หลักฐานเบิกจ่ายแบบจัดงาน มีอะไรบ้าง

กรณีที่โรงเรียนต้องนำครูและนักเรียนไปร่วมงานศิลปหัตถกรรม ครูขอเดินทางไปราชการ เด็กใช้เบิกแบบร่วมงาน ซึ่งความจริงคือไปแข่งขัน
ต้องจัดการกับหลักฐานอย่างไรถึงจะเข้าระเบียบจัดงานให้นักเรียนเบิคค่าอาหาร ค่าที่พักและค่าพาหนะได้
หรือให้ทำเบิแบบบันทึกขอใช้งบปัจจัยพื้นฐานนักเรียนยากจนไปเลย
ทำแบบไหนจะปลอดภัยที่สุดคะ กลัวทำผิดระเบียบค่ะ ต้องทำอย่างไรถึงจะเรียกว่าจัดงาน