เบิกค่าใช้จ่ายในการศึกษาดูงานนอกสถานที่

กรณีเขียนโครงการคึกษาดูงานนอกสถานที่(ต่างจังหวัด) ในโครงการระบุค่าใช้จ่าย ดังนี้ ค่าสมมนาคุณวิทยากร,ค่าอาหารกลางวัน,ค่าอาหารว่างและเครื่องดื่ม(25 บาท/มื้อ/คน),ค่าน้ำมันเชื้อเพลิง
(โครงการนี้ยืมเงินส่วนราชการ+เอารถของส่วนราชการไป) ขอเรียนสอบถามดังนี้ค่ะ
1. ผู้รับผิดชอบโครงการไม่ได้ทำหนังสือเชิญเป็นวิทยากร ไปยังหน่วยงานที่เข้าศึกษาดูงานแต่ได้ทำหนังสือขอความอนุเคราะห์เข้าศึกษาดูงานฯ ในวันที่่ศึกษาดูงานได้จ่ายค่าสมมนาคุณ ชม.ละ 400 บาท x 6 ชม. x 2 คน (ตรงตามโครงการ) กรณีนี้ จะเบิกค่าใช้จ่ายส่วนนี้ได้หรือไม่คะ 
2. กรณีที่ศึกษาดูงานได้ดำเนินการไปจริง แต่ดำเนินการก่อนที่โครงการจะได้รับการอนุมัติ จะเบิกค่าใช้จ่ายอย่างไร (มีหลักฐานการขออนุมัติเดินทางไปราชการ)

สาเหตุที่ต้องดำเนินการไปก่อนเนื่องจาก
-  โครงการที่เสนอเพื่อขอรับการอนุมัติไปยังระดับจังหวัดสูญหาย ทางจังหวัดได้แจ้งให้เสนอโครงการเข้าไปใหม่ หัวหน้าส่วนราชการลงนามหลังวันที่ศึกษาดูงานไปแล้ว
-  หน่วยงานที่จะเข้าศึกษาดูงานสะดวกให้เข้าดูงานในช่วงเวลานั้น โดยไม่สามารถเลื่อนวันได้
ขอขอบพระคุณล่วงหน้าที่กรุณาตอบประเด็นคำถามนี้นะคะ
(หนูเป็นพยาบาลค่ะ แต่ต้องทำงานที่ฝ่ายแผนงานฯ ไม่ค่อยเข้าใจระเบียบพัสดุ ระเบียบการเงิน ฯลฯ เวลาสอบถามเจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้องก็มักจะอ้างถึงระเบียบที่ว่าซึ่งเป็นภาษาเทพ มิหนำซ้ำบางคำตอบหรือบางคำอธิบายก็ไม่ตรงกับบุคลากรที่ระดับจังหวัดแนะนำอีก หนูยังไม่สามารถล้างใบยืมได้เลยค่ะ)