและเก็บอยู่ใน TableSpace  เช่นเดียวกับตาราง 

การสร้างอินเด็กซ์ในแต่ละรูปแบบมีรายละเอียดดังนี้

Hash table

             Hash table หรือ  Hash map  เป็นการสร้างอินเด็กซ์จาก Key  เช่น ชื่อของบุคคล เพื่อเชื่อม
โยงไปยังค่าของ Key value เช่นหมายเลขโทรศัพท์ของคนคนนั้น  โดยนำ key มาแปลงให้เป็น ค่า
ของอินเด็กซ์ ด้วย Hash function  จะได้เป็นตัวเลขที่ใช้เป็นอินเด็กซ์เพื่อกำหนดตำแหน่งที่เก็บ
Key value ที่สัมพันธ์กัน

แสดง Hash table

B-Tree Index 

            เป็นอินเด็กซ์ที่จัดเก็บข้อมูลด้วยโครงสร้างแบบต้นไม้  โดยอยู่ในรูปแบบของ Balance Tree 
ซึ่งประกอบด้วย  Root Node, Branch Node และ Leaf Node  โดยโหนดสุดท้ายหรือ Leaf Node 
จะจัดเก็บค่า ROWID  ที่ใช้แทนตำแหน่งของข้อมูลที่เราต้องการ  การจัดเก็บอินเด็กซ์ในรูปแบบของ
Balance Tree  นี้จะช่วยให้การค้นหาข้อมูลมีความเร็วมากยิ่งขึ้น

            B-Tree Index  เป็นรูปแบบการสร้างอินเด็กซ์ที่นิยมใช้งานกันอย่างมากในระบบ Online
Transaction Processing  

 
แสดง B-Tree Index

Bitmap Index 

            เป็นอินเด็กซ์ที่จัดเก็บข้อมูลในรูปแบบ Bitmap  นั่นคือ  เก็บข้อมูลในรูป 1 และ 0  เท่านั้น
จึงมีความเร็วในการทำงานสูง  ข้อมูลที่เหมาะกับการสร้าง  Bitmap Index นั้นควรเป็นข้อมูลที่มีค่า
ของข้อมูล ซ้ำกันเป็นช่วงมากๆ และมีการเปลี่ยนแปลงน้อย
           Bitmap Index    เป็นอินเด็กซ์ที่นิยมใช้กันมากในงาน Data Warehouse System
เนื่องจากในงานประเภทดังกล่าวมักจะประกอบไปด้วยข้อมูลที่มีค่าซ้ำกันเป็นจำนวนมากๆ และมี
การเปลี่ยนแปลงน้อย

Reverse Key Index 

            เป็นอินเด็กซ์ที่จัดเก็บในโครงสร้างแบบ  Balance Tree  เช่นเดียวกันกับ B-Tree Index
 คือประกอบด้วย  Root Node , Branch Node  และ Leaf Node โดยสิ่งที่ทำให้  Reverse
Key Index กับ B-Tree Index  แตกต่างกันก็คือ  Reverse Key Index จะนำข้อมูลมากลับค่า
ก่อนที่จะนำไปสร้างอินเด็กซ์  เพื่อให้ข้อมูลกระจายตัวได้ดียิ่งขึ้น 

หลักการจัดการกับอินเด็กซ์

            อินเด็กซ์ช่วยให้การเข้าถึงข้อมูลสามารถทำได้เร็วยิ่งขึ้นกว่าการอ่านข้อมูลแบบธรรมดา
(ไม่ใช้อินเด็กซ์)  ดังนั้นในการสร้างอินเด็กซ์ให้มีประสิทธิภาพ ควรจะมีหลักการจัดการกับอินเด็กซ์
ที่ถูกต้องเพื่อให้ใช้งานอินเด็กซ์ได้เป็นอย่างดี

หลักการจัดการอินเด็กซ์ประกอบไปด้วย

• เลือกคอลัมน์ที่ใช้ในการสร้างอินเด็กซ์ให้ถูกต้อง  เมื่อเราทำงานกับข้อมูลโดยมี
  เงื่อนไขในการเลือกค่าข้อมูล  เพื่อที่จะให้การทำงานนั้นรวดเร็วขึ้นเราควรจะนำคอลัมน์
  ที่เป็นเงื่อนไขในการทำงานมาสร้างเป็นอินเด็กซ์ (ถ้าสร้างอินเด็กซ์โดยใช้คอลัมน์อื่น
  ที่ไม่ได้เป็นเงื่อนไขในการเลือกค่าข้อมูลจะทำให้การอ่านข้อมูลไม่ใช่อินเด็กซ์  จึงไม่มี
  ประโยชน์ที่จะสร้างอินเด็กซ์ขึ้นมา)
• สร้างอินเด็กซ์ให้อยู่คนละ Tablespace  กับตารางข้อมูล  เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ
  ในการทำงานให้มากยิ่งขึ้น  ควรจะแยก  Tablespace  ที่เป็นอินเด็กซ์และตารางข้อมูล
  ออกจากกันเพื่อลดการแย่งการใช้งานของดิสก์ที่ใช้เก็บข้อมูล
  
• กำหนดค่าการจองพื้นที่การใช้งานของอินเด็กซ์ทุกครั้ง  ในการสร้างอินเด็กซ์
  แต่ละครั้ง  ควรจะประมาณขนาดของอินเด็กซ์ที่จะสร้างและความถี่ในการเปลี่ยนแปลง
  ข้อมูลในตารางข้อมูลก่อนเสมอ  เพื่อที่จะสามารถกำหนดค่าการจองพื้นที่การใช้งานหรือ
  Storage  ของอินเด็กซ์ได้อย่างถูกต้อง
• กำหนดจำนวนอินเด็กซ์ในแต่ละตารางข้อมูลไม่ให้มีมากเกินไป  การสร้างอินเด็กซ์
  ที่ตารางข้อมูลนี้น  เราสามารถสร้างอินเด็กซ์กี่ตัวก็ได้  แต่ถ้าจำนวนอินเด็กซ์ต่อ 1 ตาราง
  มีมากเกินไปก็จะทำให้การทำงานกับข้อมูลในตารางช้าลง  เพราะการเปลี่ยนแปลงข้อมูล
  ในคอลัมน์ที่เป็นอินเด็กซ์ในแต่ละครั้งจะทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงอินเด็กซ์ทุกตัวที่สร้าง
  อยู่บนคอลัมน์นั้นด้วยเช่นกัน  (Oracle  จะเปลี่ยนแปลงค่าของอินเด็กซ์ให้โดยอัตโนมัติ
  ทำให้การทำงานช้าลง)
  
• สร้างอินเด็กซ์หลังจากเพิ่มข้อมูลลงในตารางแล้ว  ถ้าเราสร้างอินเด็กซ์ก่อนที่จะเพิ่ม
  ข้อมูลลงในตารางจะทำให้การเพิ่มข้อมูลนั้นทำได้ช้าลง  เนื่องจากต้องมีการเปลี่ยนแปลง
  ค่าของอินเด็กซ์ทุกครั้งที่มีการเพิ่มข้อมูลลงไป  ดังนั้นก่อนที่จะเพิ่มข้อมูลลงไปในตาราง
  มากๆ  เราควรจะลบอินเด็กซ์ออกก่อน  และเมื่อเพิ่มข้อมูลเสร็จแล้วจึงค่อยสร้างอินเด็กซ์
  ขึ้นมาใหม่  แต่ทั้งนี้จะต้องพิจารณาด้วยว่าการลบอินเด็กซ์นั้นส่งผลกระทบกับการใช้งาน
  ของ user อื่นๆในฐานข้อมูลหรือไม่

การค้นคืน (Retrieval)

            หมายถึง การได้รับสิ่งที่ต้องการกลับคืนมา การค้นคืนสารสนเทศ (Information retrieval)
จึงเป็นการกระทำใดๆที่คัดเลือกสารสนเทศจากแหล่งเก็บเพื่อทำให้ ได้รับสารสนเทศตามที่
ต้องการซึ่งอาจเป็นข้อมูลหรือรายการเอกสารซึ่งบรรจุเนื้อหาที่ต้องการการค้นคืน สารสนเทศ
มีความหมายเช่นเดียวกับการค้นวรรณกรรม (Literature searching) ซึ่งหมายถึงกระบวนการ
ค้นเอกสารเพื่อให้ได้เอกสารที่เกี่ยวข้องกับเรื่องใดเรื่องหนึ่งหลักการ สำคัญของการค้นคืน
สารสนเทศคือ การค้นหาและนำสารสนเทศที่ตรงตามความต้องการ ส่งให้แก่ผู้ใช้อย่างรวดเร็ว
ทันการ ระบบใดก็ตามที่ได้รับการออกแบบเพื่ออำนวยความสะดวกในการค้นสิ่งพิมพ์จึงเรียกว่า
ระบบค้นคืนสารสนเทศ ตัวอย่างเช่น บัตรรายการ สิ่งพิมพ์ดรรชนี เป็นต้น

            ความรู้ไม่สามารถถ่ายทอดจากบุคคลหนึ่งไปสู่อีกบุคคลหนึ่งโดยตรงเสมอไปจึงต้องมี
แหล่ง เก็บรวบรวมความรู้ คือ ระบบสารสนเทศ ซึ่งเป็นระบบที่ทำหน้าที่รวบรวม จัดเก็บ และ
นำสารสนเทศไปใช้ในองค์กร ระบบทำหน้าที่เป็นช่องทาง (Channel) ของสารสนเทศ ระบบ
ประกอบด้วยคน ครุภัณฑ์ และกระบวนการ บ่อยครั้งที่คนมักคิดคงระบบสารสนเทศว่าประกอบ
ด้วยระบบคอมพิวเตอร์และมีฐานข้อมูล (Databases) จัดเก็บสารสนเทศเท่านั้น โดยลืมนึกถึง
คน ซึ่งทำหน้าที่รวบรวมสารสนเทศจากแหล่งต่าง ๆ และจัดเก็บไว้ในฐานข้อมูล

บทสรุป
              การจัดการกับอินเด็กซ์อย่างถูกวิธีเป็นสิ่งที่จำเป็นอย่างยิ่งสำหรับการทำงานกับข้อมูล
ที่มีจำนวนมากและต้องการความรวดเร็วในการเข้าถึงข้อมูลมากขึ้น  โดยการสร้างอินเด็กซ์มีหลาย
วิธีและหลายแบบดังที่กล่าวมาแล้ว
                ผู้ออกแบบฐานข้อมูลหรือ DBA  ควรเลือกสร้างอินเด็กซ์ให้ตรงตามการใช้งานเพื่อ
ให้ได้ประสิทธิภาพมากที่สุด  นอกจากนี้การมอนิเตอร์อินเด็กซ์ที่สร้างอยู่ในฐานข้อมูลก็เป็นสิ่ง
ที่ DBA ควรหมั่นตรวจสอบอยู่เสมอเพื่อป้องกันไม่ให้พื้นที่การใช้งานของอินเด็กซ์เต็ม และควรที่
จะตรวจสอบโครงสร้างของอินเด็กซ์ที่มีการใช้งานบ่อยๆด้วยเช่นเดียวกัน  ซึ่งหากมีการจัดการ
กับอินเด็กซ์ที่ดีแล้วก็จะทำให้การเข้าถึงข้อมูลมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นไปด้วย 

การค้นคืน    ( retrieve ) หมายถึงการได้รับสิ่งที่ต้องการกลับคืนมา การค้นคืนสารสนเทศ (information retrieval)  จึง เป็นการการกระทำใดๆ ที่ให้ได้รับสารนิเทศที่ต้องการ ซึ่งอาจเป็นข้อมูลหรือรายการเอกสารซึ่งบรรจุเนื้อหาที่ต้องการ และส่งให้กับผู้รับอย่างรวดเร็ว

ระบบค้นคืนสารสนเทศ หมายถึง ระบบที่ได้รับการออกแบบเพื่อวัตถุประสงค์ในการค้นคืนสารสนเทศที่จัดเก็บอยู่ ในระบบนั้น ซึ่งอาจค้นโดยแรงงานคน หรือคอมพิวเตอร์ก็ได้

หน้าที่ของระบบการค้นคืนสารสนเทศ เพื่อช่วยแก้ปัญหาการติดตามสารนิเทศใหม่ๆ ซึ่งมีปริมาณเพิ่มขึ้น ระบบสารสนเทศจะช่วยค้น คัดเลือก และกล่นกรองสารนิเทศที่เกี่ยวของ เพื่อการใช้ประโยชน์ต่อไป  ในทัศนของ Lancaster ระบบสารสนเทศมีหน้าที่จัดหา จัดระเบียบและควบคุมเพื่อให้มีการเข้าถึงสารนิเทศ

สรุปก็คือคือ ระบบการค้นคืนสารนิเทคือ  ระบบสารนิเทศที่ทำหน้าที่นำเสนอและแจกจ่ายสารนิเทศแก่ผู้ที่ต้องการ ซึ่งระบบสารนิเทศประกอบด้วยระบบการดำเนินงานย่อยๆ 5 ระบบ คือ                                                  

1.         การคัดเลือก  เป็นการการรวบรวมสารนิเทศตามเกณฑ์และนโยบายที่กำหนดไว้ ซึ่งสอดคล้องกับความต้องการของผู้ใช้                                                                                                                                                               

2.         การวิเคราะห์เอกสาร  ได้แก่การจัดหมวดหมู่ การจัดทำรายการ  การทำดรรชนี และการทำสารสังเขป

3.          การจัดระเบียบ ในระบบสารนิเทศที่ใช้คอมพิวเตอร์ในการประมวลผล จะมีการจัดระเบียบแฟ้มข้อมูล โดยทั่วไปจะเรียงลำดับเลขทะเบียน

4.         การค้นคืน เป็นกระบวนการสำคัญในการประเมินศักยภาพของระบบสารนิเทศ เป็นจุดเริ่มต้นของการค้นคืน online  เพื่อให้ตอบสนองความต้องการของผู้ใช้บริการ คือ ขั้นตอนการวิเคราะห์แนวคิด  และ ขั้นตอนการกำหนดศัพท์ หลังจากนั้นก็นำคำศัพท์ไปดำเนินการค้น ถ้าคำศัพท์ตรงกับดรรชนีคำค้นของเอกสารนั้น จะได้รับเอกสารจำนวนหนึ่ง หรือผู้ค้นจะทำการปรับปรุงเอกสารให้เป็นที่พอใจของผู้ใช้บริการ

5.         การ แจกจ่าย เป็นการนำส่งผลการค้นคืนให้แก่ผู้ใช้ ที่มีความต้องการเอกสารเอกสารในเรื่องนั้นๆ โดยทั่วไปคือ รายการอ้างอิงทางบรรณานุกรม โดยการสืบค้นสารสนเทศจะสิ้นสุดเมื่อผู้สืบค้นสารสนเทศได้รับเอกสารเหล่านั้น เรียบร้อยแล้ว องค์ประกอบเหล่านี้เป็นเป็นกิจกรรมทางสติปัญญาซึ่งดำเนินการโดยคน มิใช่เครื่องจักร หรือเรียบอีกนัยหนึ่งว่า ประสิทธิภาพของระบบค้นคืนสารนิเทศ จึงขึ้นอยู่กับองค์ประกอบ สามารถจำแนกได้ 2 กลุ่มก็คือ

-          องค์ประกอบด้านฐานข้อมูล คือเอกสารที่จัดเก็บความละเอียดของดรรชนี  ความเพียงพอของคำศัพท์ ในระบบที่ใช้แทนเนื้อหาของเอกสาร

-          องค์ประกอบด้านการใช้ระบบ คือ ความเข้าใจของนักเอกสารสนเทศ ในเรื่องความต้องการของผู้ใช้

รูแบบของระบบค้นคืนสารนิเทศ

ระบบค้นคืนสารนิเทศสามารถแบ่งได้ 3 ประเภทคือ

1. ระบบค้นคืนที่ให้คำถาม – คำตอบ เป็นการบริการค้นคำตอบสำหรับคำถามที่ต้องการคำตอบ ที่เป็นข้อเท็จจริง

2. ระบบค้นคืนที่ให้ข้อมูลเป็นตัวเลข คือ สัญญาลักษณ์  เป็นระบบจัดเก็บข้อมูลทางฟิสิกส์ เคมี สำะโนประชากร เป็นต้น

3. ระบบค้นคืนข้อความจากวารสาร เป็นระบบที่จัดเก็บตัวเนื้อหาเอกสารและสามารถเรียกข้อความส่วนใดส่วนหนึ่ง ของเอกสารได้ เช่น ฐานข้อมูลทางกฎหมาย เป็นต้น

บริการค้นคืนระบบโอแพ็ก

ระบบโอแพ็ก คือ ระบบการค้นหารายการทรัพยากรสารนิเทศด้วยระบบคอมพิวเตอร์ออนไลน์  จะ ใช้เครื่องปลายทางเป็นเครื่องมือค้นหารายการสารนิเทศที่ต้องการ โดยใช้โปรแกรมสำเร็จ หรือโปรแกรมการจัดการฐานข้อมูลในระยะบบห้องสมุดอัตโนมัติ

                         ปัจจุบันระบบโอแพ็กได้ใช้ในโปรแกรมจัดการฐานข้อมูลใน 3 รูปแบบคือ

1.       โปรแกรมสำเร็จที่มีหน่วยงาน องค์กรบริบัษต่างๆที่พัฒนาขึ้นมาใช้แล้วเช่นโปรแกรม ซีดีเอส/ไอซีส ดีเบส ฟอกซ์เบส และบี อาร์เอส

2.       เขียนโปรแกรมเฉพาะแห่งโดยใช้ภาษาคอมพิวเตอร์ ภาษาภาษี

3.       โปรแกรมห้องสมุดอัตโนมัติ หรือโปรแกรมสำเร็จพร้อมใช้งานในระบบบูรณาการ หรือเรียกทั่วไปว่าระบบเทิร์นคีย์ เช่น URICA  VTLS  TINLIB เป็นต้น

ประโยชน์ของการค้นคืนระบบโอแพ็ก

-          ผู้ ค้นสามารถค้นรายการสารนิเทศที่ต้องการได้มากวิธีกว่าการค้นคืนจากบัตรรายการ ซึ่งจำกัดการเข้าถึงสารนิเทศด้วยช่อผู้แต่ง ชื่อเรื่อง หัวเรื่อง ในระบบโอแพ็กผู้ค้นสามารถค้นได้จขากดรรชนีหลายประเภท เช่น สามารถค้นได้จากหลักการประสานคำที่เรียกว่า ลักบลูลีน Boolean  หรือ ค้นคำจากเขตข้อมูล เฉพาะที่ต้องการได้เช่น  เขตข้อมูลปีที่พิมพ์ หมายเลขมาตรฐาน หนังสือสากล เลขเรียกหนังสือ หรือค้นจากคำสำคัญอื่นๆ

-          ทำให้ได้รับความสะดวกค้นคืนรายการสารนิเทศได้ถูกต้อง แม่นยำ และเป็นระบบที่ใช้ง่าย

-          เป็นระบบที่ช่วยกระตุ้นและส่งเสริมให้ผู้ใช้เกิดความต้องการใช้ทรัพยากรสารนิเทศอย่างคุ้มค่า เนื่องจากความง่ายและสะดวกในการเข้าถึง

-          ผู้ ใช้สามารถค้นคืนรายการทรัพยากรสารนิเทศจากสถานที่ๆตนสะดวก หากมีการใช้ระบบเชื่อมโยงเครื่องปลายทางไปยังสถาบันบริการสารนิเทศที่ให้ บริการค้นคืนระบบโอแพ็ก

-          สามารถเชื่อมโยงไปยังรายการทรัพยากรสารนิเทศกับระบบโอแพ็กของสถาบันบริการอื่นๆทั้งในประเทศและต่างประเทศระบบเครือข่าย

ลักษณะการค้นคืนระบบโอแพ็ก

ผู้ใช้สามารถใช้ระบบเป็นจุดเริ่มต้นของการค้นหาสารนิเทศ ในสถาบันบริการแห่งหนึ่ง เช่นเดียวกับการใช้บัตรรายการ  โดยทั่วไปผู้ใช้สามารถเลือกค้นได้จากคำหรือวิธีต่างๆดังต่อไปนี้

-          ค้นคืนโดยใช้ชื่อผู้แต่ง        -  ค้นคืนโดยใช้คำสำคัญ

-          ค้นคืนโดยใช้ชื่อเรื่อง          -  ค้นคืนโดยใช้วลี

-          ค้นคืนโดยใช้หัวเรื่อง          -  ค้นคืนโดยใช้คำในดรรชนี

-          ค้นคืนโดยใช้เลขหมู่           -  ค้นคืนโดยใช้การตัดคำ

-          ค้นคืนโดยการจำกัดคำค้นในเขตข้อมูลที่ต้องการ

-          ค้นคืนโดยวิธีไล่ดูรายการตามลำดับระเบียน

   บริการบนอินเตอร์เน็ต

                        อินเตอร์ เน็ตไดรับความนิยมเนื่องมาจากการใช้บิการทางอินเตอร์เน็ตเป็นไปอย่างรวดเร็ว สะดวกในการติดต่อสื่อสารและส่งผ่านข้อมูลและสารสนเทศ

 บริการต่างๆในอินเตอร์เน็ตเป็นที่รู้จักและนิยมใช้กันอย่างกว้างขวาง แยกออกเป็น4 ลักษณะดังนี้

1. บริการถ่ายโอนแฟ้ม หรือเรียกย่อๆ ว่า FPT เป็น บริการที่ช่วยให้การติดต่อและถ่ายโอน หรือคัดลอกแฟ้มข้อมูลระหว่างเครื่องคอมพิวเตอร์จากเครื่องหนึ่งไปอีกเครื่อง หนึ่งที่เชื่อมต่ออยู่ในอินเตอร์เน็ต ทีร่บริการถ่ายโอนแฟ้มข้อมูลที่อยู่ระยะไกล                       

 

http://lisru.com/Information%20Retrieval/Introduction.html

http://planet.kapook.com/peebom/blog/viewnew/65121

การค้นคืนสารสนเทศ (Information retrieval) หมายถึง กระบวนการในการค้นสารสนเทศโดยมีเป้าหมายเพื่อชี้หรือระบุสารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับเรื่องใดเรื่องหนึ่งโดยเฉพาะ

องค์ประกอบของการจัดเก็บและค้นคืนสารสนเทศมี

องค์ประกอบพื้นฐาน 3  ส่วน คือ
1.  ทรัพยากรสารสนเทศ 

ในส่วนของทรัพยากรสารสนเทศนั้นจะต้องมีการรวบรวมและจัดเก็บทรัพยากรสารสนเทศสำหรับผู้ใช้โดยคัดเลือกทรัพยากรสารสนเทศและทำเครื่องมือช่วยค้น หลังจากคัดเลือกแล้ว จะต้องดำเนินการเพื่อให้ค้นคืนได้ โดยการทำเครื่องมือช่วยค้น ซึ่งมีหลายประเภท เช่น รวมรายการทรัพยากร
สารสนเทศ หรือนิยมเรียกว่า แค็ตตาล็อก (catalogue หรือ catalog) และดรรชนีวารสาร ทั้งยังต้องคัดเลือกสารสนเทศที่จะตอบสนองความต้องการของผู้ใช้  หรือเกิดประโยชน์ แก่ผู้ใช้โดย้ต้องคำนึงถึงกลุ่มเป้าหมายของหน่วยงานนั้นๆ เช่น กลุ่มผู้ใช้เป็นนักธุรกิจ นักการเมือง นักศึกษา นักเรียน หรือผู้บริหาร 

 2.  ผู้ใช้  

ความต้องการสารสนเทศของผู้ใช้นั้นจำแนกได้เป็น 2  ลักษณะคือ

2.1. ผู้ใช้ทราบบางส่วนของสารสนเทศ 

2.2. ต้องการสารสนเทศที่มีเนื้อหาเกี่ยวกับเรื่องใดเรื่องหนึ่ง

 3.  การจับคู่ระหว่างความต้องการสารสนเทศของผู้ใช้กับทรัพยากรสารสนเทศ

การจับคู่ เป็นการเปรียบเทียบคำค้นที่แทนความต้องการของผู้ใช้ กับดรรชนีในเครื่องมือช่วยค้น  หากศัพท์ทั้ง 2 กลุ่มนี้ตรงกันทรัพยากรสารสนเทศเหล่านี้จะถูกรวบรวมเป็นสารสนเทศ

  ซึ่งหากการดำเนินการในแต่ละขั้นตอนตามองค์ประกอบดังกล่าวข้างต้นอย่างถูกต้องและเหมาะสมแล้วสารสนเทศที่ค้นคืนได้ย่อมเกี่ยวข้องกับความต้องการของผู้ใช้ด้วยเหตุนี้การค้นคืนสารสนเทศจึงเป็นกระบวนการในการค้นสารสนเทศของผู้ใช้ โดยมีเป้าหมายเพื่อชี้ หรือระบุสารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับเรื่องใดเรื่องหนึ่ง โดยเฉพาะเรื่องที่เกี่ยวข้องกับความต้องการของผู้ใช้


ที่มา
www.isc.ob.tc
www.lrb.kru.au.th
www.library.tru.ac.th

การค้นสารสนเทศโดยมีเป้าหมายเพื่อให้ได้สารสนเทศที่ตรงกับความต้องการนั้น ต้องอาศัยกระบวนการสำคัญอย่างหนึ่งช่วยดึงสารสนเทศเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับความต้องการของผู้ใช้ออกมาจากที่จัดเก็บ

กระบวนการดังกล่าว คือ การค้นคืน

สารสนเทศ (Information retrieval) หมายถึง กระบวนการในการค้นสารสนเทศ โดยมีเป้าหมายเพื่อชี้หรือระบุสารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับเรื่องใดเรื่องหนึ่งโดยเฉพาะ

กระบวนการค้นสารสนเทศจะดำเนินไปได้จนบรรลุเป้าหมายนั้น ต้องอาศัยทรัพยากรสารสนเทศที่ได้รวบรวม จัดเก็บและจัดทำเครื่องมือช่วยค้นอย่างเป็นระบบ

เอื้อต่อการค้น ต้องมีผู้ใช้ซึ่งมีความต้องการสารสนเทศ และทำการค้นสารสนเทศตามที่ต้องการ

ในขณะที่ผู้ใช้ค้นสารสนเทศนั้นกระบวนการค้นคืนสารสนเทศจะจับคู่ระหว่างความต้องการสารสนเทศของผู้ใช้กับทรัพยากรสารสนเทศทรัพยากรสารสนเทศส่วนหนึ่งที่ตรงกับความต้องการของผู้ใช้จะถูกจำแนกออกจากทรัพยากรทั้งหมด เป็นสารสนเทศที่ค้นคืนได้ (retrieved information)

ในยุคที่สารสนเทศมีจำนวนมาก มีความหลากหลายทั้งด้านรูปแบบและเนื้อหา เนื่องมาจากการศึกษาและวิทยาการต่าง ๆ ก้าวหน้าอย่างรวดเร็ว และสารสนเทศเหล่านี้อยู่กระจัดกระจายตามองค์กรและสถาบันต่าง ๆ ทั่วทุกมุมโลก การค้นคืนสารสนเทศจึงเป็นเครื่องมือสำคัญในการเข้าถึงและได้สารสนเทศที่ต้องการ   

การค้นคืนสารเทศ ช่วยให้มนุษย์ได้รับสารสนเทศที่ต้องการ อย่างถูกต้อง ครอบคลุม สะดวกและรวดเร็วการได้รับสารสนเทศที่ถูกต้อง   ครอบคลุมและทันเวลาย่อมส่งผลต่อความสำเร็จในกิจกรรมต่าง ๆ ของมนุษย์ ไม่ว่าจะเป็นการศึกษาค้นคว้า วิจัย ปฏิบัติงาน วางแผน หรือตัดสินใจ

  องค์ประกอบพื้นฐาน 3  ส่วน คือ
@  ทรัพยากรสารสนเทศ

                @  ผู้ใช้ 

                @  การจับคู่ระหว่างความต้องการสารสนเทศของผู้ใช้กับทรัพยากรสารสนเทศ

1. ทรัพยากรสารสนเทศ ระบบค้นคืนสารสนเทศจะต้องรวบรวมและจัดเก็บทรัพยากรสารสนเทศสำหรับผู้ใช้โดยคัดเลือกทรัพยากรสารสนเทศ และทำเครื่องมือช่วยค้น

1.1 การคัดเลือกทรัพยากรสารสนเทศ

 ต้องคัดเลือกสารสนเทศที่จะตอบสนองความต้องการของผู้ใช้  หรือเกิดประโยชน์ แก่ผู้ใช้ทั้งนี้ต้องคำนึงถึงกลุ่มเป้าหมายของหน่วยงานนั้นๆ เช่น กลุ่มผู้ใช้เป็นนักธุรกิจ นักการเมืองสิสิต นักศึกษา นักเรียน หรือผู้บริหาร เป็นต้น

 1.2 การทำเครื่องมือช่วยค้น

 หลังจากคัดเลือกแล้ว จะต้องดำเนินการเพื่อให้ค้นคืนได้ โดยการทำเครื่องมือช่วยค้น ซึ่งมีหลายประเภท เช่น รวมรายการทรัพยากรสารสนเทศ หรือนิยมเรียกว่า แค็ตตาล็อก (catalogue หรือ catalog) และดรรชนีวารสาร

2. ผู้ใช้

ความต้องการสารสนเทศของผู้ใช้นั้นจำแนกได้เป็น 2  ลักษณะคือ

1. ผู้ใช้ทราบบางส่วนของสารสนเทศ เช่น  ชื่อผู้แต่ง หรือ ชื่อเรื่องแล้ว

2. ต้องการสารสนเทศที่มีเนื้อหาเกี่ยวกับเรื่องใดเรื่องหนึ่ง

3.การจับคู่

การจับคู่ เป็นการเปรียบเทียบคำค้นที่แทนความต้องการของผู้ใช้ กับดรรชนีในเครื่องมือช่วยค้น  หากศัพท์ทั้ง 2 กลุ่มนี้ตรงกันทรัพยากรสารสนเทศเหล่านี้จะถูกรวบรวมเป็นสารสนเทศที่ค้นคืนได้หรือผลลัพธ์จากการค้นคืน ซึ่งผู้ใช้ต้องพิจารณาอีกครั้งว่าตรงกับความต้องการหรือไม่

การจับคู่เป็นหน้าที่ของระบบค้นคืนสารสนเทศในขณะที่การป้อนคำค้นเข้าสู่ระบบค้นคืนสารสนเทศเป็นหน้าที่ของผู้ใช้ การป้อนคำค้นเข้าสู่ระบบนั้น ผู้ใช้ต้องเลือกใช้คำสั่งเพื่อการค้นคืนของระบบค้นคืนซึ่งในแต่ละระบบมีลักษณะแตกต่างกันไป

การจับคู่เป็นหน้าที่ของระบบค้นคืนสารสนเทศในขณะที่การป้อนคำค้นเข้าสู่ระบบค้นคืนสารสนเทศเป็นหน้าที่ของผู้ใช้ การป้อนคำค้นเข้าสู่ระบบนั้น ผู้ใช้ต้องเลือกใช้คำสั่งเพื่อการค้นคืนของระบบค้นคืน

ซึ่งในแต่ละระบบมีลักษณะแตกต่างกันไปองค์ประกอบทั้ง 3 ส่วนของระบบค้นคืนสารสนเทศ คือทรัพยากร ผู้ใช้ และการจับคู่ ร่วมกันดำเนินการในกระบวนการค้นคืนสารสนเทศโดยผู้ใช้ซึ่งมีความต้องการสารสนเทศกำหนดคำค้นแทนความต้องการสารสนเทศ ระบบการค้นคืนสารสนเทศทำหน้าที่จับคู่ระหว่างคำค้นกับดรรชนีในเครื่องมือช่วยค้นของทรัพยากรสารสนเทศ ผลที่ได้รับ

คือสารสนเทศที่ค้นคืนได้ซึ่งหากการดำเนินการในแต่ละขั้นตอนอย่างถูกต้องและเหมาะสมแล้วสารสนเทศที่ค้นคืนได้ย่อมเกี่ยวข้องกับความต้องการของผู้ใช้ด้วยเหตุนี้ การค้นคืนสารสนเทศจึงเป็นกระบวนการในการค้นสารสนเทศของผู้ใช้ โดยมีเป้าหมายเพื่อชี้ หรือระบุสารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับเรื่องใดเรื่องหนึ่ง โดยเฉพาะเรื่องที่เกี่ยวข้องกับความต้องการของผู้ใช้

องค์ประกอบของการรู้สารสนเทศ

การรู้สารสนเทศเป็นทั้งความรู้ ความสามารถ ทักษะ และกระบวนการอันเป็นประโยชน์ในการพัฒนา การเรียนรู้ทุกรูปแบบ สมาคมห้องสมุดอเมริกัน (American Library Association. 2005 : Online) ได้กำหนดองค์ประกอบของการรู้สารสนเทศไว้ 4 ประการ คือ

1. ความสามารถในการตระหนักว่าเมื่อใดจำเป็นต้องใช้สารสนเทศ ผู้เรียนจะต้องกำหนดเรื่องที่จะศึกษาค้นคว้า กำหนดความต้องการสารสนเทศ ระบุชนิดและรูปแบบที่หลากหลายของแหล่งสารสนเทศที่จะศึกษา เช่น ห้องสมุด ศูนย์สารสนเทศ พิพิธภัณฑ์ หอจดหมายเหตุ บุคคล สถานที่ อินเทอร์เนต เป้นต้น รวมทั้งตระหนักถึงค่าใช้จ่ายและประโยชน์ที่ได้รับ และทราบขอบเขตของสารสนเทศที่จำเป็น

2. การเข้าถึงสารสนเทศ ผู้เรียนสามารถเลือกวิธีการค้นคืนสารสนเทศที่เหมาะสม กำหนดกลยุทธ์การค้นคืนอย่างมีประสิทธิภาพ สามารถค้นคืนสารสนเทศออนไลน์หรือสารสนเทศจากบุคคลโดยใช้วิธีการที่หลากหลายสามารถปรับกลยุทธ์การค้นคืนที่เหมาะสมตามความจำเป็น รวมถึงการตัดตอน บันทึก และการจัดการสารสนเทศและแหล่งสารสนเทศ

3. การประเมินสารสนเทศ ผู้เรียนสามารถสรุปแนวคิดสำคัญจากสารสนเทศที่รวบรวม โดยใช้เกณฑ์การประเมินสารสนเทศและแหล่งสารสนเทศ ได้แก่ ความน่าเชื่อถือ ความเที่ยงตรง ความถูกต้อง และความทันสมัย สามารถสังเคราะห์แนวคิดหลักเพื่อสร้างแนวคิดใหม่ เปรียบเทียบความรู้ใหม่กับความรู้เดิมเพื่อพิจารณาว่าอะไรคือสิ่งที่เพิ่มขึ้น อะไรคือสิ่งที่ขัดแย้งกัน และอะไรคือสิ่งที่คล้อยตามกัน

4. ความสามารถในการใช้สารสนเทศที่ต้องการอย่างมีประสิทธิภาพ ผู้เรียนสามารถใช้สารสนเทศใหม่ผนวกกับสารสนเทศที่มีอยู่ในการวางแผนและสร้างผลงาน หรือการกระทำตามหัวข้อที่กำหนดทบทวนกระบวนการ พัฒนาการผลิตผลงานของตนเอง และสามารถสื่อสารหรือเผยแพร่ผลงานของตนเองต่อบุคคลอื่นได้อย่างมีประสิทธิภาพ

นอกจากความสามารถดังกล่าวแล้ว ผู้เรียนควรมีคุณสมบัติในด้านอื่นๆ ประกอบอีก ได้แก่

1. การรู้ห้องสมุด (Library literacy) ผู้เรียนต้องรู้ว่า ห้องสมุดเป็นแหล่งรวบรวมสารสนเทศในสาขาวิชาต่างๆ ไว้ในรูปแบบที่หลากหลายทั้งในรูปสื่อสิ่งพิมพ์ สื่อโสตทัศน์ และสื่ออิเลกทรอนิกส์ รู้วิธีการจัดเก็บสื่อ รู้จักใช้เครื่องมือช่วยค้นต่างๆ รู้จักกลยุทธ์ในการค้นคืนสารสนเทศแต่ละประเภท รวมทั้งบริการต่างๆ ของห้องสมุด โดยเฉพาะห้องสมุดของสถาบันการศึกษาที่ผู้เรียนกำลังศึกษาอยู่จะต้องรู้จักอย่างลึกซึ้งในประเด็นต่างๆ ดังกล่าวแล้ว การรู้ห้องสมุดครอบคลุมการรู้แหล่งสารสนเทศอื่นๆด้วย

2. การรู้คอมพิวเตอร์ (Computer Literacy) ผู้เรียนต้องรู้เกี่ยวกับเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์เบื้องต้นในเรื่องของฮาร์ดแวร์ ซอฟแวร์ การเชื่อมประสาน และการใช้ประโยชน์จากคอมพิวเตอร์ เช่น การพิมพ์เอกสาร การส่งจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ การใช้อินเตอร์เนตในการติดต่อสื่อสาร รวมถึงการรู้ที่ตั้งของแหล่งสารสนเทศ เป็นต้น

3. การรู้เครือข่าย (Network Literacy) ผู้เรียนต้องรู้ขอบเขตและมีความสามารถในการใช้สารสนเทศทางเครือข่ายที่เชื่อมโยงถึงกันทั่วโลก สามารถใช้กลยุทธ์การสืบค้นสารสนเทศจากเครือข่าย และการบูรณาการสารสนเทศจากเครือข่ายกับสารสนเทศจากแหล่งอื่นๆ

4. การรู้เกี่ยวกับสิ่งที่เห็น (Visual Literacy) ผู้เรียนสามารถเข้าใจและแปลความหมายสิ่งทีเห็นได้รวมถึงความสามารถในการคิดวิเคราะห์ การเรียนรู้ การแสดงความคิดเห็น และสามารถใช้สิ่งที่เห็นนั้นในการทำงานและการดำรงชีวิตประจำวันของตนเองได้ เช่น สัญลักษณ์บุหรี่ และ มีเครื่องหมายกากบาททาบอยู่ด้านบนหมายถึง ห้ามสูบบุหรี่ สัญลักษณ์ผู้หญิงอยู่หน้าห้องน้ำ หมายถึง ห้องน้ำสำหรับสตรี เป็นต้น

5. การรู้สื่อ (Media Literacy) ผู้เรียนต้องสามารถเข้าถึง วิเคราะห์ และผลิตสารสนเทศจากสื่อต่างๆ เช่น โทรทัศน์ ภาพยนตร์ วิทยุ ดนตรี หนังสือพิมพ์ นิตยสาร เป็นต้น รู้จักเลือกรับสารสนเทศจากสื่อที่แตกต่างกัน รู้ขอบเขตและการเผยแพร่สารสนเทศของสื่อ เข้าใจถึงอิทธิพลของสื่อ และ สามารถพิจารณาตัดสินได้ว่าสื่อนั้นๆ มีความน่าเชื่อถือมากน้อยเพียงไร

6. การรู้สารสนเทศดิจิทัล (Digital Literacy) ผู้เรียนสามารถเข้าใจและใช้สารสนเทศรูปแบบซึ่งนำเสนอในรูปดิจิทัลผ่านเครื่องคอมพิวเตอร์ ตัวอย่างการรู้สารสนเทศดิจิทัล เช่น สามารถดาวน์โหลดไฟล์ข้อมูลจากแหล่งทรัพยากรสารสนเทศที่เข้าถึงในระยะไกลมาใช้ได้ รู้ว่าคุณภาพสารสนเทศที่มาจากเว็บไซต์ต่างๆ แตกต่างกันรู้ว่าเว็บไซต์น่าเชื่อถือและเว็บไซต์ไม่น่าเชื่อถือ รู้จักโปรแกรมการค้นหา สามารถสืบค้นโดยใช้การสืบค้นขั้นสูง รู้เรื่องของกฎหมายลิขสิทธิ์ที่คุ้มครองทรัพยากรสารสนเทศบนเว็บไซต์ การอ้างอิงสารสนเทศจากเว็บไชต์ เป็นต้น

7. การมีความรู้ด้านภาษา (Language Literacy) ผู้เรียนมีความสามารถกำหนดคำสำคัญสำหรับการค้น ในขั้นตอนการค้นคืนสารสนเทศที่สำคัญอย่างยิ่งก็คือ การค้นสารสนเทศจาก
อินเตอร์เนต และการนำเสนอสารสนเทศที่ค้นมาได้ ทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษ โดยเฉพาะภาษาอังกฤษเป็นภาษาที่จำเป็นมากที่สุด เนื่องจากเป็นภาษาสากล และสารสนเทศส่วนใหญ่เผยแพร่เป็นภาษาอังกฤษ

8. การคิดอย่างมีวิจารณญาณ (Critical Thinking) ผู้เรียนสามารถคิดวิเคราะห์ สังเคราะห์ ตัดสินใจเลือกรับสารสนเทศที่นำเสนอไว้หลากหลาย โดยการพิจารณาทบทวนหาเหตุผล จากสิ่งที่เคยจดจำ คาดการณ์ โดยยังไม่เห็นคล้อยตามสารสนเทศที่นำเสนอเรื่องนั้นๆ แต่จะต้องพิจารณาใคร่ครวญไตร่ตรองด้วยความรอบคอบและมีเหตุผลว่าสิ่งใดสำคัญมีสาระก่อนตัดสินใจเชื่อ จากนั้นจึงดำเนินการแก้ปัญหา

9. การมีจริยธรรมทางสารสนเทศ (Information Ethic) การสร้างผู้เรียนให้เป็นคนดี มีคุณธรรม จริยธรรม และจรรยาบรรณ มีความสำคัญและเป็นเป้าหมายหลักของการจัดการศึกษา เพื่อปลูกฝังผู้เรียนให้รู้จักใช้สารสนเทศโดยชอบธรรมบนพื้นฐานของจริยธรรมทางสารสนเทศ เช่น การนำข้อความหรือแนวคิดของผู้อื่นมาใช้ในงานของตนจำเป็นต้องอ้างอิงเจ้าของผลงานเดิม การไม่นำข้อมูลที่ขัดต่อศีลธรรมและจรรยาบรรณของสังคมไปเผยแพร่ เป็นต้น

ที่มา : คณาจารย์ภาควิชาบรรณารักษศาสตร์และสารสนเทศศาสตร์ คณะมนุษยศาสตร์ มหาวิทยาลัย
ศรีนครินทรวิโรฒ.//(2548).ทักษะการรู้สารสนเทศ.//พิมพ์ครั้งแรก.//กรุงเทพฯ: ภาควิชา
บรรณารักษศาสตร์และสารสนเทศศาสตร์ คณะมนุษยศาสตร์ มหาวิทยาลัยศรีนครินทรวิโรฒ

 www.isc.ob.tc/1%20ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับการค้นคืนสารสนเทศ.ppt

สถาบันบริการหรือแหล่งเรียนรู้สารสนเทศ
งานบริการเป็นหัวใจสำคัญที่สุดสำหรับสถาบันบริการสารนิเทศที่มีหน้าที่ให้บริการสารนิเทศ เช่น ห้องสมุดหรือศูนย์สารนิเทศ,ศูนย์ข้อมูลข่าวสาร,ศูนย์เอกสารสนเทศ ฯลฯ หากมีการจัดบริหารที่เป็นเลิศ มีประสิทธิภาพ มีงานเทคนิคที่ดีเยี่ยม แต่มีงานบริการที่ไม่เป็นที่ประทับใจไม่สามารถจัดบริการได้อย่างมีคุณภาพและประสิทธิภาพหน่วยงานที่ให้บริการสารสนเทศนั้นก็ไม่สามารถบรรลุวัตถุประสงค์ของงานบริการได้ ดังนั้นงานบริการจึงมีความสำคัญต่องานสถาบันบริการสารนิเทศ จนอาจกล่าวได้ว่า "งานบริการคือหัวใจของสถาบันบริการสารนิเทศ"
ความหมายของสถาบันบริการหรือแหล่งเรียนรู้สารสนเทศ
การสื่อสารในปัจจุบันสถาบันบริการหรือแหล่งเรียนรู้สารสนเทศมีความสำคัญต่อการดำเนินชีวิตและสังคมเป็นอย่างมาก  ถ้ามีความเข้าใจในสารสนเทศแล้วจะเป็นประโยชน์ต่อตนเองและสังคมหลายด้าน เช่น ช่วยพัฒนาสติปัญญา  บุคลิกภาพ  ด้านการบันเทิง  การประกอบอาชีพ  การตัดสินใจ  พัฒนาการศึกษา  พัฒนาเศรษฐกิจและการเมืองของประเทศ  นอกจากนี้สถาบันบริการสารสนเทศยังเป็นหน่วยงานที่รวบรวมสารสนเทศต่าง ๆ มีการจัดเก็บสารสนเทศอย่างเป็นระบบ  และเผยแพร่พร้อมให้บริการสารสนเทศตามความต้องการของผู้ใช้  ดังนั้น  ประชาชนจึงจำเป็นต้องมีความเข้าใจความหมายของสถาบันบริการหรือแหล่งเรียนรู้สารสนเทศที่จะเป็นพื้นฐานในการดำเนินชีวิต  ดังจะกล่าวต่อไปนี้
                สถาบันบริการสารสนเทศ   คือ  แหล่งสารสนเทศที่จัดตั้งขึ้นเพื่อรวบรวม  จัดเก็บ  และให้บริการสารสนเทศตามความต้องการของผู้ใช้   มีหลายประเภทด้วยกัน   เช่น    ห้องสมุด     ศูนย์สารสนเทศ   ศูนย์ข้อมูล  เป็นต้น (  http://gold.rajabhat.edu/learn/ELEANING/information/satabun.htmวันที่ 15 กันยายน 2550)
                    สถาบันบริการสารสนเทศ คือ แหล่งรวบรวมสารสนเทศต่างๆ ซึ่งทำหน้าที่จัดเก็บสารสนเทศอย่างมีระบบ ให้บริการและเผยแพร่สารสนเทศได้อย่างมีประสิทธิภาพ
                    สถาบันบริการสารสนเทศ  คือ  องค์กรที่ได้รับการจัดตั้งขึ้นเพื่อทำหน้าที่ให้บริการสารสนเทศตามความต้องการของผู้ใช้  ซึ่งจำแนกได้หลายประเภทตามขอบเขตหน้าที่และวัตถุประสงค์ในการให้บริการ  ( ชุติมา สัจจานันท์  2531: 157- 168  และ Atherton  1977: 85 -121 )
                    สถาบันบริการสารสนเทศ  คือ  สถาบันบริการสารสนเทศแจ้งให้ผู้ใช้ทราบถึงความรู้หรือสารสนเทศใหม่ ๆ ตามความสนใจของผู้ใช้ในทันทีที่สถาบันบริการสารสนเทศได้รับทรัพยากรสารสนเทศ  หรือทราบว่ามาสารนิเทศนั้นเกิดขึ้น  โดยมีวัตถุประสงค์ที่จะสนองความต้องการของผู้ใช้ให้สามารถติดตามสารสนเทศในเรื่องที่ตนสนใจได้ทันท่วงที
( มหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช. 2541:353)
สรุปได้ว่า  “สถาบันบริการสารสนเทศ”  คือ หน่วยงานที่ทำหน้าที่จัดหา จัดเก็บ และให้บริการสารสนเทศเฉพาะสาขาวิชาหรือเฉพาะเรื่อง บุคลากรของศูนย์ประกอบด้วยนักเอกสารสนเทศ นักวิจัย บรรณารักษ์ นักบรรณานุกรม
ประเภทของสถาบันบริการสารสนเทศ
วิทยาการ ความรู้ และเทคโนโลยีโดยเฉพาะเทคโนโลยีสารสนเทศได้ก่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลงทางด้านต่างๆ ของสังคมอย่างกว้างขวาง ความก้าวหน้าของมนุษย์ในสังคมเกิดจากการถ่ายทอดและเรียนรู้ ดังนั้นสถาบันบริการสารสนเทศจึงมีความสำคัญ และเป็นสิ่งที่จะขาดเสียไม่ได้ในสังคมสารสนเทศ เช่นปัจจุบัน สถาบันบริการสารสนเทศมีรูปแบบต่างๆ ได้แก่ ห้องสมุด ศูนย์สารนิเทศ ศูนย์ข้อมูล หน่วยทะเบียน สถิติ ศูนย์วิเคราะห์สารนิเทศ ศูนย์ประมวลแจกจ่ายสารนิเทศ ศูนย์แนะแหล่งสารนิเทศ หน่วยงานจดหมายเหตุ และสถาบันบริการสารนิเทศเชิงพาณิชย์ ดังนั้นจึงมีผู้รู้ได้แบ่งประเภทของสถาบันบริการสารสนเทศได้หลายแบบ ดังต่อไปนี้(ชุติมา สัจจานันท์ 2539 121-156)
ประเภทของสถาบันบริการสารสนเทศ (ชุติมา สัจจานันท์ 2539 121-156)
1. ห้องสมุด (Library) ตรงกับคำภาษาอังกฤษว่า Library มาจากศัพท์ภาษาละตินว่า Liber ซึ่งแปลว่าหนังสือห้องสมุด จึงมีความหมายว่าแหล่งสะสมและให้บริการสารสนเทศทั้งในรูปสื่อสิ่งพิมพ์และสื่อโสตทัศน์ โดยมีบรรณารักษ์ผู้ได้รับการศึกษาอบรมวิชาบรรณารักษศาสตร์ เป็นผู้บริหารและดำเนินงานเพื่อให้บริการแก่ผู้ใช้ตามความต้องการ ห้องสมุดแบ่งเป็นประเภทต่างๆ ดังนี้
1.1 ห้องสมุดโรงเรียน (School Libraries) คือแหล่งวิทยากรที่จัดตั้งขึ้นในโรงเรียน เพื่อส่งเสริมสนับสนุนการเรียนการสอนในโรงเรียนให้มีประสิทธิภาพและบรรจุเป้าหมายของหลักสูตร ห้องสมุดโรงเรียนในปัจจุบันไม่ได้จัดเก็บเฉพาะสิ่งพิมพ์ แต่จะรวบรวมสื่อประเภทต่างๆ เช่น แถบเสียง สไลด์ วีดิทัศน์ ไมโครฟิลม์ไว้ด้วย ดังนั้น ห้องสมุดโรงเรียนในปัจจุบันจึงมีชื่อเรียกที่แตกต่างกันไป เช่น ศูนย์วัสดุการสอน (Instructional Material Center) ศูนย์วัสดุการเรียน (Learning Material Resource Center) ศูนย์สื่อการศึกษา (Media Center)
1.2 ห้องสมุดวิทยาลัยและมหาวิทยาลัย (College and University Libraries) คือหัวใจสำคัญของการศึกษาระดับอุดมศึกษา คุณภาพของห้องสมุดจะเป็นเครื่องกำหนดคุณภาพทางการศึกษาของมหาวิทยาลัยนั้น ห้องสมุดวิทยาลัยและมหาวิทยาลัยเป็นเสมือนเครื่องในการสอน เป็นแหล่งเพิ่มพูนความรู้ตนเอง และส่งเสริมการค้นคว้าวิจัยขั้นสูงของนักศึกษาและอาจารย์ โดยมีบรรณารักษ์รับผิดชอบการบริหารและดำเนินงานห้องสมุดวิทยาลัย และมหาวิทยาลัยมีชื่อเรียกต่างๆ ดังนี้ สถาบันวิทยบริการ สำนักวิทยบริการ สำนักบรรณสารสนเทศ สำนักบรรณสารการพัฒนา สำนักหอสมุดกลาง เป็นต้น
1.3 ห้องสมุดเฉพาะ (Special Libraries) คือแหล่งสะสมสารสนเทศเฉพาะสาขาวิชา ให้บริการแก่ผู้ใช้เฉพาะกลุ่ม หรือบุคคลบางกลุ่ม สารสนเทศที่สะสมในห้องสมุดเฉพาะจะเป็นสาขาวิใดวิชาหนึ่ง มุ่งส่งเสริมการค้นคว้าวิจัยและให้บริการสารสนเทศเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการปฏิบัติงานส่วนมากสังกัดหน่วยราชการ กระทรวง ทบวง กรม รัฐวิสาหกิจ ฯลฯ และตั้งอยู่ในอาคารของหน่วยงานที่ห้องสมุดสังกัด
1.4 ห้องสมุดประชาชน (Public Libraries) คือแหล่งบริการการศึกษานอกระบบแก่ประชาชน โดยไม่จำกัดเพศ วัย เชื้อชาติ ศาสนา ระดับการศึกษา ทำหน้าที่เป็นแหล่งสารสนเทศของชุมชน ส่งเสริมให้ประชาชนมีนิสัยรักการอ่าน การค้นคว้า ใช้เวลาว่างให้เป็นประโยชน์ ห้องสมุดประชาชนจำแนกตามหน่วยงานที่สังกัดได้ ดังนี้
1) ห้องสมุดประชาชนสังกัดกรุงเทพมหานคร เป็นห้องสมุดประชาชนที่ตั้งอยู่ในกรุงเทพมหานคร ขึ้นตรงต่องานห้องสมุดประชาชน กองสันทนาการ สำนักสวัสดิการสังคม กรุงเทพมหานคร เช่น ห้องสมุดประชาชนสวนลุมพินี ซอยพระนาง บางเขต ปทุมวัน ฯลฯ
2.) ห้องสมุดประชาชน สังกัดกองปฏิบัติการ กรมการศึกษานอกโรงเรียน ได้แก่ ห้องสมุดประชาชนจังหวัด อำเภอ
3) ห้องสมุดประชาชนที่จัดดำเนินการโดยหน่วยงานต่างประเทศ เช่น ห้องสมุดบริติชเคาน์ซิล (British Council) ห้องสมุดสถานสอนภาษา เอยูเอ (AUA) หรือห้องสมุดที่ดำเนินการโดยชาวต่างประเทศ เช่น ห้องสมุดเนียลสันเฮย์ (Neilson Haya)
4) ห้องสมุดประชาชนที่จัดดำเนินการโดยหน่วยงานเอกชน เช่น ธนาคารศรีนคร ในกรุงเทพมหานคร มี 3 สาขา คือ สาขาวงเวียนใหญ่ สาขาสามแยก สาขาถนนเพชรบุรีตัดใหม่ ต่างจังหวัด 2 แห่ง คือ สาขาเชียงใหม่และสาขาพิจิตร
5) หอสมุดแห่งชาติ (National Libraries) คือห้องสมุดที่จัดตั้งขึ้นเพื่อเก็บรวบรวมสิ่งพิมพ์ และโสตทัศนวัสดุทุกชนิดและทุกชื่อที่ผลิตขึ้นในประเทศ หรือผลิตในประเทศอื่น แต่มีเนื้อหาเกี่ยวกับประเทศนั้นๆ สำหรับใช้ประโยชน์ในการค้นคว้าวิจัย และถือเสมือนว่าสื่อเหล่านั้นเป็นสมบัติทางวัฒนธรรมอย่างหนึ่งของชาติ หอสมุดแห่งชาติของไทยนอกจากกรุงเทพมหานครแล้ว ยังมีสาขาในต่างจังหวัด เช่น นครศรีธรรมราช สงขลา เชียงใหม่ ลำพูน สิงห์บุรี นครราชสีมา จันทบุรี ฯลฯ
2. ศูนย์สารสนเทศ (Information Center) โดยทั่วไปหมายถึง หน่วยงานที่ทำหน้าที่จัดหา จัดเก็บ และให้บริการสารสนเทศเฉพาะสาขาวิชาหรือเฉพาะเรื่อง บุคลากรของศูนย์ประกอบด้วยนักเอกสารสนเทศ นักวิจัย บรรณารักษ์ นักบรรณานุกรม คำว่า ศูนย์สารสนเทศและศูนย์บริการเอกสาร (Documentation Center) เป็นคำที่ใช้แทนกันอยู่เสมอ แต่ศูนย์บริการเอกสารเน้นวิธีการดำเนินงานเกี่ยวกับเอกสาร แต่ศูนย์สารสนเทศเน้นถึงการนำไปให้บริการแก่ผู้ใช้ในประเทศสหรัฐอเมริกา ศูนย์สารสนเทศตั้งขึ้นในศตวรรษที่ 19 หลังปี พ.ศ. 2483 จำนวนศูนย์สารสนเทศได้เพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว แต่เดิมเรียกว่าศูนย์สารสนเทศวิทยาศาสตร์ (Scientific Information Center) คำว่าศูนย์สารสนเทศเฉพาะ (Special Information Center) ใช้เมื่อปี พ.ศ. 2508 เพื่อยกระดับงานของศูนย์ ในประเทศอังกฤษสารสนเทศยุคแรกๆ ตั้งขึ้นในราวกลางทศวรรษที่ 1960 โดยระยะเริ่มแรกได้รับการสนับสนุนจากสำนักงานสารสนเทศวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี (OSTI : Office for Scientific and Technical Information) ซึ่งขึ้นอยู่กับแผนการศึกษาและวิทยาศาสตร์ศูนย์สารสนเทศแบ่งเป็นประเภทต่างได้ ดังนี้
2.1 ศูนย์บริการเอกสารสาธารณะ (Public Documentation Center) เป็นแหล่งบริการสารสนเทศที่จัดตั้งขึ้นโดยเงินภาษีอากรของราษฎร เน้นการสะสมรวบรวมและประเมินค่าบทความในวารสาร เอกสารสิ่งพิมพ์ที่มักไม่ตีพิมพ์เผยแพร่เช่นรายงานต่างๆ สิทธิบัตร มาตรฐานตัวอย่างเช่น ศูนย์บริการเอกสารการวิจัยแห่งประเทศไทย สถาบันวิจัยวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีแห่งประเทศไทย ศูนย์สนเทศสิทธิบัตร กรมวิทยาศาสตร์บริการศูนย์สนเทศทางการเกษตรแห่งชาติ สำนักหอสมุด มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์
2.2 ศูนย์บริการเอกสารกึ่งสาธารณะ (Semi – Public Documentation Centers) ได้แก่ ศูนย์ของสมาคมวิชาการ สมาคมวิชาชีพหรือสมาคมการค้าจัดตั้งขึ้นให้บริการแก่สมาชิกของสถาบัน แต่มีบางแห่งอนุญาตให้บุคคลใช้ได้ สารสนเทศมักจำกัดอยู่เฉพาะแขนงวิชา ตัวอย่างเช่น ศูนย์สนเทศสตรี สภาสตรีแห่งชาติ ศูนย์ข้อมูลทางเทคโนโลยีสมาคมส่งเสริมเทคโนโลยี (ไทย-ญี่ปุ่น)
2.3 ศูนย์บริการเอกสารเอกชน (Private Documentation Center) หมายถึงศูนย์บริการเอกสารขนาดใหญ่ของบริษัท ห้างร้าน ศูนย์รวบรวมสิ่งพิมพ์ทุกชนิดที่เป็นประโยชน์ต่อการจัดการ และบุคลากรของบริษัทไม่จำกัดเฉพาะเรื่องใดเรื่องหนึ่ง แต่จะครอบคลุมทุกเรื่องที่มีผลต่อการดำเนินงานของบริษัทโดยส่วนรวม ตัวอย่างเช่น ศูนย์เอกสารบริษัทปูนซีเมนต์ไทย
2.4 ศูนย์สารสนเทศภายใน (Internal Information Center) ทำหน้าที่รวบรวมและจัดเตรียมข้อมูลต่างๆ ของหน่วยงานที่ยังไม่ได้เผยแพร่ขึ้นในรูปแบบที่สะดวกต่อการใช้ เช่น รายงานการวิจัย การทดลอง รายงานการปฏิบัติงาน คำสั่ง และยังทำหน้าที่จัดหา บริการสารสนเทศ ที่เป็นประโยชน์ต่อการวางแผน การตัดสินใจ และการกำหนดนโยบาย
2.5 ศูนย์สารสนเทศเฉพาะ (Specialized Information Center) หมายถึงศูนย์สารสนเทศของบริษัทที่ปรึกษา สมาคมการค้า และของบริษัทที่เกี่ยวข้องกับสินค้าหรือผลิตภัณฑ์เฉพาะเรื่อง เช่น น้ำมันปิโตรเลียมจัดตั้งขึ้นเพื่อให้บริการสารสนเทศ และให้คำแนะนำเกี่ยวกับการจัดการและการใช้ผลิตผลนั้นๆ
2.6 หน่วยงานอื่นซึ่งมีหน้าที่คล้ายคลึงกัน ให้บริการในฐานะแหล่งผลิตและเผยแพร่สารสนเทศ เช่น สำนักพิมพ์เฉพาะวิชา ผู้จัดพิมพ์วารสารวิชาการ
2.7 รูปแบบผสม (Mixed Forms) การให้บริการสารสนเทศขึ้นอยู่กับความประสงค์ของแต่ละหน่วยงานที่ต้องการจะให้เป็นไป
3. ศูนย์ข้อมูล (Data Center) ศูนย์ข้อมูลคือแหล่งสะสมและเผยแพร่ข้อมูล ซึ่งมักเป็นตัวเลขหรือข้อมูลดิบลักษณะอื่นในเรื่องใดเรื่องหนึ่งโดยเฉพาะซึ่งมักจะเกี่ยวข้องกับภารกิจของหน่วยงาน ถ้าการจัดเก็บข้อมูลขยายขอบเขตในวงกว้างเรียกว่าคลังข้อมูล (Data Bank) ศูนย์ข้อมูลอาจสังกัดหน่วยราชการสมาคมต่างๆ บริษัทหน่วยงานเอกชน ตัวอย่างศูนย์ข้อมูลที่น่าสนใจ มีดังนี้
3.1 ศูนย์ข้อมูลพลังงานแห่งประเทศไทย กองนโยบายและวางแผนพลังงาน สำนักงานพลังงานแห่งชาติ เป็นแหล่งรวบรวม แลกเปลี่ยนและให้บริการข้อมูลด้านพลังงานด้วยระบบคอมพิวเตอร์ และยังจัดทำสิ่งพิมพ์เพื่อเผยแพร่ข้อมูลอีกด้วย
3.2 ศูนย์ข้อมูล สำนักวิจัยธนาคารกรุงเทพจำกัด จัดเก็บและประมวลผลข้อมูลเศรษฐกิจทั่วไป ข้อมูลขายสินค้า ข้อมูลคู่ค้าที่สำคัญของประเทศไทยที่ได้จากรายงานข้อมูลจากแหล่งต่างๆ ทั้งภาครัฐบาลและเอกชน
3.3 ศูนย์ข้อมูลสมุนไพร คณะเภสัชศาสตร์ มหาวิทยาลัยมหิดล รวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวกับสมุนไพรในด้านต่างๆ เช่น แหล่งกำเนิด การเพราะปลูก เพื่อให้บริการแก่นักวิจัย หน่วยปฏิบัติและผู้สนใจ
3.4 กระทรวงพาณิชย์ รวบรวมและจัดเก็บข้อมูลลูกค้า โดยมีคลังข้อมูลการค้าประเภทต่างๆ กระจายอยู่ตาม กรม กอง เช่น คลังข้อมูลส่งเสริมการส่งออก (กรมพาณิชย์สัมพันธ์) คลังข้อมูลธุรกิจการเงินประกันภัย (สำนักงานประกันภัย)
4.หน่วยทะเบียน สถิติ เป็นแหล่งรับจดทะเบียน เก็บรวบรวมหลักฐานและข้อมูลการจดทะเบียนหรือลงทะเบียน ตลอดจนสถิติที่เกี่ยวข้องหน่วยทะเบียนสถิติมี 2 ลักษณะ ดังนี้
4.1 หน่วยทะเบียน สถิติ ภายในหน่วยงาน เช่น โรงพยาบาล มีหน่วยทะเบียนเก็บรวบรวมประวัติ และสถิติคนไข้
4.2 หน่วยราชการ ระดับสำนักงาน กอง ฝ่าย ซึ่งได้รับการจัดตั้งให้ดำเนินการรับจดทะเบียนและงานทะเบียนเฉพาะเรื่อง ตามขอบเขตของภารกิจ
ตัวอย่างของหน่วยงานทะเบียน คือ กรมทะเบียนการค้า รับจดทะเบียนเป็นแหล่งข้อมูลทะเบียนห้างหุ้นส่วนบริษัท ทะเบียนธุรกิจของคนต่างด้าวกองทะเบียน กรมการปกครอง มีฝ่ายทะเบียนรับผิดชอบงานทะเบียนการปกครอง
5. ศูนย์วิเคราะห์สารสนเทศ (Information Analysis Center) ศูนย์วิเคราะห์สารสนเทศ คือหน่วยงานที่ทำหน้าที่ค้นคืน เลือกสรรประเมินคำและสังเคราะห์สารสนเทศในเรื่องใดเรื่องหนึ่ง ศูนย์วิเคราะห์สารสนเทศมีลักษณะการดำเนินงานเป็นวิชาการขั้นสูง ต้องอาศัยนักวิชาการหรือผู้เชี่ยวชาญทางเทคนิค ต้องใช้ความรู้และแรงงานขั้นสูงบริการของศูนย์จึงมีราคาแพง
6. ศูนย์แนะแหล่งสารสนเทศ (Referral Center) ศูนย์แนะแหล่งสารสนเทศคือหน่วยงานที่ให้บริการสารสนเทศแก่ผู้ใช้ โดยแนะนำให้ทราบแหล่งสารนิเทศต่างๆ เช่น สิ่งพิมพ์สถาบันบริการสารสนเทศ สถาบันการศึกษา สมาคมวิชาการผู้เชี่ยวชาญในสาขาวิชา เพื่อให้ผู้ใช้ติดต่อ ค้นคว้าอ้างอิงโดยตรงต่อไป ศูนย์แนะแหล่งสารสนเทศมักจำกัดขอบเขตตามสาขาวิชา เช่น ศูนย์แนะแหล่งสารสนเทศ วิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีแห่งชาติ หอสมุดรัฐสภาอเมริกัน (National Referral Center for Science and Technology at the Library of Congress) รวบรวมสารสนเทศที่สำคัญทางวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีรวมทั้งสังคมศาสตร์ ศูนย์แนะแหล่งสารสนเทศสิ่งแวดล้อมนานาชาติ INFOTERRA (International Referral System for Sources of Environmental Information) ของโครงการสิ่งแวดล้อมแห่งสหประชาชาติ
7. หน่วยงานจดหมายเหตุ (Archives) จดหมายเหตุ คือเอกสารราชการ รัฐวิสาหกิจและเอกชนที่สิ้นสุดกระแสการปฏิบัติงาน และได้รับการประเมินค่าแล้วว่าเป็นเอกสารสำคัญทางประวัติศาสตร์ของชาติ ซึ่งรวมถึงสิ่งพิมพ์รัฐบาล ภาพถ่ายฟิล์ม สไลด์ แถบบันทึกเสียง แถบบันทึกภาพ ภาพยนตร์ ฯลฯ หน่วยงานจดหมายเหตุ (Archives) หมายถึงหน่วยราชการหรือหน่วยงานเอกชน ทำหน้าที่เก็บรักษาจดหมายเหตุ ไว้เพื่อประโยชน์สำคัญแบ่งเป็น 7 ประเภท ดังนี้
7.1 หอจดหมายเหตุแห่งชาติ เก็บรักษาจดหมายเหตุของทางราชการที่หน่วยราชการต่างๆ ส่งมอบให้ เพื่อให้บริการค้นคว้าวิจัยแก่นักวิจัยและบุคคลทั่วไป
7.2 หอจดหมายเหตุส่วนภูมิภาคและท้องถิ่น เก็บรักษาเอกสารที่มีคุณค่าที่หน่วยราชการในส่วนภูมิภาคและส่วนท้องถิ่นส่งมอบให้ อาจจะเป็นสาขาของหอจดหมายเหตุแห่งชาติ เช่น หอจดหมายเหตุแห่งชาติภาคเหนือ ตั้งอยู่ที่สำนักหอสมุด มหาวิทยาลัยเชียงใหม่
7.3 หน่วยงานจดหมายเหตุของส่วนราชการ เก็บรักษาจดหมายเหตุเอกสารของส่วนราชการนั้นไว้โดยเฉพาะ เช่น กองบรรณสาร และห้องสมุดกระทรวงต่างประเทศ
7.4 หน่วยงานจดหมายเหตุของมหาวิทยาลัย เก็บรักษาเอกสารเกี่ยวกับประวัติและพัฒนาการของมหาวิทยาลัย นโยบายการปฏิบัติงาน การบริหารงาน กิจกรรมทางการเรียนการสอน ฯลฯ เช่น หอประวัติจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย
7.5 หน่วยงานจดหมายเหตุของวัดและสถาบันศาสนา เก็บรักษาจดหมายเหตุเกี่ยวกับประวัติ พัฒนาการของวัด สถาบันศาสนา และเรื่องราวทางศาสนาที่เกี่ยวข้อง
7.6 หน่วยงานงานจดหมายเหตุของสถาบันธุรกิจ และอุตสาหกรรมจัดเก็บเอกสารที่เกี่ยวกับการผลิต การลงทุน สิทธิบัตร การตลาดและการจ้าง
7.7 หอประวัติบุคคลสำคัญ (Hall of Fame) รวบรวมประวัติเกียรติคุณ และผลงานของบุคคลที่มีชื่อเสียง เช่น หอจดหมายเหตุนายกรัฐมนตรี พลเอกเปรม ติณสูลานนท์ จังหวัดสงขลา
ประเภทของสถาบันหรือแหล่งเรียนรู้สารสนเทศ (http://www.nrru.ac.th/preelearning/panitnan/05.html   วันที่ 15 ก.ย. 2550 )
1. ห้องสมุดหรือหอสมุด (Library)
ห้องสมุด เป็นสถาบันบริการสารสนเทศที่เก่าแก่ที่สุด เป็นแหล่งสะสมรวบรวม
ทรัพยากรสารสนเทศทุกสาขาวิชา และสื่อทุกประเภท มีทั้งสื่อสิ่งพิมพ์ สื่อโสตทัศนวัสดุ
และสื่ออิเล็กทรอนิกส์ บริการหลักที่อยู่ในห้องสมุด ได้แก่ บริการยืม-คืนทรัพยากรสารสนเทศ
บริการตอบคำถามและช่วย การค้นคว้า บริการการอ่าน เราสามารถจำแนกห้องสมุดออกได้เป็น 4 ประเภทตามวัตถุประสงค์เฉพาะ คือ
1.1 ห้องสมุดโรงเรียน (School Library)
เป็นศูนย์กลางด้านวิชาการ การศึกษาค้นคว้าของครูและนักเรียน ในสถาบัน
การศึกษาระดับอนุบาล ประถมศึกษา และมัธยมศึกษา


1.2 ห้องสมุดสถาบันอุดมศึกษา (Academic Library)
เป็นหน่วยบริการสารสนเทศของสถาบันที่จัดการศึกษาระดับอุดมศึกษาโดยเฉพาะมหาวิทยาลัย วิทยาลัย และสถาบันที่เน้นการสอนการค้นคว้าวิจัย ทำหน้าที่จัดเก็บ และให้บริการสารสนเทศที่สนองความต้องการด้านการเรียนการสอน การค้นคว้า และวิจัยของคณาจารย์และนิสิตนักศึกษา ในขณะนี้ห้องสมุดสถาบันอุดมศึกษา หลายแห่งใช้ชื่อเรียกต่างกันไป เช่น สำนักหอสมุด สำนักวิทยบริการ สำนักบรรณสาร ศูนย์บรรณสาร และศูนย์สื่อการศึกษา
(ประภาวดี สืบสนธิ์. 2543 : 150)


1.3 ห้องสมุดเฉพาะ (Special Library)
เป็นห้องสมุดที่ให้บริการทรัพยากรสารสนเทศเฉพาะสาขาวิชา โดยทั่วไปสังกัดอยู่ในหน่วยงานทางวิชาการ สมาคมและองค์การเฉพาะด้าน เช่น ห้องสมุดคณะแพทยศาสตร์ ห้องสมุดกฎหมาย ห้องสมุดธนาคาร ทำหน้าที่จัดเก็บทรัพยากรสารสนเทศเฉพาะด้านที่เป็นประโยชน์ในการปฏิบัติงานของบุคลากรในหน่วยงานนั้น ๆ
1.4 ห้องสมุดประชาชน (Public Library)
เป็นห้องสมุดชุมชน ทำหน้าที่จัดบริการแก่ประชาชนทุกระดับความรู้ ทุกเพศทุกวัย และทุกสาขาอาชีพ เพื่อส่งเสริมการศึกษาตลอดชีวิต และพัฒนาความเป็นอยู่รวมทั้งคุณภาพชีวิตในชุมชนให้ดียิ่งขึ้น


1.5 หอสมุดแห่งชาติ (National Library)
มีหน้าที่เก็บรวบรวม สะสมรักษาทรัพยากรสารสนเทศของชาติ ทั้งสิ่งพิมพ์ ต้นฉบับตัวเขียน โสตทัศนวัสดุ ที่ผลิตขึ้นในประเทศและเกี่ยวข้องกับประเทศนั้น
2. ศูนย์เอกสารหรือศูนย์สารสนเทศ (Documentation Center หรือ Information Center)
เป็นหน่วยงานให้บริการสารสนเทศเฉพาะเรื่อง ให้แก่ผู้ใช้เฉพาะกลุ่มหรือ
เฉพาะหน่วยงานนั้น เช่น นักวิทยาศาสตร์ นักวิจัย แพทย์ นักวิชาการเกษตร ศูนย์เอกสารหรือศูนย์สารสนเทศมีลักษณะคล้ายห้องสมุดเฉพาะ ผู้ใช้มักมาใช้ สารสนเทศที่รวบรวมไว้เพื่อการค้นคว้า การวิจัย และการปฏิบัติงานของหน่วยงานที่มีศูนย์เอกสารนั้นโดยตรง เช่น ข้อมูลด้านการวิจัย ตัวเลข สถิติ สาระสังเขปและดัชนี วารสารเฉพาะวิชา ศูนย์สารสนเทศหลายแห่งจัดตั้งขึ้นเป็นส่วนหนึ่งของห้องสมุดของสถาบันนั้นเอง (ครรชิต มาลัยวงศ์ และคนอื่น ๆ. 2537 : 84 - 85) เช่น สถาบันเทคโนโลยีแห่งเอเชีย มีการจัดตั้งศูนย์สารสนเทศทางด้านวิศวกรรมธรณี เทคนิค พลังงานคืนรูป สิ่งแวดล้อม และเฟอโรซีเมนต์ บางแห่งอาจตั้งขึ้นเป็นหน่วยงานต่างหาก เช่น ศูนย์บริการสารสนเทศทางเทคโนโลยี หรือ Technical Information Access Center (TIAC)
3.  ศูนย์ข้อมูล (Data Center)
เป็นแหล่งรวบรวมและบริการข้อมูล ตัวเลข สถิติต่าง ๆ ทั้งข้อมูลดิบและข้อมูลที่
ดำเนินการไปแล้วบางส่วน เช่น ข้อมูลสำมะโนประชากร ข้อมูลสินค้า ข้อมูลทางสมุทรศาสตร์ หรืออวกาศ ตัวอย่างของศูนย์ข้อมูลในประเทศไทย เช่น ศูนย์ข้อมูลธุรกิจหลักทรัพย์ของ
ตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทย ศูนย์ข้อมูลพลังงานแห่งประเทศไทย ของสำนักงานพลังงานแห่งชาติ
4.  หน่วยงานสถิติหรือหน่วยทะเบียนสถิติ  (Statistical Office)
                     เป็นหน่วยงานที่รวบรวม จัดเก็บ ข้อมูลทางสถิติตัวเลขต่าง ๆ เป็นตัวเลขเฉพาะด้าน
หรือเฉพาะสาขาวิชา อาจเป็นหน่วยงานที่สังกัดอยู่ในกระทรวง ทบวง กรม เพื่อรวบรวมสถิติเฉพาะภายในหน่วยงาน เช่น ศูนย์สถิติการพาณิชย์ของ กระทรวงพาณิชย์ หรือทำขึ้นมาเพื่อปฏิบัติงานสถิติโดยตรง เช่น สำนักงานสถิติแห่งชาติ
 5.  ศูนย์วิเคราะห์สารสนเทศ  (Information Analysis Center)
ศูนย์วิเคราะห์สารสนเทศ ทำหน้าที่รวบรวมและบริการสารสนเทศเฉพาะวิชา โดยนำมาคัดเลือก วิเคราะห์ ประเมิน สรุปย่อ และจัดเก็บในลักษณะของแฟ้มข้อมูลใบข้อมูล และปริทัศน์ เพื่อใช้ในการตอบคำถาม และบริการข่าวสารทันสมัยแก่ผู้สนใจ บุคลากรที่ปฏิบัติหน้าที่ในศูนย์วิเคราะห์สารสนเทศ โดยส่วนใหญ่จะเป็นนักวิชาการ ผู้เชี่ยวชาญและผู้ทรงคุณวุฒิในสาขาวิชาต่าง ๆ เนื่องจากต้องประเมินผลและวิเคราะห์สารสนเทศที่มีอยู่ ตัวอย่างของ ศูนย์วิเคราะห์สารสนเทศ เช่น สมาคมสังคมศาสตร์แห่งประเทศไทย เป็นต้น


 6.  ศูนย์ประมวลและแจกจ่ายสารสนเทศ  (Information Clearing House)
ศูนย์ประมวลและแจกจ่ายสารสนเทศ หมายถึง หน่วยงานที่ให้ความช่วยเหลือ
ในการเข้าถึงแหล่งสารสนเทศ ทำหน้าที่แนะนำแหล่งสารสนเทศที่เหมาะสม หรือบางครั้งยังรวบรวมสารสนเทศไว้เพื่อแจกจ่ายไปยังผู้ที่สนใจติดต่อขอมา โดยจัดทำสหบัตรรายการค้น บรรณานุกรม ดรรชนี สาระสังเขป หน่วยงานที่ทำหน้าที่เป็นศูนย์ประมวลผลและแจกจ่ายสารสนเทศที่สำคัญ ได้แก่ หอสมุดแห่งชาติประเทศอังกฤษ (British Library) หอสมุดรัฐสภาอเมริกัน (Library of Congress) หอสมุดแห่งชาติของไทย และห้องสมุดยูเนสโก
 
 7.  ศูนย์แนะแหล่งสารสนเทศ  (Referral Center)
เป็นหน่วยงานให้บริการแนะนำผู้ใช้ไปยังแหล่งสารสนเทศที่ตรงกับความต้องการ
ของผู้ใช้ โดยทางศูนย์จะรวบรวม จัดทำและปรับปรุงรายการข้อมูลสารสนเทศในสาขาวิชาที่ศูนย์รับผิดชอบให้ถูกต้องสมบูรณ์


8.  หอจดหมายเหตุ หรือหน่วยงานจดหมายเหตุ  (Archive)
หอจดหมายเหตุ เป็นหน่วยงานที่มีหน้าที่รับผิดชอบเอกสารราชการ เอกสารทาง
ประวัติศาสตร์ อันได้แก่ ระเบียบข้อบังคับ คำสั่ง หนังสือโต้ตอบ บันทึก รายงาน แบบพิมพ์
แผนที่ แผนผัง แบบแปลน พิมพ์เขียว ภาพถ่าย ภาพวาด สไลด์ ฟิล์มภาพยนตร์ ไมโครฟิล์ม
วีดิทัศน์ และสื่ออีเล็กทรอนิกส์ เพื่อเป็นหลักฐานแสดงพัฒนาการดำเนินงานของรัฐหรือสถาบันเอกชน ใช้อ้างอิงในการปฏิบัติหน้าที่ และการค้นคว้าวิจัย รวมทั้งเป็นมรดกทางวัฒนธรรมด้วย หอจดหมายเหตุจำแนกออกได้ 5 ประเภท คือ หอจดหมายเหตุแห่งชาติ หอจดหมายเหตุส่วนภูมิภาคและท้องถิ่น หอจดหมายเหตุของสถาบันทางศาสนา หอจดหมายเหตุของมหาวิทยาลัยและ หอจดหมายเหตุของสถาบันธุรกิจและอุตสาหกรรม


9.  สถาบันบริการสารสนเทศเชิงพาณิชย์  (Commercial Information Service Center)
                 เป็นสถาบันบริการสารสนเทศที่คิดค่าบริการจากผู้มาใช้บริการ โดยเก็บในลักษณะ
ของสมาชิก หรือตามอัตราค่าบริการที่กำหนดไว้ โดยเฉพาะผู้ใช้ที่แสวงหาสารสนเทศ
ด้วยความรวดเร็วและทันสมัย เพื่อประโยชน์ทางธุรกิจ การค้าและอุตสาหกรรม (สุนทร แก้วลาย. 2533 : 20-23) สถาบันบริการสารสนเทศเชิงพาณิชย์ มีหลายรูปแบบได้แก่ ศูนย์บริการสารสนเทศทันสมัย (Current Awareness Services) สำนักงานติดต่อ และให้คำปรึกษาสารสนเทศ (Extendion Services – Liason and Advisory) ศูนย์บริการสาระสังเขปและดรรชนี (Abstract and Index Services) และเครือข่ายบริการสารสนเทศ (Information Services Network)

 10.  ห้องสมุดดิจิตอล (Digital Libraries)
เนื่องจากความเจริญก้าวหน้าของเทคโนโลยีสารสนเทศ และโครงสร้างพื้นฐาน
ด้านโทรคมนาคม คือ ห้องสมุดดิจิตัล เป็นการนำเทคโนโลยีหลาย ๆ รูปแบบทั้งสิ่งพิมพ์และข้อมูลดิจิทัลมาประสมประสานในการจัดการกับทรัพยากรสารสนเทศ โดยจัดเก็บให้อยู่ในรูปของข้อมูลดิจิทัล เช่น ความจำอิเล็กทรอนิกส์ หรือ จานแม่เหล็ก หรือ จานออปติคัล ฯลฯ และมีการเชื่อมโยงกันด้วยระบบเครือข่ายผ่านเส้นใยแก้วนำแสง(Fiber Optic) หรือผ่านดาวเทียมเพื่อให้ผู้ใช้จากทั่วโลกสามารถเข้าถึงสารสนเทศเหล่านี้ได้
ทั้งนี้เนื้อหาของสารสนเทศดิจิตัลแบ่งได้เป็น 2 ประเภท คือ เรื่องราวที่สร้างมาและอยู่ในรูปแบบที่เครื่องคอมพิวเตอร์อ่านได้ประเภทหนึ่งและเนื้อหาในวัสดุที่เปลี่ยนจากรูปแบบดั้งเดิม (เช่น หนังสือ จุลสาร รูปภาพ ภาพยนตร์ และเสียง ที่บันทึกไว้) เป็นวัสดุดิจิตัล

ทีมา: http://planet.kapook.com/tomnakhae/blog/view/64676
www.google.co.th

องค์ประกอบของการจัดเก็บและการค้นคืนสารสนเทศ

การจัดเก็บและการค้นคืน (knowledge storage and retrieval) องค์กรต้องกำหนดสิ่งสำคัญที่จะเก็บไว้เป็นองค์ความรู้ และต้องพิจารณาถึงวิธีการในการรักษา และการนำมาใช้ให้เกิดประโยชน์ตามความต้องการ องค์กรต้องเก็บรักษาสิ่งที่องค์กรเรียกว่าเป็นความรู้ไว้ให้ดีที่สุด ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลสารสนเทศ ตลอดจนผลสะท้อนกลับ การวิจัยและ การทดลอง การจัดเก็บเกี่ยวกับด้านเทคนิค เช่น การบันทึกเป็นฐานข้อมูล หรือการบันทึกเป็นลายลักษณ์อักษรที่ชัดเจน รวมทั้งที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการทางมนุษย์ด้วย เช่น  การสร้างและการจดจำของปัจเจกบุคคล เป็นต้น ทั้งนี้การสะสมความรู้ องค์กรควรคำนึงถึง โครงสร้างการจัดเก็บความรู้ ควรเป็นระบบที่สามารถค้นหาและส่งมอบได้อย่างถูกต้องและรวดเร็ว ทันเวลาและเหมาะสมกับความต้องการ และจัดให้มีการจำแนกรายการต่าง ๆ ที่อยู่บนพื้นฐานความจำเป็นในการเรียนรู้ องค์กรต้องพิจารณาความแตกต่างของกลุ่มคนในการค้นคืนความรู้ ต้องมีการจัดหมวดหมู่ตามองค์ประกอบต่าง ๆ เช่น ตามวัตถุประสงค์ของงาน ความชำนาญของผู้ใช้ เป็นต้น และองค์กรต้องหาวิธีทำให้พนักงานทราบถึงช่องทางหรือวิธีการสำหรับค้นหาความรู้ เช่น การทำสมุดจัดเก็บรายชื่อ และทักษะของผู้เชี่ยวชาญ เครือข่ายการทำงานตามลำดับชั้น การประชุม การฝึกอบรม เป็นต้น สิ่งเหล่านี้จะนำไปสู่การถ่ายทอดความรู้ในองค์กร 

 

การค้นสารสนเทศโดยมีเป้าหมายเพื่อให้ได้สารสนเทศที่ตรงกับความต้องการนั้น ต้องอาศัยกระบวนการสำคัญอย่างหนึ่งช่วยดึงสารสนเทศเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับความต้องการของผู้ใช้ออกมาจากที่จัดเก็บกระบวนการดังกล่าว คือ การค้นคืนสารสนเทศ (Information retrieval) หมายถึง กระบวนการในการค้นสารสนเทศโดยมีเป้าหมายเพื่อชี้หรือระบุสารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับเรื่องใดเรื่องหนึ่งโดยเฉพาะ กระบวนการค้นสารสนเทศจะดำเนินไปได้จนบรรลุเป้าหมายนั้น ต้องอาศัยทรัพยากรสารสนเทศที่ได้รวบรวม จัดเก็บและจัดทำเครื่องมือช่วยค้นอย่างเป็นระบบเอื้อต่อการค้น ต้องมีผู้ใช้ซึ่งมีความต้องการสารสนเทศ และทำการค้นสารสนเทศตามที่ต้องการ ในขณะที่ผู้ใช้ค้นสารสนเทศนั้นกระบวนการค้นคืนสารสนเทศจะจับคู่ระหว่างความต้องการ สารสนเทศของผู้ใช้กับทรัพยากรสารสนเทศทรัพยากรสารสนเทศส่วนหนึ่งที่ตรงกับความต้องการของผู้ใช้จะถูกจำแนกออกจากทรัพยากรทั้งหมด เป็นสารสนเทศที่ค้นคืนได้(retrieved information)

 

ความสำคัญของการค้นคืนสารสนเทศ

ในยุคที่สารสนเทศมีจำนวนมาก มีความหลากหลายทั้งด้านรูปแบบและเนื้อหา เนื่องมาจากการศึกษาและวิทยาการต่าง ๆ ก้าวหน้าอย่างรวดเร็ว และสารสนเทศเหล่านี้อยู่กระจัดกระจายตามองค์กรและสถาบันต่าง ๆ ทั่วทุกมุมโลก การค้นคืนสารสนเทศจึงเป็นเครื่องมือสำคัญในการเข้าถึงและได้สารสนเทศที่ต้องการ

การค้นคืนสารเทศ ช่วยให้มนุษย์ได้รับสารสนเทศที่ต้องการ อย่างถูกต้อง ครอบคลุม สะดวกและรวดเร็วการได้รับสารสนเทศที่ถูกต้อง   ครอบคลุมและทันเวลาย่อมส่งผลต่อความสำเร็จในกิจกรรมต่าง ๆ ของมนุษย์ ไม่ว่าจะเป็นการศึกษาค้นคว้า วิจัย ปฏิบัติงาน วางแผน หรือตัดสินใจ

 

องค์ประกอบของการค้นคืนสารสนเทศ

องค์ประกอบพื้นฐาน 3  ส่วน คือ

  1. ทรัพยากรสารสนเทศ

  2. ผู้ใช้ 

  3. การจับคู่ระหว่างความต้องการสารสนเทศของผู้ใช้กับทรัพยากรสารสนเทศ

 

1. ทรัพยากรสารสนเทศ ระบบค้นคืนสารสนเทศจะต้องรวบรวมและจัดเก็บทรัพยากรสารสนเทศสำหรับผู้ใช้โดยคัดเลือกทรัพยากรสารสนเทศ และทำเครื่องมือช่วยค้น

1.1 การคัดเลือกทรัพยากรสารสนเทศ

 ต้องคัดเลือกสารสนเทศที่จะตอบสนองความต้องการของผู้ใช้  หรือเกิดประโยชน์ แก่ผู้ใช้ทั้งนี้ต้องคำนึงถึงกลุ่มเป้าหมายของหน่วยงานนั้นๆ เช่น กลุ่มผู้ใช้เป็นนักธุรกิจ นักการเมืองสิสิต นักศึกษา นักเรียน หรือผู้บริหาร เป็นต้น

1.2 การทำเครื่องมือช่วยค้น

หลังจากคัดเลือกแล้ว จะต้องดำเนินการเพื่อให้ค้นคืนได้ โดยการทำเครื่องมือช่วยค้น ซึ่งมีหลายประเภท เช่น รวมรายการทรัพยากรสารสนเทศ หรือนิยมเรียกว่า แค็ตตาล็อก (catalogue หรือ catalog) และดรรชนีวารสาร

 

2. ผู้ใช้

ความต้องการสารสนเทศของผู้ใช้นั้นจำแนกได้เป็น 2  ลักษณะคือ

2.1. ผู้ใช้ทราบบางส่วนของสารสนเทศ เช่น  ชื่อผู้แต่ง หรือ ชื่อเรื่องแล้ว

2.2. ต้องการสารสนเทศที่มีเนื้อหาเกี่ยวกับเรื่องใดเรื่องหนึ่ง

 

3.การจับคู่

การจับคู่ เป็นการเปรียบเทียบคำค้นที่แทนความต้องการของผู้ใช้ กับดรรชนีในเครื่องมือช่วยค้น  หากศัพท์ทั้ง 2 กลุ่มนี้ตรงกันทรัพยากรสารสนเทศเหล่านี้จะถูกรวบรวมเป็นสารสนเทศที่ค้นคืนได้หรือผลลัพธ์จากการค้นคืน ซึ่งผู้ใช้ต้องพิจารณาอีกครั้งว่าตรงกับความต้องการหรือไม่ การจับคู่เป็นหน้าที่ของระบบค้นคืนสารสนเทศในขณะที่การป้อนคำค้นเข้าสู่ระบบค้นคืนสารสนเทศเป็นหน้าที่ของผู้ใช้ การป้อนคำค้นเข้าสู่ระบบนั้น ผู้ใช้ต้องเลือกใช้คำสั่งเพื่อการค้นคืนของระบบค้นคืนซึ่งในแต่ละระบบมีลักษณะแตกต่างกันไป

 

องค์ประกอบทั้ง 3 ส่วนของระบบค้นคืนสารสนเทศ คือทรัพยากร ผู้ใช้ และการจับคู่ ร่วมกันดำเนินการในกระบวนการค้นคืนสารสนเทศโดยผู้ใช้ซึ่งมีความต้องการสารสนเทศกำหนดคำค้นแทนความต้องการสารสนเทศ ระบบการค้นคืนสารสนเทศทำหน้าที่จับคู่ระหว่างคำค้นกับดรรชนีในเครื่องมือช่วยค้นของทรัพยากรสารสนเทศ ผลที่ได้รับคือสารสนเทศที่ค้นคืนได้ ซึ่งหากการดำเนินการในแต่ละขั้นตอนอย่างถูกต้องและเหมาะสมแล้วสารสนเทศที่ค้นคืนได้ย่อมเกี่ยวข้องกับความต้องการของผู้ใช้ด้วยเหตุนี้ การค้นคืนสารสนเทศจึงเป็นกระบวนการในการค้นสารสนเทศของผู้ใช้ โดยมีเป้าหมายเพื่อชี้ หรือระบุสารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับเรื่องใดเรื่องหนึ่ง โดยเฉพาะเรื่องที่เกี่ยวข้องกับความต้องการของผู้ใช้

แหล่งที่มา :
www.google.co.th

                www.ru.ac.th/hu812/a3.doc

การค้นคืน (Retrieval) หมายถึง การได้รับสิ่งที่ต้องการกลับคืนมา การค้นคืนสารสนเทศ (Information retrieval) จึงเป็นการกระทำใด ๆ ที่คัดเลือกสารสนเทศจากแหล่งเก็บเพื่อทำให้ได้รับสารสนเทศตามที่ต้องการ ซึ่งอาจเป็นข้อมูล หรือ รายการเอกสารซึ่งบรรจุเนื้อหาที่ต้องการ การค้นคืนสารสนเทศมีความหมายเช่นเดียวกับการค้นวรรณกรรม (Literature searching) ซึ่งหมายถึง กระบวนการค้นเอกสาร เพื่อให้ได้เอกสารที่เกี่ยวข้องกับเรื่องใดเรื่องหนึ่ง หลักการสำคัญของการค้นคืนสารสนเทศ คือ การค้นหาและนำสารสนเทศที่ตรงตามความต้องการ ส่งให้แก่ผู้ใช้อย่างรวดเร็ว ทันการ ระบบใดก็ตามที่ได้รับการออกแบบเพื่ออำนวยความสะดวกในการค้นสิ่งพิมพ์ จึงเรียกว่า ระบบค้นคืนสารสนเทศ ตัวอย่างเช่น บัตรรายการ สิ่งพิมพ์ดรรชนี เป็นต้น

การจัดเก็บและการค้นคืน  (knowledge storage and retrieval)  องค์กรต้องกำหนดสิ่งสำคัญที่จะเก็บไว้เป็นองค์ความรู้ และต้องพิจารณาถึงวิธีการในการรักษา และการนำมาใช้ให้เกิดประโยชน์ตามความต้องการ องค์กรต้องเก็บรักษาสิ่งที่องค์กรเรียกว่าเป็นความรู้ไว้ให้ดีที่สุด ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลสารสนเทศ ตลอดจนผลสะท้อนกลับ การวิจัยและ การทดลอง การจัดเก็บเกี่ยวกับด้านเทคนิค เช่น การบันทึกเป็นฐานข้อมูล หรือการบันทึกเป็นลายลักษณ์อักษรที่ชัดเจน รวมทั้งที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการทางมนุษย์ด้วย  เช่น    การสร้างและการจดจำของปัจเจกบุคคล เป็นต้น ทั้งนี้การสะสมความรู้ องค์กรควรคำนึงถึง โครงสร้างการจัดเก็บความรู้ ควรเป็นระบบที่สามารถค้นหาและส่งมอบได้อย่างถูกต้องและรวดเร็ว ทันเวลาและเหมาะสมกับความต้องการ และจัดให้มีการจำแนกรายการต่าง ๆ ที่อยู่บนพื้นฐานความจำเป็นในการเรียนรู้  องค์กรต้องพิจารณาความแตกต่างของกลุ่มคนในการค้นคืนความรู้ ต้องมีการจัดหมวดหมู่ตามองค์ประกอบต่าง ๆ เช่น ตามวัตถุประสงค์ของงาน ความชำนาญของผู้ใช้ เป็นต้น และองค์กรต้องหาวิธีทำให้พนักงานทราบถึงช่องทางหรือวิธีการสำหรับค้นหาความรู้ เช่น การทำสมุดจัดเก็บรายชื่อ และทักษะของผู้เชี่ยวชาญ เครือข่ายการทำงานตามลำดับชั้น การประชุม การฝึกอบรม เป็นต้น สิ่งเหล่านี้จะนำไปสู่การถ่ายทอดความรู้ในองค์กร               

- การค้นคืน (Retrieval) เป็นการค้นเพื่อให้ได้ผลการค้นตามต้องการ มุ่งเน้นที่ผลการค้นเป็นสำคัญ
- การค้น การค้นหา (Searching) เป็นกระบวนการค้น เช่น การค้นจากหนังสือ การค้นจากฐานข้อมูลโดยใช้ชื่อผู้แต่ง
- ระบบจัดเก็บและค้นคืนสารสนเทศ (Information Storage and Retrieval System - ISAR system)   ระบบค้นคืนสารสนเทศ (Information Retrieval System - IR system) 
- ระบบจัดเก็บและค้นหาสารสนเทศ ใช้น้อย (จากวรรณกรรม)

การค้นคืน วิธีการค้นหาแบ่งออกเป็น
           - Browsing หรือ การสำรวจเลือกดู
             - Searching หรือ analytical search หรือการค้นด้วยคำหรือลักษณะของสารสนเทศ เช่น สี ขนาด

จุดประสงค์หลัก คือ ให้ค้นคืนสารสนเทศที่  “เข้าเรื่อง”  (relevance) หรือ  “ตรงกับความต้อง” (pertinence)

ความซับซ้อนของการจัดเก็บและการค้นคืนสารสนเทศ

-          สารสนเทศปริมาณมาก

-          สารสนเทศในรูปแอนะล็อก และดิจิทัล

-          สารสนเทศต่างรูปลักษณะหรือรูปแบบ (format) เช่น เอกสาร บทความ หนังสือ วารสาร แผ่นผับ

-          สารสนเทศต่างประเภท เช่น เสียง ภาพลักษณ์ ภาพกราฟิก และข้อความ

ตัวแบบการค้น

-          ตัวแบบการค้น เป็นหลักการหรือแนวคิดในการพิจารณาการจับคู่หรือเปรียบเทียบระหว่างข้อคำถามและดรรชนีแทนสารสนเทศที่สะสมไว้ให้สามารถค้นคืนสารสนเทศที่เข้าเรื่องหรือตรงกับความต้องการ

-          ตัวแบบบูเลียน (Boolean model) เป็นการจับคู่แบบตรงกันระหว่างศัพท์ดรรชนีและคำค้น

-          ตัวแบบเวกเตอร์

-          แทนเอกสารและข้อคำถามในรูปเวกเตอร์ (คณิตศาสตร์) โดยกำหนดค่าน้ำหนักของคำ ด้วยความถี่ของคำที่ปรากฏในเอกสาร และคำที่ปรากฏในฐานข้อมูล (มวลเอกสาร)

-          ตัวแบบความน่าจะเป็น

-          จัดลำดับเอกสารในมวลทรัพยากรสารสนเทศตามความน่าจะเป็นด้านความเข้าเรื่องของแต่ละเอกสารกับข้อคำถาม โดยเรียงลำดับจากมากไปหาน้อย

เทคโนโลยีที่สนับสนุน

ปัญญาประดิษฐ์

-          ระบบผู้เชี่ยวชาญ

-          โปรแกรมตัวแทนอัจฉริยะ

-          การประมวลผลภาษาธรรมชาติ

- การใช้ภาษาธรรมชาติสำหรับข้อคำถาม ได้แก่ Ask

- การค้นคืนสารสนเทศหลายภาษา หรือการค้นคืนสารสนเทศข้ามภาษา

ภาษาในการจัดเก็บและค้นคืนสารสนเทศ

                ในระบบสารสนเทศ  การสื่อสารระหว่างผู้ใช้และระบบจำต้องมีภาษาเป็นสื่อในการติดต่อและเข้าใช้ระบบ  กล่าวคือ  ภาษาในระบบสารสนเทศเป็นตัวแทนของสารสนเทศที่จัดเก็บและเป็นสื่อในการค้นสารสนเทศมาใช้ประโยชน์ตามวัตถุประสงค์  ภาษาในระบบจัดเก็บและค้นคืนสารสนเทศ  คือ  ภาษาดรรชนี (Indexing  languages)

                ภาษาดรรชนี  หมายถึง  คำทุกคำที่ใช้อธิบายเอกสารชิ้นใดชิ้นหนึ่ง โดยเฉพาะเพื่อการจัดเก็บหรือคำที่ใช้สร้างเป็นคำค้นเพื่อค้นระบบสารสนเทศ  เป็นภาษาที่ใช้อธิบายเนื้อหาหรือแง่มุมแนวคิดด้านต่างๆ ของสารสนเทศหรือเอกสาร ภาษาดรรชนีเป็นรายการศัพท์หรือสัญลักษณ์ที่ใช้เป็นตำแหน่งในการเข้าถึงสารสนเทศ        

ภาษาดรรชนีจำแนกเป็น 2 ประเภทใหญ่ ๆ คือ ศัพท์บังคับหรือ ภาษาควบคุม (Controlled languages) และภาษาธรรมชาติ(Nature languages) หรือ ภาษาอิสระ (Free languages)

ศัพท์บังคับหรือ ภาษาควบคุม  หมายถึง  การกำหนดให้ศัพท์คำหนึ่งทำหน้าที่ควบคุมคำหลายคำที่มีความหมายอย่างเดียวกัน เพื่อความเป็นมาตรฐาน และช่วยในการสืบค้นสารสนเทศ ทำได้รวดเร็วมีประสิทธิภาพ หรือในอีกความหมายหนึ่ง        เป็นภาษาที่มีผู้ประดิษฐ์หรือกำหนดขึ้นเพื่อเป็นแบบแผนให้นำไปใช้ เป็นภาษาที่ควบคุมการใช้คำที่มีความหมายเหมือนกัน (Synonyms) คำพ้อง (Homographs)  คำพหูพจน์ (Plurals)คำเอกพจน์ (Singulars) คำประสมและวลีที่แสดงเนื้อหา โดยบังคับ

ให้ใช้คำจากรายการศัพท์ที่กำหนด (Assigned terms) หรือศัพท์บังคับ (Controlled vocabularies) เป็นตำแหน่งในการเข้าถึง

ศัพท์ที่มีการควบคุมหรือศัพท์บังคับ  เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้สามารถวิเคราะห์เนื้อหาสาระของเอกสารได้อย่างสอดคล้อง  สม่ำเสมอ (consistency) โดยการสร้างระบบคำศัพท์ที่เป็นมาตรฐาน ทำให้การจัดทำดรรชนีมีความแม่นยำถูกต้องมากที่สุด ทั้งนี้เพราะศัพท์ที่มีการควบคุมจะถูกกำหนดให้มีเพียงความหมายเดียวเป็นศัพท์ที่ได้รับการเลือกสรรแล้ว บางครั้งเป็นรู้จักกันว่าศัพท์บังคับ (descriptors)

องค์ประกอบของระบบสารสนเทศ
ในระบบสารสนเทศประกอบด้วย งานหลัก 4 ประการคือ การนำข้อมูล / สารสนเทศเข้าสู่ระบบ การประมวลผลสารสนเทศ การจัดเก็บสารสนเทศและการแสดงผลลัพธ์ที่นำไปใช้ได้ตามที่ต้องการ
- การนำข้อมูล / สารสนเทศเข้าสู่ระบบ : สามารถทำได้หลายรูปแบบ เช่น การนำข้อมูลจากแหล่งข้อมูล (source data) เข้าสู่ระบบ ได้แก่ ใบรับเงินจากรายการที่สั่งซื้อ หรือเป็นการเรียก ข้อมูลเก่า (ที่เคยบันทึกไว้แล้ว) เพื่อนำมาตรวจสอบ หรือเป็นการตอบรับหรือปฏิเสธจากหน้าจอ หรือเป็นการสั่งให้ทำงาน ได้แก่ สั่งให้ออกใบส่งของ หรือเป็นการส่งข้อความแก่ผู้ใช้คนอื่นในระบบ รวมทั้งการปรับปรุงข้อมูลโดยเฉพาะการพิมพ์เอกสาร ผู้ใช้สามารถเปลี่ยนแปลงข้อความหรือแก้ไข ตัวเลขให้ถูกต้องได้
- การประมวลผล : ในระบบสารสนเทศสามารถประมวลผลข้อมูล / สารสนเทศได้หลายวิธี ได้แก่ การจัดเรียงข้อมูล การเรียกใช้ข้อมูลที่จัดเก็บไว้แล้วและปรับปรุงข้อมูลให้ทันสมัยขึ้น การสรุปสารสนเทศ การคัดเลือกสารสนเทศ (ได้แก่ เลือกรายชื่อลูกค้าที่ใช้บริการมานานกว่า 5 ปี) รวมทั้งการคำนวณทางคณิตศาสตร์และการเปรียบเทียบทางตรรกะ
- การจัดเก็บสารสนเทศ : ระบบสารสนเทศปัจจุบันสามารถจัดเก็บข้อมูลสารสนเทศ ทั้งที่อยู่ในรูปของตัวเลข ตัวอักษร สัญลักษณ์ต่าง ๆ และภาพประกอบ ได้แก่ กราฟิก ภาพนิ่ง ภาพเคลื่อนไหว และเสียง ไว้ในรูปของฐานข้อมูลและ Web base รวมทั้งฐานความรู้ (Knowledge base)
- การแสดงผลลัพธ์ : ผลลัพธ์จากระบบสารสนเทศที่ออกมาในรูปของรายงานเอกสารทุกประเภท เรียกว่า hard copy ส่วน soft copy เป็นการแสดงผลบนหน้าจอภาพหรือระบบเสียง รวมทั้งคำสั่งที่ใช้ควบคุมหุ่นยนต์หรือการทำงานในระบบอัตโนมัติต่าง ๆ

ระบบสารสนเทศ สามารถจัดการได้เป็น 2 รูปแบบคือ
1. จัดการตามหน้าที่ของงานในองค์กร (Function – Base System) ตัวอย่างเช่น ภายใต้งานหลักขององค์กร ได้แก่ การเงิน การบัญชี การขาย การตลาด งานบุคคล การผลิต มีการใช้ระบบสารสนเทศกับการตรวจสอบสินค้าคงคลัง หรือเพื่อการคิดเงินเดือนลูกจ้าง หรือการทำบัญชี เป็นต้น ดังนั้นฐานข้อมูลที่สร้างขึ้นและผลลัพธ์ที่ออกมาก็จะใช้เฉพาะงานนั้นๆ เท่านั้น
2. จัดการในรูปของระบบผสมผสานเบ็ดเสร็จหรือบูรณาการ (Integrated System) นั่นคือ ข้อมูลสารสนเทศจะถูกจัดเป็นฐานข้อมูลที่สามารถเข้าถึงและแลกเปลี่ยนระหว่าง หน่วยงานตามหน้าที่ต่างๆ ที่มีความสัมพันธ์กัน
 การนำข้อมูลเข้าสู่ระบบ สารสนเทศ : การที่เราสร้างระบบสารสนเทศก็เพื่อจะเรียกใช้ สารสนเทศที่ต้องการอย่างถูกต้องและรวดเร็ว ดังนั้นเมื่อมีระบบฐานข้อมูลช่วยจัดการข้อมูล / สารสนเทศ ให้อยู่ในระบบระเบียบง่ายแก่การเข้าถึงแล้ว เรายังสามารถเพิ่มเติมแก้ไขข้อมูลได้ตามวัตถุประสงค์ของธุรกิจนั้น การเพิ่มเติมแก้ไขข้อมูลในที่นี้ คือการนำข้อมูลเข้าสู่ระบบสารสนเทศ (data entry) ผู้ใช้สามารถส่งผ่านทาง terminal ที่เป็นเครื่อง PC ของระบบสารสนเทศและประมวลผลข้อมูลและประมวลผลข้อมูลได้ 2 วิธี คือ
1. Batch processing คือ การประมวลผลข้อมูลที่ได้รับการรวบรวมไว้เป็นกลุ่มข้อมูล แล้วส่งเข้าสู่ระบบสารสนเทศเพื่อนำไปประมวลผลเป็นครั้งคราว ตัวอย่างเช่น การคิดเงินเดือนพนักงาน ฝ่ายบุคคลจะเก็บรวบรวมข้อมูลลูกจ้างที่ทำงาน (รายวัน, รายสัปดาห์ หรือรายเดือน) เช่น จำนวนชั่วโมง อัตราค่าจ้าง จำนวนชั่วโมงที่ทำงานล่วงเวลา (ถ้ามี) ตามรอบเวลาการทำงาน (เช่น รายวัน, รายวันสัปดาห์, รายเดือน) แล้ว จึงส่งข้อมูลที่รวบรวมไว้นี้เข้าสู่ระบบสารสนเทศเพื่อคำนวณเงินเดือนหรือค่า จ้างของทุกคนต่อไป
2. Transaction-oriented processing คือ การประมวลผลข้อมูลทุกครั้งที่มีการส่งข้อมูลเข้าสู่ระบบ ตัวอย่างเช่น การสั่งซื้อสินค้าทุกครั้งที่มีลูกค้าสั่งซื้อ (ในเวลาทำการ) ข้อมูลลูกค้าและรายการสินค้าที่สั่งจะถูกส่งเข้าสู่ระบบเพื่อประมวลผล ได้แก่ เปรียบเทียบจำนวนสินค้าในโกดัง ตรวจสอบราคา และตอบลูกค้าได้ทันทีว่าสินค้าที่สั่งนั้นมีหรือไม่ ส่งแล้วหรือรอส่งของจากผู้ผลิต จำนวนเงิน วันกำหนดส่ง เป็นต้น เป็นการตอบรับทันที ไม่เหมือน batch processing ที่จะต้องรอรวบรวมข้อมูลก่อน

ระบบโอแพ็ก คือ ระบบการค้นหารายการทรัพยากรสารนิเทศด้วยระบบคอมพิวเตอร์ออนไลน์  จะ ใช้เครื่องปลายทางเป็นเครื่องมือค้นหารายการสารนิเทศที่ต้องการ โดยใช้โปรแกรมสำเร็จ หรือโปรแกรมการจัดการฐานข้อมูลในระบบห้องสมุดอัตโนมัติ

ปัจจุบันระบบโอแพ็กได้ใช้ในโปรแกรมจัดการฐานข้อมูลใน 3 รูปแบบคือ

1.       โปรแกรมสำเร็จที่มีหน่วยงาน องค์กรบริบัษต่างๆที่พัฒนาขึ้นมาใช้แล้วเช่นโปรแกรม ซีดีเอส/ไอซีส ดีเบส ฟอกซ์เบส และบี อาร์เอส

2.       เขียนโปรแกรมเฉพาะแห่งโดยใช้ภาษาคอมพิวเตอร์ ภาษาภาษี

3.       โปรแกรมห้องสมุดอัตโนมัติ หรือโปรแกรมสำเร็จพร้อมใช้งานในระบบบูรณาการ หรือเรียกทั่วไปว่าระบบเทิร์นคีย์ เช่น URICA  VTLS  TINLIB เป็นต้น

ประโยชน์ของการค้นคืนระบบโอแพ็ก

-          ผู้ ค้นสามารถค้นรายการสารนิเทศที่ต้องการได้มากวิธีกว่าการค้นคืนจากบัตรรายการ ซึ่งจำกัดการเข้าถึงสารนิเทศด้วยช่อผู้แต่ง ชื่อเรื่อง หัวเรื่อง ในระบบโอแพ็กผู้ค้นสามารถค้นได้จขากดรรชนีหลายประเภท เช่น สามารถค้นได้จากหลักการประสานคำที่เรียกว่า ลักบลูลีน Boolean  หรือ ค้นคำจากเขตข้อมูล เฉพาะที่ต้องการได้เช่น  เขตข้อมูลปีที่พิมพ์ หมายเลขมาตรฐาน หนังสือสากล เลขเรียกหนังสือ หรือค้นจากคำสำคัญอื่นๆ

-          ทำให้ได้รับความสะดวกค้นคืนรายการสารนิเทศได้ถูกต้อง แม่นยำ และเป็นระบบที่ใช้ง่าย

-          เป็นระบบที่ช่วยกระตุ้นและส่งเสริมให้ผู้ใช้เกิดความต้องการใช้ทรัพยากรสารนิเทศอย่างคุ้มค่า เนื่องจากความง่ายและสะดวกในการเข้าถึง

-          ผู้ ใช้สามารถค้นคืนรายการทรัพยากรสารนิเทศจากสถานที่ๆตนสะดวก หากมีการใช้ระบบเชื่อมโยงเครื่องปลายทางไปยังสถาบันบริการสารนิเทศที่ให้ บริการค้นคืนระบบโอแพ็ก

-          สามารถเชื่อมโยงไปยังรายการทรัพยากรสารนิเทศกับระบบโอแพ็กของสถาบันบริการอื่นๆทั้งในประเทศและต่างประเทศระบบเครือข่าย

ลักษณะการค้นคืนระบบโอแพ็ก ผู้ใช้สามารถใช้ระบบเป็นจุดเริ่มต้นของการค้นหาสารนิเทศ ในสถาบันบริการแห่งหนึ่ง เช่นเดียวกับการใช้บัตรรายการ  โดยทั่วไปผู้ใช้สามารถเลือกค้นได้จากคำหรือวิธีต่างๆดังต่อไปนี้

-          ค้นคืนโดยใช้ชื่อผู้แต่ง        -  ค้นคืนโดยใช้คำสำคัญ

-          ค้นคืนโดยใช้ชื่อเรื่อง          -  ค้นคืนโดยใช้วลี

-          ค้นคืนโดยใช้หัวเรื่อง          -  ค้นคืนโดยใช้คำในดรรชนี

-          ค้นคืนโดยใช้เลขหมู่           -  ค้นคืนโดยใช้การตัดคำ

-          ค้นคืนโดยการจำกัดคำค้นในเขตข้อมูลที่ต้องการ

-          ค้นคืนโดยวิธีไล่ดูรายการตามลำดับระเบียน

               บริการบนอินเตอร์เน็ต   อินเตอร์ เน็ตได้รับความนิยมเนื่องมาจากการใช้บิการทางอินเตอร์เน็ตเป็นไปอย่างรวดเร็ว สะดวกในการติดต่อสื่อสารและส่งผ่านข้อมูลและสารสนเทศ

 

ที่มา   : http://www.google.co.th

http://planet.kapook.com/peebom/blog/viewnew/65121

http://www.rbru.ac.th/courseware/science/4000107/lesson2/lesson2.2.html

http://lisru.com/Information%20Retrieval/Introduction.html

http://planet.kapook.com/peebom/blog/viewnew/65121

 

การจัดเก็บและการค้นคืน  (knowledge storage and retrieval)  องค์กรต้องกำหนดสิ่งสำคัญที่จะเก็บไว้เป็นองค์ความรู้ และต้องพิจารณาถึงวิธีการในการรักษา และการนำมาใช้ให้เกิดประโยชน์ตามความต้องการ องค์กรต้องเก็บรักษาสิ่งที่องค์กรเรียกว่าเป็นความรู้ไว้ให้ดีที่สุด ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลสารสนเทศ ตลอดจนผลสะท้อนกลับ การวิจัยและ

การการค้นคืน (Retrieval) หมายถึง การได้รับสิ่งที่ต้องการกลับคืนมา การค้นคืนสารสนเทศ (Information retrieval) จึงเป็นการกระทำใด ๆ ที่คัดเลือกสารสนเทศจากแหล่งเก็บเพื่อทำให้ได้รับสารสนเทศตามที่ต้องการ ซึ่งอาจเป็นข้อมูล

ภาษาในการจัดเก็บและค้นคืนสารสนเทศ

      ในระบบสารสนเทศ  การสื่อสารระหว่างผู้ใช้และระบบจำต้องมีภาษาเป็นสื่อในการติดต่อและเข้าใช้ระบบ  กล่าวคือ  ภาษาในระบบสารสนเทศเป็นตัวแทนของสารสนเทศที่จัดเก็บและเป็นสื่อในการค้นสารสนเทศมาใช้ประโยชน์ตามวัตถุประสงค์  ภาษาในระบบจัดเก็บและค้นคืนสารสนเทศ  คือ  ภาษาดรรชนี (Indexing  languages)

ที่มา :
www.google.co.th
http://lisru.com/Information%20Retrieval/Introduction.html

การค้นสารสนเทศโดยมีเป้าหมายเพื่อ

ให้ได้สารสนเทศที่ตรงกับความต้องการนั้น 

ต้องอาศัยกระบวนการสำคัญอย่างหนึ่งช่วยดึงสารสนเทศเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับความต้องการ

ของผู้ใช้ออกมาจากที่จัดเก็บ

การค้นคืน

สารสนเทศ (Information retrieval)

หมายถึง กระบวนการในการค้นสารสนเทศ

โดยมีเป้าหมายเพื่อชี้หรือระบุสารสนเทศ

ที่เกี่ยวข้องกับเรื่องใดเรื่องหนึ่งโดยเฉพาะ

กระบวนการค้นสารสนเทศจะดำเนิน

ไปได้จนบรรลุเป้าหมายนั้น ต้องอาศัย

ทรัพยากรสารสนเทศที่ได้รวบรวม จัดเก็บและ

จัดทำเครื่องมือช่วยค้นอย่างเป็นระบบ

เอื้อต่อการค้น ต้องมีผู้ใช้ซึ่งมีความต้องการ

สารสนเทศ และทำการค้นสารสนเทศตามที่ต้องการ

ในขณะที่ผู้ใช้ค้นสารสนเทศนั้นกระบวนการ

   ค้นคืนสารสนเทศจะจับคู่ระหว่างความต้องการ

   สารสนเทศของผู้ใช้กับทรัพยากรสารสนเทศ

ทรัพยากรสารสนเทศส่วนหนึ่งที่ตรงกับความต้องการ

  ของผู้ใช้จะถูกจำแนกออกจากทรัพยากรทั้งหมด

 เป็นสารสนเทศที่ค้นคืนได้ (retrieved information)

ในยุคที่สารสนเทศมีจำนวนมาก มีความ

หลากหลายทั้งด้านรูปแบบและเนื้อหา เนื่องมาจาก

การศึกษาและวิทยาการต่าง ๆ ก้าวหน้าอย่างรวดเร็ว

และสารสนเทศเหล่านี้อยู่กระจัดกระจาย

ตามองค์กรและสถาบันต่าง ๆ ทั่วทุกมุมโลก

การค้นคืนสารสนเทศจึงเป็นเครื่องมือสำคัญ

ในการเข้าถึงและได้สารสนเทศที่ต้องการ     

การค้นคืนสารเทศ ช่วยให้มนุษย์ได้รับสารสนเทศ

ที่ต้องการ อย่างถูกต้อง ครอบคลุม สะดวกและรวดเร็ว

 การได้รับสารสนเทศที่ถูกต้อง   ครอบคลุมและ

ทันเวลาย่อมส่งผลต่อความสำเร็จในกิจกรรมต่าง ๆ

ของมนุษย์ ไม่ว่าจะเป็นการศึกษา

ค้นคว้า วิจัย ปฏิบัติงาน วางแผน หรือตัดสินใจ

องค์ประกอบของการค้นคืนสารสนเทศ

องค์ประกอบพื้นฐาน 3  ส่วน คือ

@  ทรัพยากรสารสนเทศ

@  ผู้ใช้ 

@  การจับคู่ระหว่างความต้องการสารสนเทศ

     ของผู้ใช้กับทรัพยากรสารสนเทศ

องค์ประกอบของการค้นคืนสารสนเทศ

1. ทรัพยากรสารสนเทศ ระบบค้นคืนสารสนเทศจะต้องรวบรวมและจัดเก็บทรัพยากรสารสนเทศสำหรับผู้ใช้โดยคัดเลือกทรัพยากรสารสนเทศ และทำเครื่องมือช่วยค้น

1.1 การคัดเลือกทรัพยากรสารสนเทศ

1.2 การทำเครื่องมือช่วยค้น

1.1 การคัดเลือกทรัพยากรสารสนเทศ

 ต้องคัดเลือกสารสนเทศที่จะตอบสนองความต้องการของผู้ใช้  หรือเกิดประโยชน์ แก่ผู้ใช้

ทั้งนี้ต้องคำนึงถึงกลุ่มเป้าหมายของหน่วยงานนั้นๆ เช่น กลุ่มผู้ใช้เป็นนักธุรกิจ นักการเมือง

สิสิต นักศึกษา นักเรียน หรือผู้บริหาร เป็นต้น

1.2 การทำเครื่องมือช่วยค้น

หลังจากคัดเลือกแล้ว จะต้องดำเนินการ

เพื่อให้ค้นคืนได้ โดยการทำเครื่องมือช่วยค้น

ซึ่งมีหลายประเภท เช่น รวมรายการทรัพยากร

สารสนเทศ หรือนิยมเรียกว่า แค็ตตาล็อก

(catalogue หรือ catalog) และดรรชนีวารสาร

2. ผู้ใช้

ความต้องการสารสนเทศของผู้ใช้นั้นจำแนกได้เป็น 2  ลักษณะคือ

1. ผู้ใช้ทราบบางส่วนของสารสนเทศ

เช่น  ชื่อผู้แต่ง หรือ ชื่อเรื่องแล้ว

2. ต้องการสารสนเทศที่มีเนื้อหาเกี่ยวกับ

เรื่องใดเรื่องหนึ่ง

3.การจับคู่

การจับคู่ เป็นการเปรียบเทียบคำค้นที่แทน

ความต้องการของผู้ใช้ กับดรรชนีในเครื่องมือ

ช่วยค้น  หากศัพท์ทั้ง 2 กลุ่มนี้ตรงกันทรัพยากร

สารสนเทศเหล่านี้จะถูกรวบรวมเป็นสารสนเทศ

ที่ค้นคืนได้หรือผลลัพธ์จากการค้นคืน ซึ่งผู้ใช้ต้องพิจารณาอีกครั้งว่าตรงกับความต้องการหรือไม่

การจับคู่เป็นหน้าที่ของระบบค้นคืน

สารสนเทศในขณะที่การป้อนคำค้นเข้าสู่

ระบบค้นคืนสารสนเทศเป็นหน้าที่ของผู้ใช้

การป้อนคำค้นเข้าสู่ระบบนั้น ผู้ใช้ต้องเลือก

ใช้คำสั่งเพื่อการค้นคืนของระบบค้นคืน

ซึ่งในแต่ละระบบมีลักษณะแตกต่างกันไป

องค์ประกอบทั้ง 3 ส่วนของระบบค้นคืน

สารสนเทศ คือทรัพยากร ผู้ใช้ และการจับคู่ ร่วมกัน

ดำเนินการในกระบวนการค้นคืนสารสนเทศโดยผู้ใช้

ซึ่งมีความต้องการสารสนเทศกำหนดคำค้นแทน

ความต้องการสารสนเทศ ระบบการค้นคืนสารสนเทศ

ทำหน้าที่จับคู่ระหว่างคำค้นกับดรรชนีในเครื่องมือ

ช่วยค้นของทรัพยากรสารสนเทศ ผลที่ได้รับ

คือสารสนเทศที่ค้นคืนได้

ซึ่งหากการดำเนินการในแต่ละขั้นตอน

อย่างถูกต้องและเหมาะสมแล้วสารสนเทศที่ค้นคืน

ได้ย่อมเกี่ยวข้องกับความต้องการของผู้ใช้ด้วยเหตุนี้

การค้นคืนสารสนเทศจึงเป็นกระบวนการในการ

ค้นสารสนเทศของผู้ใช้ โดยมีเป้าหมายเพื่อชี้ หรือ

ระบุสารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับเรื่องใดเรื่องหนึ่ง

โดยเฉพาะเรื่องที่เกี่ยวข้องกับความต้องการของผู้ใช้
อ้างอิง มหาวิทยาลัยราชภัฎสวนสุนันทา

องค์ประกอบของการจัดเก็บและการค้นคืนสารสนเทศ

 การค้นคืน    ( retrieve ) หมายถึงการได้รับสิ่งที่ต้องการกลับคืนมา การค้นคืนสารสนเทศ (information retrieval)  จึงเป็นการการกระทำใดๆ ที่ให้ได้รับสารนิเทศที่ต้องการ ซึ่งอาจเป็นข้อมูลหรือรายการเอกสารซึ่งบรรจุเนื้อหาที่ต้องการ และส่งให้กับผู้รับอย่างรวดเร็ว

ระบบค้นคืนสารสนเทศ หมายถึง ระบบที่ได้รับการออกแบบเพื่อวัตถุประสงค์ในการค้นคืนสารสนเทศที่จัดเก็บอยู่ในระบบนั้น ซึ่งอาจค้นโดยแรงงานคน หรือคอมพิวเตอร์ก็ได้

หน้าที่ของระบบการค้นคืนสารสนเทศ เพื่อช่วยแก้ปัญหาการติดตามสารนิเทศใหม่ๆ ซึ่งมีปริมาณเพิ่มขึ้น ระบบสารสนเทศจะช่วยค้น คัดเลือก และกล่นกรองสารนิเทศที่เกี่ยวของ เพื่อการใช้ประโยชน์ต่อไป  ในทัศนของ Lancaster ระบบสารสนเทศมีหน้าที่จัดหา จัดระเบียบและควบคุมเพื่อให้มีการเข้าถึงสารนิเทศ

สรุปก็คือคือ ระบบการค้นคืนสารนิเทคือ  ระบบสารนิเทศที่ทำหน้าที่นำเสนอและแจกจ่ายสารนิเทศแก่ผู้ที่ต้องการ ซึ่งระบบสารนิเทศประกอบด้วยระบบการดำเนินงานย่อยๆ 5 ระบบ คือ                                                  

1. การคัดเลือก  เป็นการการรวบรวมสารนิเทศตามเกณฑ์และนโยบายที่กำหนดไว้ ซึ่งสอดคล้องกับความต้องการของผู้ใช้                                                                                                                                                2. การวิเคราะห์เอกสาร  ได้แก่การจัดหมวดหมู่ การจัดทำรายการ  การทำดรรชนี และการทำสารสังเขป

3. การจัดระเบียบ ในระบบสารนิเทศที่ใช้คอมพิวเตอร์ในการประมวลผล จะมีการจัดระเบียบแฟ้มข้อมูล โดยทั่วไปจะเรียงลำดับเลขทะเบียน

4. การค้นคืน เป็นกระบวนการสำคัญในการประเมินศักยภาพของระบบสารนิเทศ เป็นจุดเริ่มต้นของการค้นคืน online  เพื่อให้ตอบสนองความต้องการของผู้ใช้บริการ คือ ขั้นตอนการวิเคราะห์แนวคิด  และขั้นตอนการกำหนดศัพท์ หลังจากนั้นก็นำคำศัพท์ไปดำเนินการค้น ถ้าคำศัพท์ตรงกับดรรชนีคำค้นของเอกสารนั้น จะได้รับเอกสารจำนวนหนึ่ง หรือผู้ค้นจะทำการปรับปรุงเอกสารให้เป็นที่พอใจของผู้ใช้บริการ

5.  การแจกจ่าย เป็นการนำส่งผลการค้นคืนให้แก่ผู้ใช้ ที่มีความต้องการเอกสารเอกสารในเรื่องนั้นๆ โดยทั่วไปคือ รายการอ้างอิงทางบรรณานุกรม โดยการสืบค้นสารสนเทศจะสิ้นสุดเมื่อผู้สืบค้นสารสนเทศได้รับเอกสารเหล่านั้นเรียบร้อยแล้ว องค์ประกอบเหล่านี้เป็นเป็นกิจกรรมทางสติปัญญาซึ่งดำเนินการโดยคน มิใช่เครื่องจักร หรือเรียบอีกนัยหนึ่งว่า ประสิทธิภาพของระบบค้นคืนสารนิเทศ จึงขึ้นอยู่กับองค์ประกอบ สามารถจำแนกได้ 2 กลุ่มก็คือ

-  องค์ประกอบด้านฐานข้อมูล คือเอกสารที่จัดเก็บความละเอียดของดรรชนี  ความเพียงพอของคำศัพท์ ในระบบที่ใช้แทนเนื้อหาของเอกสาร

-  องค์ประกอบด้านการใช้ระบบ คือ ความเข้าใจของนักเอกสารสนเทศ ในเรื่องความต้องการของผู้ใช้

รูแบบของระบบค้นคืนสารนิเทศ

ระบบค้นคืนสารนิเทศสามารถแบ่งได้ 3 ประเภทคือ

1. ระบบค้นคืนที่ให้คำถาม – คำตอบ เป็นการบริการค้นคำตอบสำหรับคำถามที่ต้องการคำตอบ ที่เป็นข้อเท็จจริง

2. ระบบค้นคืนที่ให้ข้อมูลเป็นตัวเลข คือ สัญญาลักษณ์  เป็นระบบจัดเก็บข้อมูลทางฟิสิกส์ เคมี สำะโนประชากร เป็นต้น

3. ระบบค้นคืนข้อความจากวารสาร เป็นระบบที่จัดเก็บตัวเนื้อหาเอกสารและสามารถเรียกข้อความส่วนใดส่วนหนึ่งของเอกสารได้ เช่น ฐานข้อมูลทางกฎหมาย เป็นต้น

บริการค้นคืนระบบโอแพ็ก

ระบบโอแพ็ก คือ ระบบการค้นหารายการทรัพยากรสารนิเทศด้วยระบบคอมพิวเตอร์ออนไลน์  จะใช้เครื่องปลายทางเป็นเครื่องมือค้นหารายการสารนิเทศที่ต้องการ โดยใช้โปรแกรมสำเร็จ หรือโปรแกรมการจัดการฐานข้อมูลในระยะบบห้องสมุดอัตโนมัติ

     ปัจจุบันระบบโอแพ็กได้ใช้ในโปรแกรมจัดการฐานข้อมูลใน 3 รูปแบบคือ

1. โปรแกรมสำเร็จที่มีหน่วยงาน องค์กรบริบัษต่างๆที่พัฒนาขึ้นมาใช้แล้วเช่นโปรแกรม ซีดีเอส/ไอซีส ดีเบส ฟอกซ์เบส และบี อาร์เอส

2.  เขียนโปรแกรมเฉพาะแห่งโดยใช้ภาษาคอมพิวเตอร์ ภาษาภาษี

3.  โปรแกรมห้องสมุดอัตโนมัติ หรือโปรแกรมสำเร็จพร้อมใช้งานในระบบบูรณาการ หรือเรียกทั่วไปว่าระบบเทิร์นคีย์ เช่น URICA  VTLS  TINLIB เป็นต้น

ประโยชน์ของการค้นคืนระบบโอแพ็ก

-   ผู้ค้นสามารถค้นรายการสารนิเทศที่ต้องการได้มากวิธีกว่าการค้นคืนจากบัตรรายการซึ่งจำกัดการเข้าถึงสารนิเทศด้วยช่อผู้แต่ง ชื่อเรื่อง หัวเรื่อง ในระบบโอแพ็กผู้ค้นสามารถค้นได้จขากดรรชนีหลายประเภท เช่น สามารถค้นได้จากหลักการประสานคำที่เรียกว่า ลักบลูลีน Boolean  หรือ ค้นคำจากเขตข้อมูล เฉพาะที่ต้องการได้เช่น  เขตข้อมูลปีที่พิมพ์ หมายเลขมาตรฐาน หนังสือสากล เลขเรียกหนังสือ หรือค้นจากคำสำคัญอื่นๆ

-  ทำให้ได้รับความสะดวกค้นคืนรายการสารนิเทศได้ถูกต้อง แม่นยำ และเป็นระบบที่ใช้ง่าย

-  เป็นระบบที่ช่วยกระตุ้นและส่งเสริมให้ผู้ใช้เกิดความต้องการใช้ทรัพยากรสารนิเทศอย่างคุ้มค่า เนื่องจากความง่ายและสะดวกในการเข้าถึง

-  ผู้ใช้สามารถค้นคืนรายการทรัพยากรสารนิเทศจากสถานที่ๆตนสะดวก หากมีการใช้ระบบเชื่อมโยงเครื่องปลายทางไปยังสถาบันบริการสารนิเทศที่ให้บริการค้นคืนระบบโอแพ็ก

-  สามารถเชื่อมโยงไปยังรายการทรัพยากรสารนิเทศกับระบบโอแพ็กของสถาบันบริการอื่นๆทั้งในประเทศและต่างประเทศระบบเครือข่าย

ลักษณะการค้นคืนระบบโอแพ็ก

ผู้ใช้สามารถใช้ระบบเป็นจุดเริ่มต้นของการค้นหาสารนิเทศ ในสถาบันบริการแห่งหนึ่ง เช่นเดียวกับการใช้บัตรรายการ  โดยทั่วไปผู้ใช้สามารถเลือกค้นได้จากคำหรือวิธีต่างๆดังต่อไปนี้

-   ค้นคืนโดยใช้ชื่อผู้แต่ง        -  ค้นคืนโดยใช้คำสำคัญ

-   ค้นคืนโดยใช้ชื่อเรื่อง          -  ค้นคืนโดยใช้วลี

-   ค้นคืนโดยใช้หัวเรื่อง          -  ค้นคืนโดยใช้คำในดรรชนี

-    ค้นคืนโดยใช้เลขหมู่           -  ค้นคืนโดยใช้การตัดคำ

-    ค้นคืนโดยการจำกัดคำค้นในเขตข้อมูลที่ต้องการ

-    ค้นคืนโดยวิธีไล่ดูรายการตามลำดับระเบียน

http://planet.kapook.com/peebom/blog/viewnew/65121

 

          สรุปได้ว่า “การจัดเก็บและการค้นคืนสารนิเทศ” คือ กระบวนการในการรวบรวมรายละเอียดของสารนิเทศและทรัพยากรสารนิเทศ ที่จัดเก็บไว้ในแหล่งสารนิเทศ หรือฐานข้อมูล เพื่อให้สามารถค้นสารนิเทศและทรัพยากรสารนิเทศที่ต้องการกลับคืนมาได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว ด้วยวิธีการและเทคนิคอย่างเป็นขั้นตอน โดยอาศัยเทคโนโลยีสารนิเทศเป็นเครื่องมือในการเข้าถึงสารนิเทศอย่างสะดวก รวดเร็ว และตรงกับความต้องการของผู้ใช้

http://lib.kru.ac.th/eBook/1635203/5203-35.html