นักศึกษาคิดว่าระบบการค้นคืนสารสนเทศคืออะไร อธิบาย

 การค้นคืน เป็นกระบวนการสำคัญในการประเมินศักยภาพของระบบสารนิเทศ เป็นจุดเริ่มต้นของการค้นคืน online  เพื่อให้ตอบสนองความต้องการของผู้ใช้บริการ คือ ขั้นตอนการวิเคราะห์แนวคิด  และขั้นตอนการกำหนดศัพท์ หลังจากนั้นก็นำคำศัพท์ไปดำเนินการค้น ถ้าคำศัพท์ตรงกับดรรชนีคำค้นของเอกสารนั้น จะได้รับเอกสารจำนวนหนึ่ง หรือผู้ค้นจะทำการปรับปรุงเอกสารให้เป็นที่พอใจของผู้ใช้บริการ

การค้นคืน    ( retrieve ) หมายถึงการได้รับสิ่งที่ต้องการกลับคืนมา การค้นคืนสารสนเทศ (information retrieval)  จึงเป็นการการกระทำใดๆ ที่ให้ได้รับสารนิเทศที่ต้องการ ซึ่งอาจเป็นข้อมูลหรือรายการเอกสารซึ่งบรรจุเนื้อหาที่ต้องการ และส่งให้กับผู้รับอย่างรวดเร็ว

ระบบค้นคืนสารสนเทศ หมายถึง ระบบที่ได้รับการออกแบบเพื่อวัตถุประสงค์ในการค้นคืนสารสนเทศที่จัดเก็บอยู่ในระบบนั้น ซึ่งอาจค้นโดยแรงงานคน หรือคอมพิวเตอร์ก็ได้

หน้าที่ของระบบการค้นคืนสารสนเทศ เพื่อช่วยแก้ปัญหาการติดตามสารนิเทศใหม่ๆ ซึ่งมีปริมาณเพิ่มขึ้น ระบบสารสนเทศจะช่วยค้น คัดเลือก และกล่นกรองสารนิเทศที่เกี่ยวของ เพื่อการใช้ประโยชน์ต่อไป  ในทัศนของ Lancaster ระบบสารสนเทศมีหน้าที่จัดหา จัดระเบียบและควบคุมเพื่อให้มีการเข้าถึงสารนิเทศ

ระบบการค้นคืนสารสนเทศคือ  ระบบสารนิเทศที่ทำหน้าที่นำเสนอและแจกจ่ายสารนิเทศแก่ผู้ที่ต้องการ ซึ่งระบบสารนิเทศประกอบด้วยระบบการดำเนินงานย่อยๆ 5 ระบบ คือ                                                  

1.         การคัดเลือก  เป็นการการรวบรวมสารนิเทศตามเกณฑ์และนโยบายที่กำหนดไว้ ซึ่งสอดคล้องกับความต้องการของผู้ใช้                                                                                                                                                               

2.         การวิเคราะห์เอกสาร  ได้แก่การจัดหมวดหมู่ การจัดทำรายการ  การทำดรรชนี และการทำสารสังเขป

3.          การจัดระเบียบ ในระบบสารนิเทศที่ใช้คอมพิวเตอร์ในการประมวลผล จะมีการจัดระเบียบแฟ้มข้อมูล โดยทั่วไปจะเรียงลำดับเลขทะเบียน

4.         การค้นคืน เป็นกระบวนการสำคัญในการประเมินศักยภาพของระบบสารนิเทศ เป็นจุดเริ่มต้นของการค้นคืน online  เพื่อให้ตอบสนองความต้องการของผู้ใช้บริการ คือ ขั้นตอนการวิเคราะห์แนวคิด  และขั้นตอนการกำหนดศัพท์ หลังจากนั้นก็นำคำศัพท์ไปดำเนินการค้น ถ้าคำศัพท์ตรงกับดรรชนีคำค้นของเอกสารนั้น จะได้รับเอกสารจำนวนหนึ่ง หรือผู้ค้นจะทำการปรับปรุงเอกสารให้เป็นที่พอใจของผู้ใช้บริการ

5.         การแจกจ่าย เป็นการนำส่งผลการค้นคืนให้แก่ผู้ใช้ ที่มีความต้องการเอกสารเอกสารในเรื่องนั้นๆ โดยทั่วไปคือ รายการอ้างอิงทางบรรณานุกรม โดยการสืบค้นสารสนเทศจะสิ้นสุดเมื่อผู้สืบค้นสารสนเทศได้รับเอกสารเหล่านั้นเรียบร้อยแล้ว องค์ประกอบเหล่านี้เป็นเป็นกิจกรรมทางสติปัญญาซึ่งดำเนินการโดยคน มิใช่เครื่องจักร หรือเรียบอีกนัยหนึ่งว่า ประสิทธิภาพของระบบค้นคืนสารนิเทศ จึงขึ้นอยู่กับองค์ประกอบ สามารถจำแนกได้ 2 กลุ่มก็คือ

-          องค์ประกอบด้านฐานข้อมูล คือเอกสารที่จัดเก็บความละเอียดของดรรชนี  ความเพียงพอของคำศัพท์ ในระบบที่ใช้แทนเนื้อหาของเอกสาร

-          องค์ประกอบด้านการใช้ระบบ คือ ความเข้าใจของนักเอกสารสนเทศ ในเรื่องความต้องการของผู้ใช้

ปัจจุบันมีข้อมูลจำนวนมากเผยแพร่อยู่ในอินเทอร์เน็ต  มีทั้งข้อมูลเชิงสารคดีและบันเทิงคดี เช่น การรายงานข่าวประจำวัน  ข้อมูลอันดับหนัง อันดับเพลงฮิต  สถานที่ท่องเที่ยวที่น่าสนใจ วารสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ให้บริการบนเว็บ การประกาศโฆษณาขายของบนอินเทอร์เน็ต  ซึ่งมีการคาดการณ์กันว่ามีจำนวนเว็บไซต์เกิดใหม่ในแต่ละวันมีจำนวนเป็นล้านเว็บไซต์ต่อวัน  

การค้นหาข้อมูลที่ต้องการบนอินเทอร์เน็ต จึงเป็นเรื่องที่ค่อนข้างยุ่งยาก 

ดังนั้น ผู้ใช้งานอินเทอร์เน็ตจึงควรมีความรู้เกี่ยวกับเทคนิคการค้นหาข้อมูลบนอินเทอร์เน็ตอย่างคร่าวๆ

โดยใช้บริการจากเว็บไซต์ที่ให้บริการเครื่องมือช่วยค้นหาข้อมูลบนอินเทอร์เน็ต

เครื่องมือช่วยค้นหาข้อมูลบนอินเทอร์เน็ตมี 5 ประเภทใหญ่ๆ คือ (Bradley, 2002)
 
          1.Free text Search Engines
          2.Directory Search Engines
          3.Meta Search Engines
          4.Natural-language Search Engines
          5.Resource or Site-specific Search Engines

ข้อพึงตระหนัก

สารสนเทศหรือข้อมูลที่สืบค้นได้จากเว็บที่ให้บริการสืบค้นสารสนเทศ มีวิธีการจัดทำ 2 แบบหลักๆ คือ โดยโปรแกรมคอมพิวเตอร์เป็นผู้จัดทำ (Crawler-based search engines) และ โดยมนุษย์เป็นผู้จัดทำ (Human-powered directories) ผลการสืบค้นที่ได้คือข้อมูลที่มาจากฐานข้อมูลของเว็บไซต์ที่ให้บริการ  ไม่ใช่ข้อมูลปัจจุบันจากเว็บต่างๆ แบบ Online (เว็บไซต์จริงอาจมีการเปลี่ยนแปลงข้อมูล) โดย Search Engine จะทำการสำรวจเอกสารเว็บแล้วนำมารวบรวมไว้ในฐานข้อมูลของตน   

ดังนั้น ผลการค้นที่ได้จากแต่ละเว็บไซต์ที่บริการย่อมจะต่างกันด้วย  ขึ้นอยู่กับ

          ขนาดของฐานข้อมูล  (พื้นที่ฮาร์ดดิสก์)

          ความถี่ในการปรับปรุงข้อมูล 

          ความสามารถของโปรแกรมการค้น  

          การกำหนดดรรชนีและการจัดกลุ่มข้อมูล

จึงควรสืบค้นสารสนเทศมากกว่าหนึ่งเว็บไซต์  และมากกว่าหนึ่งช่วงเวลา

วิธีการทำงานของ Search Engine
โดยทั่วไปเว็บไซต์ Search engines มีกระบวนการทำงาน (Sullivan, 2001) แบ่งออกเป็น 3 ขั้นตอน คือ

ใช้โปรแกรมรวบรวมเอกสารเว็บ (spider หรือ  crawler) สำรวจและอ่านหน้าเว็บจากโดเมนต่างๆ  และหากพบ links ก็จะทำการติดตาม links ภายใน site จนครบ ซึ่งจากการทำงานในลักษณะโยงใยนี้ จึงเป็นที่มาของคำว่า spider หรือ crawler จากนั้น spider จะนำข้อมูลเว็บดังกล่าวไปเก็บไว้ในฐานข้อมูลของ Search Engine และ spider จะกลับไปตรวจสอบข้อมูลในเว็บนั้น ๆ อย่างสม่ำเสมอ เช่น ทุก 1 หรือ 2 เดือน เพื่อสำรวจความเปลี่ยนแปลง

จัดทำรายการดรรชนี 

ข้อมูลที่โปรแกรม spider พบจะถูกทำสำเนาและส่งมาจัดเก็บที่รายการดรรชนี (index  หรือ catalog) ตามบัญชีดรรชนีที่ (มนุษย์) กำหนดไว้

          หากข้อมูลที่เว็บต้นฉบับมีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลในสมุดดรรชนีจะเปลี่ยนแปลงด้วย  

          โปรแกรมสืบค้น (Search engine software)

          จะเป็นโปรแกรมส่วนที่ผู้ใช้อินเทอร์เน็ตติดต่อเข้าใช้บริการ

          จะทำหน้าที่ในการค้นคืนข้อมูลจากฐานข้อมูลของ search engine

          จะเริ่มต้นการทำงานเมื่อผู้ใช้ป้อนคำค้น

          โปรแกรมจะนำคำค้นของผู้ใช้ไปจับคู่กับดรรชนีในฐานข้อมูล

          แล้วทำการดึงข้อมูล (เอกสารเว็บ) ที่ตรงกับคำค้นออกมา

          และจัดลำดับผลการค้นตามระดับความเกี่ยวข้องที่โปรแกรมประเมินได้  

          Search engine แต่ละตัวจะใช้ตรรกะที่แตกต่างกันไป

ตัวอย่างการสร้างเกณฑ์ในการกำหนดค่าน้ำหนักให้กับคำดรรชนีของ Search engine อาจจัดลำดับ  ดังนี้ (Bradley, 2002) 

          1. จะให้ค่าน้ำหนักความเกี่ยวข้องกับคำค้นมากที่สุด (ตามที่มนุษย์ได้ตั้งค่าโปรแกรมไว้)

          2. คำ หรือวลี ที่ปรากฏใน Meta tag elements (เป็นส่วนหนึ่งของการเขียนเอกสาร html)

          3. คำ หรือวลี ที่ปรากฏใน Title tag (ปรากฏที่บรรทัดแรกของ Title bar)

          4. คำ หรือวลี ที่ปรากฏใน Main heading และ Sub heading (ข้อความที่เป็นขนาดใหญ่  ขนาดรอง ในแต่ละ Web page)

          5. จำนวนครั้งที่ คำ หรือวลี ปรากฏในส่วนเนื้อหาของเอกสาร

          6. ความถี่ที่เว็บอื่นๆ เชื่อมโยงเข้ามา (มีการตรวจสอบโดยใช้โปรแกรม)

การค้นคืนสารสนเทศมีความหมายเช่นเดียวกับการค้นวรรณกรรม (Literature searching) ซึ่งหมายถึง กระบวนการค้นเอกสาร เพื่อให้ได้เอกสารที่เกี่ยวข้องกับเรื่องใดเรื่องหนึ่ง หลักการสำคัญของการค้นคืนสารสนเทศ คือ การค้นหาและนำสารสนเทศที่ตรงตามความต้องการ ส่งให้แก่ผู้ใช้อย่างรวดเร็ว ทันการ ระบบใดก็ตามที่ได้รับการออกแบบเพื่ออำนวยความสะดวกในการค้นสิ่งพิมพ์ จึงเรียกว่า ระบบค้นคืนสารสนเทศ ตัวอย่างเช่น บัตรรายการ สิ่งพิมพ์ดรรชนี เป็นต้น

   การสืบค้นสารสนเทศ (Information retrieval) คือ กระบวนการค้นหาสารสนเทศที่ต้องการ โดยใช้เครื่องมือสืบค้นสารสนเทศที่สถาบันบริการสารสนเทศจัดเตรียมไว้ให้ 
     การสืบค้นสารสนเทศ แบ่งออกเป็น 2 วิธี คือ
1. การสืบค้นสารสนเทศด้วยระบบมือ (Manual system)
2. การสืบค้นสารสนเทศด้วยระบบคอมพิวเตอร์ (Computer system)
การสืบค้นสารสนเทศด้วยระบบมือ สามารถกระทำได้โดยผ่านเครื่องมือหลายประเภท เช่น บัตรรายการ บัตรดรรชนีวารสาร บรรณานุกรม เป็นต้น ในที่นี้จะกล่าวถึงเฉพาะบัตรรายการและ บัตรดรรชนีวารสารเท่านั้น
การสืบค้นสารสนเทศด้วยระบบคอมพิวเตอร์ สามารถกระทำได้โดยผ่านอุปกรณ์คอมพิวเตอร์
ในการค้นหาข้อมูลจากฐานข้อมูลต่าง ๆ ได้แก่
ฐานข้อมูลโอแพ็ก
ฐานข้อมูลซีดีรอม
ฐานข้อมูลออนไลน์
ฐานข้อมูลบนอินเทอร์เน็ต

การค้นคืนสารสนเทศ คือ......
    เป็นการค้นหาข้อมูลในระบบสารสนเทศ หรือ สามารถเรียกคืนข้อมูลจากระบบสารสนเทศ เป็นการจัดเก็บข้อมูลติดตามสารนิเทศใหม่ๆและแจกจ่ายสาระนิเทศแก่ผู้ที่ต้องการ
        *ตามความเข้าใจของนักศึกษา

  การค้นคืน (retrieval)  เป็น การค้นเพื่อให้ได้ผลการค้นตามต้องการ  มุ่งเน้นที่ผลการค้นเป็นสำคัญ

•การค้นคืน วิธีการค้นหาแบ่งออกเป็น

–browsing หรือ การสำรวจเลือกดู

–searching หรือ analytical search หรือ การค้นด้วยคำหรือลักษณะของสารสนเทศ เช่น สี  ขนาด

•จุดประสงค์หลัก คือ ให้ค้นคืนสารสนเทศที่ “เข้าเรื่อง” (relevance) หรือ “ตรงกับความต้องการ” (pertinence)

ผู้ต้องการสืบค้นสารสนเทศจากระบบอิเล็กทรอนิกส์ทุกระบบในปัจจุบัน ควรมีความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับการสืบค้นข้อมูลและฐานข้อมูลก่อน รวมทั้งการสืบค้นข้อมูลจากคอมพิวเตอร์ในรูปแบบอื่นๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

          การสืบค้นสารสนเทศ หมายถึง   กระบวนการในการค้นหาสารสนเทศที่ต้องการ   โดยใช้เครื่องมือสืบค้นรูปแบบต่างๆ การสืบค้นสารสนเทศ แบ่งออกเป็น 2 วิธี คือ

                    1. การสืบค้นสารสนเทศด้วยระบบมือ (Manual System) เช่น บัตรรายการ บัตรดรรชนีวารสาร

                     2. การสืบค้นสารสนเทศด้วยระบบคอมพิวเตอร์ (Computer System) เป็นการสืบค้นที่สามารถกระทำได้โดยผ่านอุปกรณ์คอมพิวเตอร์ ได้แก่ ฐานข้อมูล หนังสืออิเล็กทรอนิกส์ วารสารอิเล็กทรอนิกส์ และการสืบค้นสารสนเทศบนอินเทอร์เน็ต เป็นต้น

อ้างอิง : http://elearning.msu.ac.th/ge/ge51/0012003/page09.html

เป็นระบบที่มีการค้นหาข้อมูลทางอินเทอร์เน็ต โดยจะค้นหาข้อมูลทางฐานข้อมูล โดยจะมีกระบวนการค้นหาเอกสาร เพื่อให้ได้เอกสารเรื่องใดเรื่องหนึ่ง จะมีการส่งให้กับผู้รับได้อย่างรวดเร็ว

การค้นคืนสารสนเทศ (information retrieval) คือ กระบวนการดึงหรือค้นหาข้อมูลย้อนหลัง ที่มีจัดเก็บไว้ตามหัวข้อความต้องการตามความสนใจ จากเครื่องคอมพิวเตอร์โดยตรง หรือเชื่อมโยงเข้ากับระบบคอมพิวเตอร์ ที่ใช้โปรแกรมจัดเก็บและค้นคืนสารสนเทศ เช่น ระบบโปรแกรมการจัดการห้องสมุดอัตโนมัติ และมีโปรแกรมสืบค้นรายการสาธารณะออนไลน์ (OPAC) และทำการเชื่อมโยงเข้าสู่ระบบอินเตอร์เน็ตเพื่อการค้นหาข้อมูลจากแหล่งต่างๆ ผ่านโปรแกรมการสืบค้นข้อมูล W e b B r o w s e r และ S e a r c h E n g i n e

การค้นคืน  คือ กระบวนการค้นหาเอกสารที่ต้องการกลับคืนมา การค้นคืนสารสนเทศ จึงเป็นการการกระทำที่ให้ได้รับสารนิเทศที่ต้องการ ซึ่งอาจเป็นข้อมูลหรือรายการเอกสารซึ่งบรรจุเนื้อหาที่ต้องการ และส่งให้กับผู้รับอย่างรวดเร็ว

ทรัพยากรสารสนเทศ ระบบค้นคืนสารสนเทศจะต้องรวบรวมและจัดเก็บทรัพยากรสารสนเทศสำหรับผู้ใช้โดยคัดเลือกทรัพยากรสารสนเทศ และทำเครื่องมือช่วยค้น 

         การคัดเลือกทรัพยากรสารสนเทศต้อง คัดเลือกสารสนเทศที่จะตอบสนองความต้องการของผู้ใช้  หรือเกิดประโยชน์ แก่ผู้ใช้ทั้งนี้ต้องคำนึงถึงกลุ่มเป้าหมายของหน่วยงานนั้นๆ เช่น กลุ่มผู้ใช้เป็นนักธุรกิจ นักการเมืองสิสิต นักศึกษา นักเรียน หรือผู้บริหาร เป็นต้น    
        การทำเครื่องมือช่วยค้นหลัง จากคัดเลือกแล้ว จะต้องดำเนินการเพื่อให้ค้นคืนได้ โดยการทำเครื่องมือช่วยค้น ซึ่งมีหลายประเภท เช่น รวมรายการทรัพยากรสารสนเทศ หรือนิยมเรียกว่า แค็ตตาล็อก (catalogue หรือ catalog) และดรรชนีวารสาร

การค้นคืนสารสนเทศ คือ การที่ได้รับสิ่งที่ต้องการกลับคืนมา  และเป็นกระบวนการสืบค้นเพื่ออำนวยความสะดวกกับผู้ค้นหาข้อมูล ข้อมูลสารสนเทศที่เราต้องการ อาจจะเป็นรูปแบบของเอกสาร มุ้งเน้นผลการค้นเป็นสำคัญ ซึ่งอาจจะจัดเก็บเป็นรายงาน หรือเอกสารต่าง ๆ

ระบบค้นคืนสารสนเทศ หมายถึง ระบบที่ออกแบบเพื่อวัตถุประสงค์ในการค้นคืนสารสนเทศที่จัดเก็บอยู่ในระบบนั้น ซึ่งค้นโดยแรงงานคน หรือคอมพิวเตอร์ เพื่อช่วยแก้ปัญหาการติดตามสารนิเทศใหม่ๆ ซึ่งมีปริมาณเพิ่มขึ้น ระบบสารสนเทศจะช่วยค้น จัดหา ควบคุม คัดเลือก จัดระเบียบ กรองสารนิเทศที่เกี่ยวข้อง เพื่อการใช้ประโยชน์ต่อไป

ต้องการสืบค้นสารสนเทศจากระบบอิเล็กทรอนิกส์ทุกระบบในปัจจุบัน ควรมีความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับการสืบค้นข้อมูลและฐานข้อมูลก่อน รวมทั้งการสืบค้นข้อมูลจากคอมพิวเตอร์ในรูปแบบอื่นๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
    การสืบค้นสารสนเทศ หมายถึง   กระบวนการในการค้นหาสารสนเทศที่ต้องการ   โดยใช้เครื่องมือสืบค้นรูปแบบต่างๆ การสืบค้นสารสนเทศ แบ่งออกเป็น 2 วิธี คือ

                    1. การสืบค้นสารสนเทศด้วยระบบมือ (Manual System) เช่น บัตรรายการ บัตรดรรชนีวารสาร

                     2. การสืบค้นสารสนเทศด้วยระบบคอมพิวเตอร์ (Computer System) เป็นการสืบค้นที่สามารถกระทำได้โดยผ่านอุปกรณ์คอมพิวเตอร์ ได้แก่ ฐานข้อมูล หนังสืออิเล็กทรอนิกส์ วารสารอิเล็กทรอนิกส์ และการสืบค้นสารสนเทศบนอินเทอร์เน็ต เป็นต้น

 

 ข้อ 1 .  ระบบค้นคืนสารสนเทศ   หมายถึง ระบบที่ได้รับการออกแบบ โดยมีวัตถุประสงค์

ในการค้นคืนสารสนเทศที่จัดเก็บไว้ซึ่งอาจค้นโดยใช้แรงงานคน

หรือ คอมพิวเตอร์ก็ได้    ระบบค้นคืนสารสนเทศ จะช่วยในการค้นหาสารสนเทศ

ได้อย่างมีประสิทธิภาพ  แม้ว่าสารสนเทศจะมีมากมายพียงใด  ระบบการค้นคืนสารสนเทศ จะช่วยค้น คัดเลือก และกลั่นกรองสารสนเทศที่เกี่ยวข้องเพื่อการใช้ประโยชน์ต่อไปการค้นคืนสารสนเทศ จะมีการเข้าถึง(Access)

สารสนเทศที่มีการจัดเก็บ (Store) ไว้ล่วงหน้าก่อนแล้วโดยผ่านขบวนการคัดเลือกข้อมูล ในปัจจุบันการค้นคืนสารสนเทศโดยใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ได้มีความสำคัญมากขึ้นเรื่อย ๆ การออกแบบระบบคอมพิวเตอร์เพื่อเป็นเครื่องมือช่วยในการค้นคืนนั้นเป็นงานที่มีความพิเศษ จำเป็นจะต้องใช้ความรู้ว่าสารสนเทศถูกจัดอยู่ในรูปแบบใด และมนุษย์ทำการค้นคืนสารสนเทศอย่างไร ซึ่งการออกแบบและการใช้ระบบเพื่องานสารสนเทศ

ที่ซับซ้อน ยังเป็นงานเฉพาะเรื่องของมืออาชีพ

ครั้งที่2 
        หมายถึง  ข้อมูล ข่าวสาร ความรู้ในรูปแบบต่าง ๆ ที่ได้ถูกบันทึก ประมวลผล และนำออกเผยแพร่เป็นประโยชน์ต่อส่วนบุคคลและสังคม ก่อนนำออกเผยแพร่นั้นสถาบันบริการสารสนเทศ จะมีกระบวนการในการจัดเก็บสารสนเทศ (information storage) ซึ่งเป็นกระบวนการในการคัดเลือกสารสนเทศ ทั้งจากแหล่งภายใน และภายนอกสถาบันรนำมาวิเคราะห์จัดหมวดหมู่ควบคุมโครงสร้าง จัดทำสื่อการจัดเก็บไม่ว่าจะเป็นด้วยแรงมนุษย์หรือด้วยเครื่องจักร สำหรับการค้นหาและค้นคืนสารสนเทศ (information retrieval) ซึ่งเป็นกระบวนการในการค้นสารสนเทศสำหรับผู้ใช้โดยมีเป้าหมายเพื่อชี้หรือ ระบุหรือดึงสารสนเทศเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับความต้องการของผู้ใช้ออกมาจากที่ จัดเก็บ เมื่อผู้ใช้ได้แหล่งสารสนเทศที่ต้องการขั้นตอนต่อไปคือ การถ่ายโอนสารสนเทศ (information transfer) หมายถึง การที่สารสนเทศที่ค้นพบ ได้รับการเปิดเผยหรือส่งต่อไปยังบุคคลอื่นที่ต้องการ

ความหมายการจัดเก็บและค้นคืนสารสนเทศ

เป็นกระบวนการทั้งการคัดเลือก  ควบคุมโครงสร้างสารสนเทศ   การจัดหา   การจัดเก็บสารสนเทศเพื่อการเข้าถึง และกระบวนการสำคัญใด ๆ ในการแสวงหาทรัพยากรสารสนเทศ  ซึ่งครอบคลุมการค้นหา  การดึงสารสนเทศที่เข้าเรื่องเรื่องใดเรื่องหนึ่งโดยเฉพาะจากแหล่งต่าง ๆ  ทั้งแหล่งจัดเก็บภายใน และแหล่งภายนอก  

เพื่อให้ผู้ใช้ได้รับสารสนเทศ หรือรายการทรัพยากรสารสนเทศ ซึ่งบรรจุเนื้อหาตรงตามต้องการ  และในการบริการจะนำส่งให้ผู้ใช้อย่างรวดเร็วทันการณ์  

ทั้งนี้การจัดเก็บและค้นคืนสารสนเทศเป็นระบบที่จัดทำทั้งด้วยแรงงานคน และด้วยคอมพิวเตอร์

การจัดเก็บและการค้นคืน (knowledge storage and retrieval) องค์กรต้องกำหนดสิ่งสำคัญที่จะเก็บไว้เป็นองค์ความรู้ และต้องพิจารณาถึงวิธีการในการรักษา และการนำมาใช้ให้เกิดประโยชน์ตามความต้องการ องค์กรต้องเก็บรักษาสิ่งที่องค์กรเรียกว่าเป็นความรู้ไว้ให้ดีที่สุด ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลสารสนเทศ ตลอดจนผลสะท้อนกลับ การวิจัยและ การทดลอง การจัดเก็บเกี่ยวกับด้านเทคนิค เช่น การบันทึกเป็นฐานข้อมูล หรือการบันทึกเป็นลายลักษณ์อักษรที่ชัดเจน รวมทั้งที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการทางมนุษย์ด้วย เช่น  การสร้างและการจดจำของปัจเจกบุคคล เป็นต้น ทั้งนี้การสะสมความรู้ องค์กรควรคำนึงถึง โครงสร้างการจัดเก็บความรู้ ควรเป็นระบบที่สามารถค้นหาและส่งมอบได้อย่างถูกต้องและรวดเร็ว ทันเวลาและเหมาะสมกับความต้องการ และจัดให้มีการจำแนกรายการต่าง ๆ ที่อยู่บนพื้นฐานความจำเป็นในการเรียนรู้ องค์กรต้องพิจารณาความแตกต่างของกลุ่มคนในการค้นคืนความรู้ ต้องมีการจัดหมวดหมู่ตามองค์ประกอบต่าง ๆ เช่น ตามวัตถุประสงค์ของงาน ความชำนาญของผู้ใช้ เป็นต้น และองค์กรต้องหาวิธีทำให้พนักงานทราบถึงช่องทางหรือวิธีการสำหรับค้นหาความรู้ เช่น การทำสมุดจัดเก็บรายชื่อ และทักษะของผู้เชี่ยวชาญ เครือข่ายการทำงานตามลำดับชั้น การประชุม การฝึกอบรม เป็นต้น สิ่งเหล่านี้จะนำไปสู่การถ่ายทอดความรู้ในองค์กร 

 

การค้นสารสนเทศโดยมีเป้าหมายเพื่อให้ได้สารสนเทศที่ตรงกับความต้องการนั้น ต้องอาศัยกระบวนการสำคัญอย่างหนึ่งช่วยดึงสารสนเทศเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับความต้องการของผู้ใช้ออกมาจากที่จัดเก็บกระบวนการดังกล่าว คือ การค้นคืนสารสนเทศ (Information retrieval) หมายถึง กระบวนการในการค้นสารสนเทศโดยมีเป้าหมายเพื่อชี้หรือระบุสารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับเรื่องใดเรื่องหนึ่งโดยเฉพาะ กระบวนการค้นสารสนเทศจะดำเนินไปได้จนบรรลุเป้าหมายนั้น ต้องอาศัยทรัพยากรสารสนเทศที่ได้รวบรวม จัดเก็บและจัดทำเครื่องมือช่วยค้นอย่างเป็นระบบเอื้อต่อการค้น ต้องมีผู้ใช้ซึ่งมีความต้องการสารสนเทศ และทำการค้นสารสนเทศตามที่ต้องการ ในขณะที่ผู้ใช้ค้นสารสนเทศนั้นกระบวนการค้นคืนสารสนเทศจะจับคู่ระหว่างความต้องการ สารสนเทศของผู้ใช้กับทรัพยากรสารสนเทศทรัพยากรสารสนเทศส่วนหนึ่งที่ตรงกับความต้องการของผู้ใช้จะถูกจำแนกออกจากทรัพยากรทั้งหมด เป็นสารสนเทศที่ค้นคืนได้ (retrieved information)

ความสำคัญของการค้นคืนสารสนเทศ

ในยุคที่สารสนเทศมีจำนวนมาก มีความหลากหลายทั้งด้านรูปแบบและเนื้อหา เนื่องมาจากการศึกษาและวิทยาการต่าง ๆ ก้าวหน้าอย่างรวดเร็ว และสารสนเทศเหล่านี้อยู่กระจัดกระจายตามองค์กรและสถาบันต่าง ๆ ทั่วทุกมุมโลก การค้นคืนสารสนเทศจึงเป็นเครื่องมือสำคัญในการเข้าถึงและได้สารสนเทศที่ต้องการ

การค้นคืนสารเทศ ช่วยให้มนุษย์ได้รับสารสนเทศที่ต้องการ อย่างถูกต้อง ครอบคลุม สะดวกและรวดเร็วการได้รับสารสนเทศที่ถูกต้อง   ครอบคลุมและทันเวลาย่อมส่งผลต่อความสำเร็จในกิจกรรมต่าง ๆ ของมนุษย์ ไม่ว่าจะเป็นการศึกษาค้นคว้า วิจัย ปฏิบัติงาน วางแผน หรือตัดสินใจ

องค์ประกอบของการค้นคืนข้อมูลสารสนเทศ

องค์ประกอบพื้นฐาน 3  ส่วน คือ

  1. ทรัพยากรสารสนเทศ

  2. ผู้ใช้

  3. การจับคู่ระหว่างความต้องการสารสนเทศของผู้ใช้กับทรัพยากรสารสนเทศ

1. ทรัพยากรสารสนเทศ ระบบค้นคืนสารสนเทศจะต้องรวบรวมและจัดเก็บทรัพยากรสารสนเทศสำหรับผู้ใช้โดยคัดเลือกทรัพยากรสารสนเทศ และทำเครื่องมือช่วยค้น

1.1 การคัดเลือกทรัพยากรสารสนเทศ

 ต้อง คัดเลือกสารสนเทศที่จะตอบสนองความต้องการของผู้ใช้  หรือเกิดประโยชน์ แก่ผู้ใช้ทั้งนี้ต้องคำนึงถึงกลุ่มเป้าหมายของหน่วยงานนั้นๆ เช่น กลุ่มผู้ใช้เป็นนักธุรกิจ นักการเมืองสิสิต นักศึกษา นักเรียน หรือผู้บริหาร เป็นต้น

1.2 การทำเครื่องมือช่วยค้น

หลัง จากคัดเลือกแล้ว จะต้องดำเนินการเพื่อให้ค้นคืนได้ โดยการทำเครื่องมือช่วยค้น ซึ่งมีหลายประเภท เช่น รวมรายการทรัพยากรสารสนเทศ หรือนิยมเรียกว่า แค็ตตาล็อก (catalogue หรือ catalog) และดรรชนีวารสาร

2. ผู้ใช้

ความต้องการสารสนเทศของผู้ใช้นั้นจำแนกได้เป็น 2  ลักษณะคือ

2.1. ผู้ใช้ทราบบางส่วนของสารสนเทศ เช่น  ชื่อผู้แต่ง หรือ ชื่อเรื่องแล้ว

2.2. ต้องการสารสนเทศที่มีเนื้อหาเกี่ยวกับเรื่องใดเรื่องหนึ่ง

3.การจับคู่

การจับคู่ เป็นการเปรียบเทียบคำค้นที่แทนความต้องการของผู้ใช้ กับดรรชนีในเครื่องมือช่วยค้น  หากศัพท์ทั้ง 2 กลุ่มนี้ตรงกันทรัพยากรสารสนเทศเหล่านี้จะถูกรวบรวมเป็นสารสนเทศที่ค้นคืน ได้หรือผลลัพธ์จากการค้นคืน ซึ่งผู้ใช้ต้องพิจารณาอีกครั้งว่าตรงกับความต้องการหรือไม่ การจับคู่เป็นหน้าที่ของระบบค้นคืนสารสนเทศในขณะที่การป้อนคำค้นเข้าสู่ระบบ ค้นคืนสารสนเทศเป็นหน้าที่ของผู้ใช้ การป้อนคำค้นเข้าสู่ระบบนั้น ผู้ใช้ต้องเลือกใช้คำสั่งเพื่อการค้นคืนของระบบค้นคืนซึ่งในแต่ละระบบมี ลักษณะแตกต่างกันไป

 

 

ระบบค้นคืนสารสนเทศ หมายถึง ระบบที่ออกแบบเพื่อวัตถุประสงค์ในการค้นคืนสารสนเทศที่จัดเก็บอยู่ในระบบนั้น ซึ่งค้นโดยแรงงานคน หรือคอมพิวเตอร์ ต้องการสืบค้นสารสนเทศจากระบบอิเล็กทรอนิกส์ทุกระบบในปัจจุบัน ควรมีความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับการสืบค้นข้อมูลและฐานข้อมูลก่อน รวมทั้งการสืบค้นข้อมูลจากคอมพิวเตอร์ในรูปแบบอื่นๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
    การสืบค้นสารสนเทศ หมายถึง   กระบวนการในการค้นหาสารสนเทศที่ต้องการ   โดยใช้เครื่องมือสืบค้นรูปแบบต่างๆ การสืบค้นสารสนเทศ แบ่งออกเป็น 2 วิธี คือ

                    1. การสืบค้นสารสนเทศด้วยระบบมือ (Manual System) เช่น บัตรรายการ บัตรดรรชนีวารสาร

                     2. การสืบค้นสารสนเทศด้วยระบบคอมพิวเตอร์ (Computer System) เป็นการสืบค้นที่สามารถกระทำได้โดยผ่านอุปกรณ์คอมพิวเตอร์ ได้แก่ ฐานข้อมูล หนังสืออิเล็กทรอนิกส์ วารสารอิเล็กทรอนิกส์ และการสืบค้นสารสนเทศบนอินเทอร์เน็ต เป็นต้น

เครื่องมือช่วยค้นหาข้อมูลบนอินเทอร์เน็ตมี 5 ประเภทใหญ่ๆ คือ (Bradley, 2002)
 
          1.Free text Search Engines
          2.Directory Search Engines
          3.Meta Search Engines
          4.Natural-language Search Engines
          5.Resource or Site-specific Search Engines


ครั้งที่ 2

ระบบค้นคืนสารสนเทศ

(Information Retrieval System หรือ IR) เป็นระบบที่จัดการประมวลผลสารสนเทศประเภทเอกสาร(Document) ในรูปแบบต่างๆ เช่นหนังสือ ,วารสาร , บทความ เป็นต้น โดยเกี่ยวข้องในเรื่องการแสดงรูปแบบ ,การเก็บบันทึก,การดึงเอกสาร เอกสารมีจำนวนมาก การค้นหาเอกสารหรือข้อมูลจากแหล่งข้อมูลที่มีอยู่ที่ไม่สามารถกระทำได้อย่างถูกต้องและรวดเร็ว วิธีการของระบบค้นคืนสารสนเทศคือ จะไม่อ่านเอกสารทั้งหมดเพื่อดึงเอกเอกสารที่ต้องการออกมา แต่จะใช้ลักษณะเด่นของเนื้อหาของเอกสารเป็นตัวแทนของเอกสาร ที่สามารถแยกแยะเอกสารที่เกี่ยวข้อง(relevant) กับข้อถามหรือสิ่งที่เราต้องการออกจากเอกสารที่ไม่เกี่ยวข้อง (Non-relevant) ซึ่งการดึงเอกสารที่เราต้องการนั้นยากที่จะระบุเอกสารหรือสารสนเทศที่ต้องการแน่นอนได้ บ่อยครั้งที่ผลลัพธ์หรือเอกสารที่ดึงออกมานั้น ไม่

-  การจัดเก็บและค้นคืนสารสนเทศ • The linked activities of storing and retrieving information, and the strategies and techniques for doing so. • The activities are linked because the means of retrieving information are dependent on the means by which it was stored. • The storage strategy must be designed for the most efficient retrieval, consistent with the characteristics of the information and the time and cost that can be tolerated. 

-  ความหมายการจัดเก็บและค้นคืนสารสนเทศ   เป็นกระบวนการทั้งการคัดเลือก ควบคุมโครงสร้างสารสนเทศ การจัดหา การจัดเก็บสารสนเทศเพื่อการเข้าถึง และกระบวนการ สาคัญใด ๆ ในการแสวงหาทรัพยากรสารสนเทศ ซึ่งครอบคลุมการ ค้นหา การดึงสารสนเทศที่เข้าเรื่องเรื่องใดเรื่องหนึ่งโดยเฉพาะจาก แหล่งต่าง ๆ ทั้งแหล่งจัดเก็บภายใน และแหล่งภายนอก  เพื่อให้ผู้ใช้ได้รับสารสนเทศ หรือรายการทรัพยากรสารสนเทศ ซึ่งบรรจุเนื้อหาตรงตามต้องการ และในการบริการจะนาส่งให้ผู้ใช้ อย่างรวดเร็วทันการณ์  ทั้งนี้การจัดเก็บและค้นคืนสารสนเทศเป็นระบบที่จัดทาทั้งด้วย แรงงานคน และด้วยคอมพิวเตอร์

การค้นคืนสารสนเทศ 
 - ระบุคำถามให้ชัดเจน
 - ทำความเข้าใจกับเรื่องที่ค้น
(หาความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับเรื่องที่ค้น)
 - จำแนกคำถามออกเป็นแนวคิด/ คำศัพท์
 - พิจารณาคำศัพท์ที่มีความหมายใกล้เคียงกัน
 - พิจารณาแผนการค้นและผลการค้น
 - ใช้สิ่งที่พบเป็นแนวทางในการค้นหาข้อมูลอื่น ๆ

ระบบค้นคืนสารสนเทศ หมายถึง ระบบที่ได้รับการออกแบบเพื่อวัตถุประสงค์ในการค้นคืนสารสนเทศที่จัดเก็บอยู่ในระบบนั้น ซึ่งอาจค้นโดยแรงงานคน หรือคอมพิวเตอร์ก็ได้  เพื่อช่วยแก้ปัญหาการติดตามสารนิเทศใหม่ๆ ซึ่งมีปริมาณเพิ่มขึ้น ระบบสารสนเทศจะช่วยค้น คัดเลือก และกล่นกรองสารนิเทศที่เกี่ยวของ เพื่อการใช้ประโยชน์ต่อไป  ในทัศนของ Lancaster ระบบสารสนเทศมีหน้าที่จัดหา จัดระเบียบและควบคุมเพื่อให้มีการเข้าถึงสารนิเทศ

การสืบค้นสารสนเทศเป็นกระบวนการในการค้นหาสารสนเทศที่ต้องการโดยใช้เครื่องมือสืบค้นสารสนเทศ ได้แก่ สื่อ หรืออุปกรณ์ต่างๆที่ช่วยให้ผู้สืบค้น ค้นสารสนเทศได้สะดวก   รวดเร็วและตรงตามความต้องการซึ่งเครื่องมือสืบค้นสารสนเทศแบ่งเป็น 2 ประเภท คือ เครื่องมือสืบค้นด้วยระบบมือและระบบคอมพิวเตอร์หรือระบบอัตโนมัติ

ระบบค้นคืนสารสนเทศ

การค้นคืน( retrieve )หมายถึงการได้สิ่งที่ต้องการกลับคืนมา การค้นคืนสารสนเทศ (information retrieval)จึงเป็นการกระทำใดๆ ที่ให้ได้รับสารนิเทศที่ต้องการ ซึ่งอาจเป็นข้อมูลหรือรายการเอกสารซึ่งบรรจุเนื้อหาที่ต้องการ และส่งให้กับผู้รับอย่างรวดเร็ว

ระบบค้นคืนสารสนเทศบางครั้งเรียกว่า ระบบจัดเก็บและค้นคืนสารสนเทศ (Information and Retrieval Sytem หรือใช้คำย่อว่า ISARS)หรือ ระบบค้นคืนสารสนเทศ (Information Retrieval System หรือ IRS )

ความรู้ไม่สามารถถ่ายทอดจากบุคคลหนึ่งไปสู่อีกบุคคลหนึ่งโดยตรงเสมอไป จึงต้องมีแหล่งเก็บรวบรวมความรู้ คือ ระบบสารสนเทศ ซึ่งเป็นระบบที่ทำหน้าที่รวบรวม จัดเก็บ และนำสารสนเทศไปใช้ในองค์กร ระบบทำหน้าที่เป็นช่องทาง (Channel) ของสารสนเทศ ระบบประกอบด้วยคน ครุภัณฑ์ ระบบสารสนเทศประกอบด้วยระบบคอมพิวเตอร์และมีฐานข้อมูล (Databases) จัดเก็บสารสนเทศเท่านั้น โดยลืมนึกถึง คน ซึ่งทำหน้าที่รวบรวมสารสนเทศจากแหล่งต่างๆ และจัดเก็บไว้ในฐานข้อมูล

ระบบสารสนเทศเป็นการสื่อสารในรูปแบบหนึ่ง ประกอบด้วยการส่งสาร จากแหล่งหนึ่งไปสู่แหล่งหนึ่ง ระหว่างการส่งสาร สารจะมีคุณภาพต่อผู้รับหรือไม่ ขึ้นอยู่กับว่ามีสิ่งรบกวน (Noise) มากน้อยเพียงไร ซึ่งเป็นอุปสรรคทำให้ระบบสารสนเทศ ไม่ตอบสนองความต้องการเท่าที่ควร

การค้นคืนสารสนเทศ (Information retrieval) จึงเป็นการกระทำใด ๆ ที่คัดเลือกสารสนเทศจากแหล่งเก็บเพื่อทำให้ได้รับสารสนเทศตามที่ต้องการ ซึ่งอาจเป็นข้อมูล หรือ รายการเอกสารซึ่งบรรจุเนื้อหาที่ต้องการ การค้นคืนสารสนเทศมีความหมายเช่นเดียวกับการค้นวรรณกรรม (Literature searching) ซึ่งหมายถึง กระบวนการค้นเอกสาร เพื่อให้ได้เอกสารที่เกี่ยวข้องกับเรื่องใดเรื่องหนึ่ง หลักการสำคัญของการค้นคืนสารสนเทศ คือ การค้นหาและนำสารสนเทศที่ตรงตามความต้องการ ส่งให้แก่ผู้ใช้อย่างรวดเร็ว ทันการ ระบบใดก็ตามที่ได้รับการออกแบบเพื่ออำนวยความสะดวกในการค้นสิ่งพิมพ์ จึงเรียกว่า ระบบค้นคืนสารสนเทศ ตัวอย่างเช่น บัตรรายการ สิ่งพิมพ์ดรรชนี เป็นต้น

 

ระบบค้นคืนสารสนเทศคือระบบที่ช่วยในการค้นหาข้อมูลข่าวสารต่างๆ ในรูปแบบของเอกสาร โดยผ่านระบบคอมพิวเตอร์

การค้นคืนสารสนเทศ เป็นเครื่องมือเชื่อมต่อระหว่างผู้ใช้ที่ต้องการข้อมูลและกลุ่มข้อมูล การคัดเลือกเอาข้อมูลที่ผู้ใช้ต้องการ และกรองข้อมูลที่ผู้ใช้งานไม่ต้องการออกไป การทำงานแบ่ง ออกเป็น 2 ขั้นตอน 1.ขั้นเตรียมฐานข้อมูลคือการนำข้อมูลที่มีทั้งหมดมาแปลงให้อยู่ในรูปแบบที่ต้องการ ได้แก่การตัดคำที่ไม่จำเป็น 2.ขั้นค้นหาเอกสารที่ผู้ใช้ต้องการคือ การนำคำผู้ใช้ต้องการหา ไปแทนที่อยู่รูปแบบเดียวกับข้อที่ 1 จากนั้นค้นหาเอกสารที่ต้องการ ฐานข้อมูลที่ทำไว้แล้วค้นคืนให้กับผู้ใช้ โดยมีการจัดลำดับตามความเหมือนของเอกสารกับข้อความที่ต้องการค้นหา

ระบบการค้นคืนสารสนเทศ (information retrieval) 
ทำหน้าที่ในแบ่งปันและนำเสนอสารนิเทศต่างที่ผู้ใช้ต้องการ   ระบบจะออกแบบมาเพื่อรองรับการสืบค้นข้อมูลในระบบทีมีอยู่แล้ว ระบบจะกระทำการใดๆ ก็ตามที่ให้ได้มาซึ่งสารสนเทศที่ต้องการ
ซึ่งอาจเป็นข้อมูลหรือรายการเอกสารซึ่งบรรจุเนื้อหาที่ต้องการ อาจทำการสืบค้นด้วยมือหรือด้วยระบบคอมพิวเตอร์ ก็ตาม

 

การค้นคืนสารสนเทศ คือ การค้นหาข้อมูลที่ต้องการได้จากแหล่งเก็บข้อมูลมีความหมายเหมือน การ ค้นหาวรรณกรรม โดยหมายถึงการค้นหาเอกสาร เพื่อให้ได้เอกสารที่เกี่ยวกับข้อมูลที่ต้องการ และส่งให้ผู้ใช้อย่างรวดเร็ว ซึ่งรวมไปถึงระบบอะไรก็ตามที่อำนวยความสะดวกในการค้นสิ่งพิมพ์ ก็เรียกว่าระบบค้นคืนสารสนเทศได้เช่นกัน